人力资源和社会保障档案管理措施研究

2021-04-14宋家波

卷宗 2021年12期

宋家波陈晨

（广饶县公路事业发展中心，山东东营 257300）

现如今，档案管理已经成为保证国民经济发展的一项重点工作，档案作为基础信息载体，是保证人力资源与社会保障工作得以顺利开展的先决条件。作为基础性较强的工作，高质量的档案管理能够为各项工作的开展提供便利。因此，有必要对人力资源和社会保障档案管理措施进行研究。

1 人力资源与社会保障档案管理的重要性

从国家角度中看，档案管理属于帮助国家维持秩序的一项基本工作，能够为社会中的各种工作提供足够优质的人力资源保障，因此高品质的档案管理能够有效提高社会稳定性。而从个人角度来看，档案管理则能够关系到相关工作人员的个人职位晋升等问题，并为人们的生活、工作提供辅助作用。在我国，随着人事制度的发展变化，档案管理受到的重视程度变得越来越高，只有通过强化档案管理工作的效率与质量，才能够令档案管理工作在社会的快速发展中发挥出应有的作用。在人力资源与社会保障档案管理中，传统管理方式依然是目前较为常见的一种档案管理模式，因为传统文件归档模式能够在整理过程中结合材料规律性来实现文件管理，从而保证不同档案相互之间具有足够的关联性。但是这种传统方式同样存在弊端，例如结合材料特征形成的组卷本身便具有非常多的不确定因素，而且因为每一名档案管理者自身的专业能力各不相同，所以有可能在立卷时出现差异性[1]。除此之外，因为案卷标题非常复杂，所以在不同人的操作过程中，标题的设定将会出现差异，从而影响到档案的管理质量。而且在开展传统档案管理的归档工作时，因为过于重视手工归档，所以会导致归档的工作量出现大幅提高，从而影响到工作人员的归档效率。当档案工作的便捷性受限时，便会促使档案的携带、保存难度出现大幅提高，从而影响到档案管理效率。所以在开展人力资源和社会保障的档案管理工作时，应该通过现代管理方式来提高档案管理的安全性，以此来保证档案管理质量。

2 人力资源和社会保障档案管理的优化方式

2.1 强化档案管理队伍建设

在档案管理过程中，无论是传统还是现代管理方式，档案管理人才都是保证档案管理质量的核心因素，因为档案管理必须通过高素质人才的人工操作才能保证管理质量。而且高素质的档案管理人才队伍还能够在管理方式优化之后，第一时间适应全新的档案管理模式，从而促使档案管理始终满足时代的发展需求。所以在构建档案人才队伍时，需要重点考量管理人员的专业性，并通过在人员招聘中适当提高素质要求，来保证所有档案管理人员都能够在面对档案管理工作时，及时适应档案的相关管理工作。在此期间，还应该针对档案人员队伍专门开展培训管理工作，通过结合分级培训的制度来完成相关课程安排，以此来保证课程培训时的有效性。在培训过程中必须考虑不同人员的个人情况。避免在培训期间出现一刀切的问题。除此之外，还可以通过外聘专家的方式专门开展档案管理讲座。而且为了达到激励员工的效果，还可以通过完善奖惩制度来提高员工的学习热情。为了保证培训质量，还应该适当加强对于档案管理工作的宣传，通过宣传的方式可以令众多档案管理人员明白工作的重要性。因为档案管理工作相对比较枯燥，所以需要利用宣传的方式来引导员工重视起档案管理。

2.2 强化档案信息化建设

在如今的社会中，信息技术作为带动社会发展的核心技术，在很多行业中都发挥出了非常重要的作用，因此信息技术的重要性毋庸置疑。在人力资源与社会保障档案管理的过程中，可以通过信息技术完成档案数据库的构建，以此来强化档案管理期间数据信息的采集、处理效率，并打破传统文字档案中具有的局限性。利用网络开展档案管理无疑更加适合新时期的档案管理工作。因为相较于纸质文件档案而言，数字化档案无论是保存效果还是传输效率都会得到大幅提升。但是在信息化建设期间，档案管理必须加强对于网络安全的重视程度，因为档案内容极为关键，所以网络风险是档案管理必须面对的一项重要问题。

为了保证数字档案的安全性，应该合理完善信息化安全管理体系，在制定安全管理体系时，需要针对档案信息的使用、管理权限进行合理约束，并开展针对性监管。在面对各类档案信息时，应该按照数据重要性开展风险等级评定，然后根据管理人员级别、岗位进行权限分配。在面对中重要档案时，还应该专门设置内容查询方式，并开展档案加密上传渠道，以此来保证档案使用时的安全性。除此之外，在开展档案备份工作时，则需要安排专人定期查询备份档案状态，避免因备份档案失效而影响到档案管理质量[2]。

2.3 完善档案管理制度

在档案管理过程中，需要针对档案管理制定一套切实可行的管理制度，通过管理制度来提高档案管理时的规范性，而且通过对档案管理的协调与规划，还能够促使档案管理制度变得更加科学、合理。就目前而言，人力资源与社会保障档案与养老、就业等多项社会热点问题拥有直接关系，所以在完善管理制度时必须对资源配置做出合理优化，以此来实现档案信息的快速共享，另外还应该加强相关部门之间的沟通与交流，完善不同部门之间的档案交接方式，避免档案信息在传递过程中出现偏差。除此之外，还应该深入挖掘人力资源和社会保障档案的潜在价值，通过加强档案研究来提高档案管理质量，因为这部分档案信息本身便具有非常多的数据资料，所以应该适当结合信息技术将档案内部的关键信息以视频档案的形式表现出来，从而提高档案内容的使用效果。