技师学院学生学籍档案管理工作中的问题及对策分析

2021-04-14莫春燕

卷宗 2021年12期

莫春燕

（云浮技师学院学生科，广东云浮 527300）

技师学院作为中等职业教育，在近几年，随着国家政策的大力扶持，处于一个完全高速发展的过程中。技术学院的配套设施，同样的，也在不断的改进和完善之中。但是，在中等职业技术教育高速发展的同时，一些问题，也同样暴露了出来。技师学院的学生学籍档案管理工作，存在着的问题，尤为严重。技师学院的学生学籍档案，和老师的教育教学管理甚至和学生就业问题，都牵连在一起。牵一发而动全身，作为学生学籍档案管理的工作人员，很大程度上，必须要走在前线，主动的去发掘学籍档案的信息来源，搜集准确的材料加以整理，这样，才能够在学生就业的时候，对档案信息的查询，发挥出自己应有的作用。

1 学籍档案管理工作的内容

学籍是什么？学籍对于一个学生来说，有多么的重要，很多人，可能都还搞不清楚。学籍，其实很简单，就是学生从入校到离校毕业的整个过程的记录。

学籍档案管理是什么？学籍档案管理，就是学校对学生建立档案的所有工作，都包含其中。我们在这里，也可以将学籍档案管理的工作，分为几个板块。首先，第一个板块，学生入学，报道，注册，发放学生证等初入学校的一切过程，就是建立学生档案管理的首个任务，只有这第一个任务完成之后，第二个板块的工作，才能够顺利的进行下去。其次，第二个工作板块，学生在校的学习成绩报告包括挂科重考，都要进行记录在案，学生的退学，转学，休学，复学等等这些事情的处理过程，同样要登记在学生的学籍档案之中。再次，第三个这个版块的工作，是最为复杂和耗费时间去记录的，学生在校期间的各种优异表现取得的奖励，还有各种原因造成的处分，在记录的时候，更是不能够出任何的差错。最后，第四个工作板块的任务，则是为学生准备毕业各种证件的发放和登记，毕业证和各项技能证书，代表了学生在校期间是否正常完成学业并且成功踏入社会的敲门砖，影响着学生进入社会之后的工作前景，因此，不得有丝毫的差错。

四个工作板块，是学生学籍档案管理的所有工作内容。但是，随着如今社会的快速发展，中等职业教育技师学院，以最快的速度进入到了普遍大众的视线之中，规模在不断的扩大，所招收的学生，在质量上就有了很大程度的分层，这样的情况之下，就要求中职技师学院的工作人员，在学生学籍档案的管理工作中，就要更加认真，负责任的去处理各种各样的问题。假证的风行，给中职技师学院的名誉和学生的就业，都带来了极大的问题，因此，在学生学籍档案的管理中，就必须要加强审查，以确保学生的各种证书的绝对真实性，维护学生和学院的名誉。因此，学籍档案的管理工作，至关重要，容不得出现差错，因为，这很可能会影响学生的一生，同时给学院带来不要的影响，阻碍学院的发展。

2 学籍档案管理工作中目前所出现的普遍问题

1）技师学院的学籍档案管理制度不够完善。技师学院的快速发展，是在近些年随着国家的政策扶植才开始的，很大的程度上，管理这些规章制度，都不是很完善，因此，才会导致了中职技师学院的学生学籍档案管理问题，异常突出。学生学籍档案的管理制度，都需要完善规范起来。毕竟，学生的学籍所需要的资料，并不单一的只是一个部门的工作人员就可以完成的，而是涉及好几个部门的工作人员共同配合，才能够完成，这中间，每个部门所涉及的学生个人资料应该怎样整理，归置，又应该怎样将这些资料全部整合起来，汇总到学校的档案管理处，这其实都需要一个标准并且可以简便操作的相应制度来实行，协调。在管理规章制度不完善的情况下，出现的后果，就是会使得学生的个人资料不完善，材料缺少，最后整份学籍档案都是不完整的。

2）技师学院的学籍档案管理方法需要改进。时代在进步，教育教学同样在进步，所配套的校园建设同样需要跟随时代的潮流。如今的技师学院，已经进入了数字化的校园管理模式，但是，在学生的学籍档案管理方面，数字信息化的改革，却还是略徐一筹。技师学院的学生学籍档案，还停留在从前的纸质档案基础上面，电子档案不能够和纸质档案一致，导致学生的个人资料缺失，不完整。同时，技师学院学生的技能学习分层不同，每个部门的信息管理都不能够同步进行更新，事实已经证明，这些管理，已经落后，无法满足技师学院现代化发展的需求。

3）技师学院的学籍档案管理工作人员的业务能力有待提升。学生的学籍档案管理工作，非常繁复和琐碎，这就需要工作人员绝对具备标准的专业性和极强的执行能力，并不是每一个人都能够胜任这份工作。在目前整体的中等职业技术教育的大环境之下，在学籍档案管理方面，十分欠缺专业能干的学籍档案管理工作人员，并且，在没有一个规范的规章管理制度的情况下，这就导致工作人员的不稳定性，这十分不利于各个部门的相互配合和协作。学籍档案管理工作人员，常规缺少整理学籍档案的归档，组卷等基本技能，这就导致档案的不够规范，不够精准。因此，技师学院必须在培养管理学籍档案的工作人员的技能上面加以注重。

3 学生学籍档案管理工作的对策分析

1）设立完整规范的学籍档案管理制度。如今，国家教育部门对于中等职业教育技师学院的学籍档案管理，也已经出台了各项政策和规定，技师学院就需要根据国家教育部门的规定，来设立制定出符合本学院的学籍管理规章制度，并且在学籍管理工作中，更要注意必须从根本上遵循标准的规章制度来进行规范学籍管理工作中出现的各项问题，严格把关学籍管理的能力，提升学籍管理的水准。因为每个部门都是需要相互配合协调来整理学生的个人信息等资料，因此必须要明确学籍档案的整理，归档，移交制度，使得各部门能够最大程序化的去完成各项准备工作，做好学生学籍的档案资料的移交整合。紧跟社会的步伐，准确的了解学生在新的学年中学习能力的变化，以便更真实准确的记录学生的各项信息资料。

2）加强电子档案的运用。在数字信息化的普遍运用中，技师学院应该改变传统学籍档案的归整模式，不再单一的使用纸质档案，而是需要建立出完整的电子档案信息的框架来，统一学籍档案的录入方式和搜索方法，使得各个部门能够同时更新信息资料，获得资料信息共享，提高工作效率。当然，注重电子档案的运用，并不意味着纸质档案会被完全取代，而是将纸质档案和电子档案相融合，共同存在，以确保学生学籍档案的保存不会出现问题。

3）提升学籍档案管理工作人员的业务能力。学籍档案管理工作人员的业务能力是提高学院学籍管理工作最为关键的一环。因此，学籍管理工作人员，必须具备标准的业务知识，对学籍档案管理工作人员，必须要进行定期的培训和业务考核，不断的提升工作人员的业务能力，以确保学籍档案的真实准确性。