医院档案信息资源开发利用现状及思考

徐 静 耿 青

（青岛大学附属医院，山东 青岛 266003）

医院档案，是指医院在医疗、教学、科研、管理、基建、财务等工作中形成的对医院和社会有保存价值的各种文字、图表、照片、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录，是医院发展的重要见证，是医院管理不可分割的重要组成部分。

档案信息资源开发，是指档案工作者根据利用者的需求，对现有的档案进行筛选，在保证档案信息客观、准确的原则下，将档案信息进行再整合、再加工，为利用者提供一种更便捷、更清晰的利用途径。大力加强档案信息资源的开发与利用，是党和国家对档案事业发展的基本要求，是档案事业适应新时代发展的必然选择。

1 档案信息资源开发利用的形式和原则

档案信息资源开发利用的形式包括档案的数字化、文史类档案编研、大型活动材料汇编、编制档案检索工具、宣传画册、宣传片、展览等。档案信息资源开发工作应遵循以下原则：

1）真实性、准确性原则。档案信息资源开发利用的核心是为利用者提供可靠的信息，所以经过加工的档案信息，保证其真实性和准确性是必须遵循的首要原则。

2）需求性原则。档案信息资源的开发利用应根据利用者的不同需求，有针对性的开发检索工具和途径。

3）便利性原则。开发利用的目的是更便捷、高效的使用。因此档案工作者要树立以利用者为中心的理念，从利用者的受教育情况、利用需求、使用习惯等多方面综合考虑，采用易于理解、通俗易懂的检索语言，开发多层次、可操作性强的信息产品，便于利用者使用，提高使用效率。

4）合法性原则。医院的一些科研和病案档案，在开发利用时一定要特别关注合法性原则，要严格按照《档案法》、《保密法》、《医疗机构病历管理规定》等法规，统筹做好充分利用档案与保护知识产权、保护病人隐私等方面的工作。

5）效益性原则。在对档案信息进行开发前，应加强档案信息的甄别和筛选，优先将些对医院事业发展、满足利用者需求的信息进行开发，在有限的人力物力投入下，发挥开发利用的最大效益。

2 医院档案信息资源开发利用的重要性

1）实现档案价值的最大化。档案管理工作主要有三项内容，即收集、保管、使用。而档案最重要的价值就是使用，要想达到有效地利用和使用，就必须对档案进行有效地开发，只有这样才能实现档案价值的最大化，创造出更大的经济效益和社会效益。

2）保护原始档案。对档案信息进行开发，可以减少对原始档案查阅使用频次，降低对原始档案的损坏概率，这样就能最大限度地保护原始档案。同时，开发的档案信息资源又可作为原始档案的另一种保存备份形式，相当于对档案进行了双重备份。

3）促进医院文化建设。通过对院史、代表性技术、知名专家、重大历史事件、荣誉等相关档案信息的编辑、加工，采取院史展览、汇编、宣传画册等多种方式对档案信息进行开发，使档案橱里的档案以更加丰富、立体的形式呈现给医护员工和社会，可以激发医护员工的自豪感、荣誉感，增强责任感和使命感，以推动医院文化建设。

3 医院档案信息资源开发利用存在的问题

1）档案形式单一。医院库存档案类别以文书档案为主，文书档案又以各种文件为主，声像、实物档案所占比重很低，这就给高水平的档案开发利用带来了一定的困难。

2）对档案信息资源开发利用重要性认识不足。医院工作往往以医疗、教学、科研工作为主，对档案工作的重视程度和关注度普遍不高，档案管理工作存在重保管轻使用的现象。管理者对档案信息资源开发利用所产生的社会效益及在推动医院文化建设、精神文明建设工作中的重要性认识不足。

3）开发利用水平不高，缺乏系统性和规划性。为满足医院医、教、研、管理等工作需求，特别是在院庆、大型会议等时期，档案工作者或者相关部门会围绕事件进行有意识或无意识的档案信息开发利用，但整体缺乏系统性，往往层次不高。

4）档案专业人员配备不足，制约档案开发利用工作。医院档案专业人员配备相对不足，不能满足新时期、新形势下档案开发利用工作的需求，一些档案工作人员未经过专业培训，工作创新能力不足，档案信息资源开发利用的手段和方法比较落后，在一定程度上制约了医院档案信息资源的开发和利用。

4 做好档案信息资源开发利用工作的思路

1）加强档案基础业务工作，注重做好档案收集工作，不断丰富档案类别，特别是声像、实物档案的收集。同时要确保收集档案的及时、准确、客观、全面、系统，为开发利用打下坚实的基础。

2）以问题为导向，主动作为。分析档案利用者的实际需求，根据医院工作实际，探索开发多层次、多渠道、多领域的档案信息利用工具，为利用者提供便捷、易于操作的查阅方式。

3）丰富利用方式，简化利用手续，最大限度地为档案利用者提供便利条件。在传统查阅方式的基础上，积极依托信息化平台建设，在确保档案信息安全性的前提下，逐步实现档案利用服务网络化。

4）建立高素质的档案工作队伍。档案工作人员要不断增强做好档案工作的责任感和使命感，不断加强业务学习，掌握新时代档案工作的新特点、新要求、新思路和新方法，要勇于创新、勤于思考、善于总结，充分运用信息化等先进手段，积极探索医院档案信息资源开发利用的新途径、新平台，实现档案资源共享，为医院事业可持续发展提供档案信息支撑。