医院档案管理中精细化管理的应用探析

吴立国

（青州市人民医院，山东 青州 262500）

医院档案系统优劣关系到患者疾病的管理和各科室工作的正常运作，是医院各项精细化管理中重点优化系统对象。档案系统人员对此项工作需具备极强的责任感和使命担当。当前，在医院档案管理系统中，还存在着管理上不够精细、人性化缺乏的问题，管理档案人员，要本着对病人负责、对医疗记录过程负责的宗旨思考如何改善此类问题。档案部门从满足病患需求、充分利用现代科技的角度，重新审视档案管理精细化，使得医院档案工作加快提质增效步伐。

1 医院档案精细化管理的意义

在医院各项管理中，精确和细致地管理档案，首先可以提高整个档案系统的精准性。医疗服务是一项高度个性化和精确性的服务，病人的疾病医治过程来不得半点马虎。同样，与之配套的医疗服务档案管理同样需要精准和细致，只有一丝不苟地开展管理，才能确保档案的每次使用都能充分发挥档案为医疗提供参考的作用。其次，精确和细致地管理档案可以支撑医院加速适应现代医学的发展。在医学全面信息化推进的背景下，综合性医院的就诊人数持续扩大，医疗服务内容也在一直增加，档案工作自然也随之有增无减。医疗档案电子化、数字化管理大大便利了档案管理与档案使用，作为医院数字化转型的重要环节，减轻了大型综合性医院服务病人的压力。最后，精确和细致地管理档案，为创新档案管理方法提供了基础。医院要发展，医疗水平要进步，医院系统管理创新势在必行。而创新档案管理需要以精细化档案管理为前提，只有档案完善，档案制度有序，才能让创新发挥作用，让医生和管理者以更便捷的途径使用档案。

2 现有医院档案管理系统中的不足

医院档案系统中始终存在体制的问题，医院在医疗系统改革过程中一度以经济效益为衡量标准。基本都将工作重心转移到经营部分，对医院管理系统包括档案系统重视不足。当前，社会环境与医疗卫生环境有了重大转变，档案系统也受到了医院和卫生管理部门的高度重视。然而比起西方完善的医院档案制度，我国医院档案系统执行标准还较低，其科学性和系统性有待提升。在日常工作中和与同行交流中，不难发现医院档案系统专职人员的专业知识需要提高，应用新技术和信息化操作能力需要进一步提升。同时，读懂医院的档案需要具有一定的医学背景，但是部分档案管理人员医学知识不扎实对档案的精细化管理有一定的阻碍。

3 医院档案管理系统精细化管理策略分析

3.1 借力信息技术

当前，全社会正在大踏步进入全面信息化社会，不同行业与部门都在使用信息技术赋能自身实现管理跃升。信息化技术应用于医院档案系统对提升精细化管理提供了诸多的便利。一方面，改变老旧的纸质档案管理模式，可以为医院档案系统节省大量的档案储存空间，降低档案人员管理档案的劳动强度。另一方面，在医院各项硬件设施推进的信息化推广背景下，将信息技术落实到档案系统全流程中，让档案的储存、传递、调阅和利用全部数字化，落实各学科档案标准一致，保证了医院档案系统在全院内同步动态更新，方便不同学科医生协同为患者提供最佳诊疗方案。

从专业技术角度看，针对医院档案系统数字化转型需要设立数字化信息档案共享平台，医生与院管可以及时共享病患医疗信息、医院药物管理信息、医院医技硬件使用信息，为医院管理和科研提供各方面支持。此外，有效的数字档案系统必须要考虑数字信息的安全性，医院可以通过对档案系统平台要求专业数据安全公司进行维护，建立多重专业防火墙避免医疗信息被破坏。档案系统数字管理还采取较高级的访问权限保障。总之，医院必须提升档案精细化管理的水平，以应用信息数字化赋能档案系统的提升，高效优质服务病患，加速科研进步，造福百姓。

3.2 优化医疗档案系统人员培训

医院希望提高大量档案工作精确和细致程度，需要优化档案系统人员培训方式。在医院档案服务中构建面向不同对象的精细化服务模式，需要医院调整档案系统人员培训重点。首先，档案系统人员培训要注重建立起鲜明的服务意识，调整原有的事业单位人员服务对内的观点。其次，档案系统人员培训要将培训重点转向信息数字技术的专业档案管理培训。档案系统人员是档案数字化的组织者和实施者，自身的数字化技术掌握程度决定了档案的数字化渗透至各科室的程度。最后，医院要强化档案系统人员的医疗知识培训，在医疗知识培训后，可以用专业考核促进医疗专业知识的掌握。

此外，医院为了让档案系统人员可以更快地适应现代档案管理系统可以通过多院所合作培训的方式，相互交流合作，加快档案管理和档案系统运行的经验积累。档案系统人员自身要重视责任意识和敬业精神的树立，只有自己意识到自身职业的重要性，才能在工作中始终保持学习状态，主动掌握医疗档案管理新方向，将档案精细化管理落到实处。

3.3 精细化医院档案制度

医院要落实精细化管理，需要针对精细化目标逐项分析具体目标，从而建立各科室统一的档案标准管理体系，这样才能保证档案精细化目标在院内有序开展。医院档案制度的制定需要有专门的小组负责，医院应当定期召开各科室与档案系统的联席会议，及时听取档案操作中的实际情况，以问题为导向制定标准统一的体系，为了让精细化档案保管使用体系可以持续顺利落实，还需要医院领导的重视，各部门要认识到档案系统对协调多部门作用。以问题为导向对制度落实进行完善，保障高效落实。

各科室档案上传人员需要用严谨工作的态度进行档案上传，操作人员需要遵循管理制度，依据条例规范做好信息登记工作，并承担保密责任。在档案管理制度中，必须安排一个章节说明档案资料完整保存要求。在档案销毁和处理时，档案管理人员须依据保存规则，经上级确认后，按保密级别分类秘密处理，不能造成关键信息外泄。

4 结束语

医院档案系统人才要自觉意识到自身工作的艰巨性和使命感，病患的档案保密性是档案的天然属性，妥善保存档案内容不被外部干扰，时刻为病患服务是精准和细致档案管理的基础。医院对档案管理提出精细化目标时，还应加强档案库房硬件建设，通过现代科技做好库房内防水防火防虫等安防硬件，保证档案的安全与完整。医院还需要主动在医院基础信息设施中加大投入，以适应医院现代数字化发展的需要。在大数据与云计算等技术大发展的背景下，医院的档案系统要主动应用这些技术，加速医院内科研成果转化，提高各项医疗检测设备的使用率，让档案服务与信息情报服务挂钩，在数字化赋能下，让精细化医院档案系统不再是设想而逐步成为现实。