探究人事档案管理信息化策略

王 静

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

人事档案工作是在选拔任用管理监督以及评鉴人才过程的重要依据，是合法维护人才权益的基础，同时也是我国社会发展过程中重要的资料。早在2018年11月《干部人事档案工作条例》的颁布中便明确增加了关于信息化建设内容：需要进一步对人事档案进行信息化管理和开发，提升档案管理的质量与效率，建立更加安全高效的信息化管理体系。

1 人事档案信息化建设的优势

1）有效保护原档案。人事档案管理信息化建设，可以充分的保护原档案。纸质档案在保存过程中会由于出现意外等而损毁或者缺失。信息化的档案可以通过特殊介质对其进行保存，确保相关档案免受破坏，同时数字版的人事档案资源可以对其进行加密，使得其安全性更高，有效的避免由于长期处理过程而产生的纸张损坏、字迹模糊等现象，并且也可以节省人力和物力，在资源共享档案查阅过程中更为高效。

2）统一管理标准。实现人事档案管理信息化建设可以进一步规范相关工作的标准，尤其是可以借助信息化的模式构建多维立体的管理模式。上下级之间以及各个部门之间的人事档案在交接过程可以更为高效，实现了信息资源的无缝使用。对于档案的查阅转递以及检查等都可以更为高效，使得人事档案管理工作更具规范性和高效性。

3）提高管理效率。借助信息系统可以构建方便快捷的使用界面，档案管理过程也可以更加便捷。比如可以解决传统档案管理中碎片化所碎化的管理方式，同时也可以做到档案及时归档、及时使用、及时共享、及时对其进行更新，确保人事档案的实时性，进一步提升档案的规范化管理水平。

2 人事档案信息化建设策略

当前人事档案信息化建设过程中仍然存在一定的问题，首先由于人事档案具备一定的特殊性，因此在对其实现信息化的过程中需要更高的标准，要确保电子文件安全性。一些单位在实现档案数字化时，往往都采取外包的形式，这也就无法从根本上确保相关信息的安全。其次，人事档案在管理过程中需要按照涉密档案来进行管理，信息化的人事档案仍然需要在存储以及共享等过程中都做好安全管理工作，有效的防止信息资源的外泄，需要引入信息安全系统、物理安全系统、网络安全系统来作为保障，这也会投入更多的人力和财力。第三，档案信息化在构建过程中需要更为严格的方法，无论是在数据的采集上还是应用上，各个环节都具有一定的复杂性，因此需要通过有效的手段提升人事档案管理的有效性。

1）健全管理机制。人事档案信息化建设仍然存在一些问题，会由于档案的特殊性以及档案管理系统的特殊需求，使得档案信息化体系构建具备一定的复杂性。因此人事档案信息化建设需要进一步健全管理机制，要严格约束有关文件资源的使用。可以根据人事档案信息化建设的现状来制定相关细则，如《人事档案信息化管理岗位职责》，《人事档案信息化场地管理办法》，《人事档案信息化保密协议》，《外包人员保密承诺书》等，需要通过管理机制作为保障来确保人事档案在信息化构建以及后续应用过程中都有相应的保障程序，并且在落实过程中需要做到严格的监督，让档案管理工作更为高效、有序，同时也可以真正发挥人事档案的信息化价值，使得资源共享更为高效。

2）完善管理流程。人事档案信息化建设要完善的管理流程，需要按照国家技术标准来规范操作。信息化的建设需要借助硬件以及软件支持，因此在操作过程中需要按照标准规范来进行细化各个细节。如扫描纸质文档时，需要做好保密工作，将传统的纸质档案转化为图像和文本时，需要严格按照规范来构建目录，在扫描过程中需要做好细化、安全管理等步骤，确保档案在信息化的过程中既具备安全性，也保持完整性和准确性，使得电子档案与纸质档案完全一致、高效可用。借助新的技术手段可以更好的实现档案资源的共享，这样除了档案管理人员以外，其他需要对档案资源进行查阅的人如果具备权限，就可以登录网站对信息进行调取，这样既给用户带来了方便快捷的体验，同时也减少了工作人员琐碎的工作步骤，不需要通过传统的方式来对信息进行检查、收集，可以提升档案资源的服务质量和效率。在进行资源共享时，应当重视其信息的安全性和保密性，只可以在具有权限的平台上打开使用。

3）提高管理意识。人事档案管理信息化建设需要进一步提升管理人员的核心素养。信息技术的快速发展使得其已经被广泛应用到各个行业，信息技术应用的过程中需要相关人员具备信息化的操作意识。如果一些管理人员以老旧的工作方法开展管理，对信息技术持有排斥的态度，那么相关工作在落实过程中将会面对很多阻力。需要档案管理人员熟悉电子文档的构建和使用方法，同时在管理过程中也需要结合电子档案状态特征来对管理人员进行培训。管理人员需要掌握安全防护手段和计算机系统知识，要构建一批专业能力强、政治素养高、作风正派的档案管理人员。需要加强其专业知识的培训，这不仅包括计算机网络信息安全等方面的培训，也需要其具备安全意识以及职业道德观念，更好的利用现代化手段来开展管理工作，同时也可以遵守职业道德，在开展工作时具有更强的原则性，使得相关工作的开展更为高效。

4）引入资源支持。人事档案管理工作在信息化落实过程中，需要引入大量的资源作为支持。首先需要硬件方面的支持，信息化建设需要终端设备作为保障，如计算机扫描仪等录入设备，以及安全防护设备，相关数据在录入的过程中需要遵守规范，同时在对电子档案进行建档、保存时也需要安全管理设备作为保障。因此需要提供优质的软件资源来对电子信息档案进行管理，使得相关档案在使用共享等过程中可以严格按照规范。通过统一化的电子档案标准，可以使得不同部门之间的档案资源实现无缝共享，这样既提高了人事档案的交换效率，同时也有助于对人才的选拔和任用。

3 结束语

总的来说，当下人事档案信息化建设是一项长期且复杂的工作，需要系统的对其进行分析，并且结合信息化发展的大趋势，针对当前信息化建设过程中存在的诸多问题予以重视，在面对各种问题时应当积极采取应对策略，而不是回避。人事档案管理信息化建设不仅有助于单位人力资源的有效调配，也可以更好地利用档案信息与其他资源进行整合实现资源的实施联动，充分发挥档案资源的价值，为人才的有效利用提供平台。