大数据背景下文书档案电子化管理初探

2021-04-14李韵

卷宗 2021年20期

李韵

（青岛海洋科学与技术国家实验室发展中心，山东青岛 266000）

文书档案管理的规模逐渐扩大。文书档案管理对现代生活发展具有重要战略意义，是企业运作发展的根基，文书档案管理办公的好坏决定了企业能否稳定高速的发展，正确的管理模式可以减少文书档案管理后期上企业销从而增加效益。企业文书档案管理中要求资料整理分类质量达标，更需要对于文书档案后期的查验和保存。当下企业文书档案管理办公效率和质量上存在较大问题，文书档案的管理缺少信息化、网络化、系统化，通过建立信息一体自动化文书档案管理途径来保证文书档案管理办公的安全性和高效性保障企业的稳定发展。

1 文书档案管理存在的主要问题

1.1 文书档案管理部门职责不清

文书档案管理部门职责不清导致管理人员在工作中不清楚自己的职权范围。很多事情只有在领导的要求下完成，不能发挥自身的主观能动性。文书档案管理工作中很多管理干部只服从“一把手”的领导，不和同级的干部及相关业务部门进行交流沟通，存在工作畏手畏脚、不主动思考作为的现象，实际管理工作处理上通常是别人不去做，自己就不去做，这样的思想会导致整个团队之间精神面貌涣散。工作时遇到问题常常一个推脱一个，难以发挥文书档案实际作用。

1.2 文书档案管理工作效率低下

在日常的工作当中，管理人员和基层工作人员之间的工作关系和服务方式上也存在着诸多的问题。工作人员在工作理念上没有真正做到以单位发展和规范管理为宗旨，没有认识到文书档案是单位管理工作重要的信息资源，很多档案工作人员只是运用传统手段机械的整理档案，未能结合信息化手段及时完善管理方式，造成档案整理效率较低。

1.3 文书档案管理大数据技术运用不足

随着时代的发展，各行各业对于复合型人才的需求越来越大，对于档案行业来说，大部分档案管理人员具备一定的档案管理相关经验，但是对于信息技术的掌握相对欠缺，各单位普遍认为档案工作仅是一项基础性的资料收集工作，未能提高对档案工作和档案工作人员再教育的重视程度，这就导致即使国家及上级单位出台各项档案数字化的指示和政策，但很多单位仍坚持使用纸质归档的方式。

2 提升文书档案数字化管理的途径

2.1 开展文书档案管理人员的信息技术培训

定期文书档案管理人员参加档案继续教育学习，掌握最新的仿真政策，同时，也要加强其信息技术的理论与实操培训。将具有一定办公自动化运用能力作为招聘档案管理人员的必要条件。在日常例会中强调档案信息化工作的重要性，提高相关人员对于这项工作重视程度。

2.2 大数据文书档案管理办公部门交流自动化

文书档案管理的重要关键是“分类”，利用大数据算法可以更高效的完成文书档案的分类和整理工作，可运用“RFID”、无线数据通信等技术于文书档案管理工作，对文书档案资料进行有效分类。利用办公自动化系统实现管理部门数据间的双向沟通，发送者和接受者之间的地位不断的进行交换，发送者并非以命令的方式去下达指令，而是在传输的同时进行交流与反馈，当发送者与接收者达成一致时进行实行。改变传统单向沟通的一方只发送信息，另一方只接受信息的低效率模式。

3 文书档案管理信息化建设模式

搭建文书档案管理办公自动化平台。文书档案管理过程中需要合理地运用信息化手段实现文件资料的高效整理和便利查阅。第一，信息化其实就是利用高科技手段对我们手上拥有的数据资料进行分析，对日常积累的数据进行归纳汇总，通过大数据的计算分析可以帮助我们更好地了解实际情况，对于工作过程当中出现的问题及时解决，帮助管理层从全局掌握角度了解单位日常工作中形成的文件资料，更好地对全局工作作出分析，从而实现项目的有效管理。第二，文书档案管理是有着很多的数据，各部门之间每天都有大量的现场数据需要向管理层面进行反馈，在实际操作过程当中会因为数据的零散导致数据缺失或是遗漏，通过信息化手段，可以把这些大量的数据进行合理的信息汇总，实现部门之间的联动，基层人员也能够对管理人员下达的指令更加快速的做出反馈，使得整个项目能够更加规范化。