信息时代档案管理工作面临的问题及对策

2021-04-14史立萍

卷宗 2021年20期

史立萍

（山东省滨州市无棣县车王镇便民服务中心，山东滨州 251913）

1 信息时代档案管理面临的问题

1）管理者缺乏意识。从目前档案管理的整体进展来看，许多档案管理人员缺乏正确的档案管理意识，档案管理信息化的进程受到了延误，影响了档案管理的效率。如果管理人员不能严格要求自己，就会使档案管理的进度非常缓慢和杂乱无章，这将极大的影响档案管理的效率和质量。因此，有关部门应更加重视管理人员档案管理意识的培养，使其适应信息时代的档案管理工作。

2）管理者能力差。目前在很多事业单位中，档案管理人员的专业能力相对较差，主要是因为管理人员通常由其他部门的员工担任，很多管理人员本身并不具备良好的档案管理专业能力，对档案管理的认识也不到位，无法满足档案管理的一些基本要求。此外，一些档案管理人员年龄相对较大，不熟悉信息技术的应用，另外，由于管理技术和专业管理能力的限制，这些管理人员通常在档案管理过程中根据自己过去的经验来管理档案，但是，在信息技术应用的管理系统中，一些过去的经验不能适应现代管理理念和管理模式，最终影响了档案管理的质量。

3）单一的文件管理手段。虽然目前信息技术在我国应用广泛，计算机信息技术也广泛应用于档案管理，但由于许多部门对信息技术在档案管理中的应用缺乏了解，以及以往档案管理理念的影响，许多事业单位的档案管理模式仍然处于单一程度。无论是以前的管理模式，还是现在的管理模式，都没有能够根据自身的需求，对档案管理模式进行创新和优化。虽然一些事业单位将信息技术应用于档案管理，但他们只应用技术的归档和搜索等功能，其他深层次的技术还没有得到实际应用，如通过大数据分析相关信息内容，这些单一的管理形式使得档案管理的价值没有得到有效发挥，因此这种管理方法相对低效，这也是当前档案管理面临的巨大挑战。

4）信息安全受到影响。在档案管理中，通过电子档案管理可以提高档案管理的效率，在进行档案管理时，通常是通过用户的手机验证码和用户的账号密码登录到相关管理页面进行管理，这种管理模式可以很好地降低档案管理的风险。然而，如果数据库的密码丢失泄露，不法分子可以破解账号密码登录档案数据库，然后窃取相关信息数据或更改一些重要档案，使数据库中的数据信息安全受到极大威胁。

5）档案管理制度不完善。从目前我国档案管理的总体情况来看，档案管理系统存在诸多不足，影响了档案管理的发展。现阶段，我国现有的一些法律不能对档案管理形成更有效的约束，使得档案管理的成果达不到预期的管理目标。

2 信息时代提高档案管理质量的对策

1）建立档案数据库。开展档案管理需要大量的信息数据作为管理工作的基本支撑，因此事业单位需要建立一个专门的数据库进行信息化档案管理，可以使信息传递得到非常有效的支持。通过数据库的建立，可以进一步保证档案管理在良好的环境下顺利进行。此外，在进行档案管理时，应能够进一步考虑整体方向的发展战略要求，以确保档案管理能够满足实际发展需求。建立相关的档案数据库是远远不够的，数据库建立后，需要在档案管理的每个环节进一步实施档案维护和档案保护，以保证档案管理的效果和质量得到更大程度的提高。

2）规范档案管理。事业单位需要为档案管理制定一个更加完善的档案管理体系，通过明确界定档案管理涉及的所有工作内容，然后将该体系实施到实际管理中，可以进一步保证档案管理工作更加规范和有效，从而最大限度地发挥档案管理的能量效率。此外，在大多数情况下，在档案管理过程中，往往会涉及多个部门进行协调和配合，因此此时应进一步明确不同部门和人员的职责，以确保这些档案管理人员能够更好地对档案数据进行分类、保存和管理，从而可以大大降低档案数据丢失的概率。

3）提高文件信息的安全性。第一，事业单位要从根本上有效改变传统的文件管理理念，要深刻认识到文件信息对单位持续稳定发展的重要作用，通过使用安全性更高的数据库或加密系统，可以避免信息被一些非法分子窃取；第二，事业单位需要以各种形式验证用户的登录身份，通过多样化的验证，可以更好地保证信息的安全性，比如事业单位可以通过内部管理人员的声音解锁，从而防止用户通过冒充内部人员登录数据库窃取数据；第三，使用先进的杀毒软件定期杀毒，发现并清理一些潜在的网络病毒，可以保证文件管理系统的顺利运行，提高信息的安全性；第四，建立信息浏览记录的报警系统，如果用户在单位数据库中浏览信息，需要设置限制，如果用户长时间不响应，触发报警系统，或者用户复制大量信息时触发报警，可以提高档案的安全性。

4）提高管理者的职业能力。在档案管理过程中，管理者的管理能力将直接影响管理质量。因此，事业单位应不断增强管理者的职业能力，定期对管理者进行培训，培训结束后定期对其进行考核，然后根据考核结果对其进行奖励或惩罚，以增强管理者的积极性。同时，事业单位可以与一些高校合作培养人才，通过高校培养更多的专业档案管理人才，实现档案信息化管理，可以保证有足够的新鲜血液流入事业单位档案管理，保证档案管理的科学准确。此外，事业单位还可以组织档案管理人员交流会议，解决现阶段面临的问题，在交流中更大程度地提高管理人员的专业能力。

5）建立健全管理体系。档案管理系统的建立是一个事业单位完善管理能力的集中体现，只有在系统的约束下，每一个员工才能把自己的工作落实到位。档案管理制度的建立可以鼓励管理人员按照相关规定开展档案管理工作，可以更好地避免工作人员失职、窃密等行为的发生。首先，事业单位要对档案进行分级管理，根据档案信息的重要性和安全流程进行分类，针对不同的安全保密等级制定不同的档案管理制度；其次，对档案信息的存储、读取和下载要有严格的要求，明确指出哪些人员有哪些权限，哪些人员不能对档案信息进行这些操作，将信息的管理限制在规定的范围内可以增加档案信息管理的安全性，如果信息泄露或丢失，可以有针对性地发现问题；再次，对档案管理的责任进行细分，不同管理能力的人员管理不同安全保密级别的档案，将责任分担给个人，可以使档案管理更有针对性，在档案出现问题后，可以按照责任制追究相关人员的责任；第四，激励机制的建立是档案管理制度的重要环节，要求根据自身档案管理的实际特点制定奖惩制度，但奖惩制度应适度，管理者感受到压力的同时，积极性也得到提升。