试论如何加强高校固定资产档案管理

刘晓燕

（晋中职业技术学院，山西 晋中 030600）

高校固定资产的档案管理是高校管理者在资金管理过程中全面了解高校资金使用情况重要依据，而且也是管理者对资产管理进行调整和采取有效措施不断加强管理的有效依据。近年来，随着我国高校的不断发展和规模的不断扩大，高校的资产管理变得也越来越复杂，主要表现在固定资产的种类越来越多，数量也越来越大。针对这种情况和发展趋势，在高校固定资产管理中建立资产档案，对高校的固定资产情况进行详细记录，避免高校固定资产的无故流失，对于提高高校的管理水平有非常重要的意义。

1 高校固定资产档案管理中存在的问题分析

1）固定资产档案不齐全，缺失比较严重。高校的固定资产档案作为资产的重要组成部分，但是在实际的管理过程中并没有得到管理者的重视，这也是在高校固定资产的档案管理中存在问题的主要原因。具体表现在以下几个方面：首先，高校运行中很多科研仪器在使用、维护以及维修等方面记录的信息并没有及时进行有效归档，而且这些仪器设备在采购的时候自带的说明书以及相关的技术检验报告等资料也不全面，使得相关的档案资料完整性受到很大的影响。例如在购买了贵重的实验设备后，设备的说明书以及在购买时附带相关的资料证书都需要进行收集存档，便于后续在进行设备使用和维修时使用，但是有时候工作人员往往会忽视相关工作，给固定资产的管理造成了很大的困扰，很多高校在这方面并没有提出明确的要求，造成了固定资产档案管理的缺失[1]。其次，固定资产的信息要素不完善。一般情况下新购买的仪器设备都需要进行完整的信息登记，包括设备的完整名称、型号以及使用部门和使用人等信息，这些信息对于后续固定资产的管理有非常重要的意义，但是在很多高校的固定资产管理中并没有进行详细的登记，为后续资产的核对带来了很多不必要的麻烦。

2）固定资产档案管理的制度不完善。很多高校在进行固定资产档案管理中并没有结合高校自身的实际情况制定档案管理的相关制度，在管理中的各个流程和环节也没有明确的标准和规范，导致了在诗句的固定资产档案管理中出现了责任不明确，管理程序混乱等情况，在实际管理工作落实过程中出现了相互推诿以及工作推进困难等问题。另外，很多高校在固定资产档案管理中并没有设置专门的部门和岗位，都是其他岗位人员兼职进行的，因此在进行档案管理中并没有实行标准的流程和严格的规范，使得档案高校固定资产的档案管理工作在落实过程中举步维艰。

2 加强我国高校固定资产档案管理的有效对策

1）提高管理者对于固定资产档案管理工作的重视。高校的固定资产档案管理是高校资产管理的非常重要的内容，管理者在管理的过程中应该加强对固定资产档案管理工作的重视，加强对相关工作的宣传力度，使得高校职工以及相关的管理人员都能够充分认识到档案管理工作对于高校资产管理的重要性，并且能够在实际工作中积极落实相关的工作制度和标准，不同的部门之间相互配合积极做好高校固定资产的档案管理相关工作[2]。高校固定资产档案管理的有效落实一定是在管理人员充分重视的基础上，只有这样才能促进相关部门对固定资产档案管理工作的配合，使相关的工作能够顺利开展。

2）加强对管理制度的创新。在固定资产档案管理中制度创新是提高资产管理水平和质量的非常重要的途径。因此，高校在管理过程中除了不断完善相关的档案管理制度外还需要积极进行管理制度的创新。在新的发展形势下创新是实现高校管理可持续发展的重要途径。在进行高校档案管理制度创新的过程中，首先，需要不断对资产管理的内容进行规范化，档案资料的收集、整理以及归档等不同的环节都需要明确的操作流程和规范，使固定资产的档案管理在实施过程中都能做到有据可依[3]。其次，要加强对已经制定的固定资产档案管理制度的落实力度，严格按照相关的制度实施各项工作。最后，为了有效落实相关固定资产管理制度的内容，需要制定相应的管理评估和奖惩制度，通过激励的方式促进人员在工作中认真贯彻相关的工作。

3）不断提高固定资产管理人员的综合素质。为了能够有效提高固定资产管理的水平，需要有专业高素质的管理人员不断加强对相关管理制度的落实。因此高校在管理过程中应该不断加强对固定资产管理人员综合素质的提升。固定资产的档案管理工作在落实过程中是一项相对比较复杂和繁琐的工作，从档案信息的分类收集到信息的登记以及归档都需要档案管理人员做出大量的细致的工作。由于工作内容比较繁琐，需要工作人员必备一定的耐心和细心，能够在工作中做到谨慎细致，避免发生工作上的失误。同时还需要工作人员能够在谨慎细致至于提高自身的工作效率[4]。随着信息化技术的不断发展普及，可以在固定资产档案管理工作中也能够利用信息技术提高档案管理的效率和准确性。而且信息技术的引进会让档案管理工作更加高效，为管理人员在资产管理中进行有效的数据分析提供了便利，最重要的是信息技术的引进减少了在管理过程中对于人力和物力方面的投入，有效降低了管理的成本。另外，高校也应该不断加强对于固定资产管理相关人员的专业培训，从固定资产管理的重要性，固定资产管理相关信息登记的标准以及固定资产管理信息化的方法等，特别是对于一些资产管理信息软件的操作方法以及功能介绍的培训等。让管理人员能够通过培训全面掌握相关的管理方法和手段，进而使得管理呈现出专业化的发展趋势，提高管理人员在进行高校固定资产档案管理方面的综合素养，进而大大提升高校固定资产管理的水平和质量。

3 结束语

我国高校的固定资产档案管理不仅对高校资产的完整性非常重要，对于高校的可持续发展来说也有着非常重要的意义。因此相关部门一定要加强对固定资产档案管理的重视，持续加强相关管理制度的创新以及提高资产管理人员综合素质的方法加强对高校固定资产的管理，将各个环节的工作认真落到实处。只有这样才能不断提高高校固定资产管理的水平，确保高校固定资产的完整性，为高校的进一步发展和决策提供可靠的依据。