大数据时代档案管理信息化研究

姜 坤

（黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区殡仪馆，黑龙江 齐齐哈尔 161021）

档案管理工作是一项集政治性、管理性、服务性为一体的工作，是社会管理系统中不可缺少的组成部分。建立大数据档案管理平台，实现档案数字化，必须面对新机遇和新挑战，这是档案管理的发展方向。应用大数据技术开展档案管理工作，通过强化档案管理信息化建设提高科学规范档案管理水平和能力，提高档案数字化、信息化的快速发展，为档案管理提供快捷有效的管理途径。但在实践中，还存在着传统档案与数字档案管理的矛盾，如纸质档案信息数量多、档案存储安全压力大，这就要求我们应强化大数据管理档案思维教育，实现档案数字化，建立大数据档案资源平台，优化档案人员结构，提高档案管理人员素质，提升档案管理质量，促进档案事业又好又快发展。

1 大数据时代下档案管理信息化的重要意义

档案是记载了某个单位部门、某个阶段的历史史实，是维护社会健康有序发展的工具。随着社会经济的发展，做好大数据时代下的档案管理工作意义重大，对促进社会事业的发展繁荣起着不可磨灭的作用。同时，也对档案管理工作采用数字化、信息化的方式可加快档案管理工作的信息化进程。档案管理的信息化能够确保档案原文件的完整性与真实性，档案的信息化管理使档案整理、分类等工作变得简单、轻松，也使档案管理工作更加规范有序。总之，在这个大数据时代，要正确面对档案管理的新要求，新挑战，要充分利用计算机网络资源，及时实现档案管理工作的信息化。

2 大数据时代档案管理的现状

2.1 档案信息类型和数量更为丰富

随着时间的推移，档案信息类型和数量越来越多，传统档案中包括纸质、声像、实物等档案占据了档案室中大部分空间，越来越丰富。给查阅、利用者带来诸多不便，越来越多的受众群体希望实现档案的互通互联，异地查询功能。利用大数据将传统档案存储于网络或云端则更加方便受众群体的利用，可以说大数据时代的到来为档案事业发展提供了广阔的资源空间，当然也给档案管理人员的能力水平提出了新课题、新挑战。

2.2 档案存储安全存在一定的隐患

大数据下的档案信息，虽然适应了时代发展，但安全防范的标准更高更为严格。为确保在网络传输过程中，档案信息安全性，保密性，就要求新时代的档案工作者提高安全意识，在使用数据存储时要通过安全模式进行。

2.3 档案资源利用率大为提高

大数据时代下的档案管理改变了传统档案的封闭模式。利用大数据有效记录档案信息，实现档案信息终端共享，丰富档案相关内容，减少纸质档案保存不当造成的不必要损失。受众群体可根据自身的权限和需求检索、获取和利用档案信息，这不仅仅提高了档案信息的利用率，更为利用者所接受和欢迎。

2.4 缺乏专精档案管理人才

由于档案工作性质所决定，档案工作一直处于单位工作边缘角色，使得人们对档案工作有着一定的成见，特别是多数单位档案工人员难以固定，更换频繁，或以将近退休的职工担任，他们无论从技术还是心理对大数据认知较为落后。即使接受了档案工作，也是安于现状，得过且过，使得档案信息化工作很难完成。

3 大数据时代档案管理的应对研究

3.1 完善电子档案管理信息系统

电子档案管理信息系统，是实现各类档案全流程管理，实现电子档案和纸质档案数字化成果融合管理的重要手段。通过电子公文和政务服务类电子文件自动收集、自动排序、自动整理、自动检查和“一键归档”等功能，从而满足档案电子化需求。还可以通过挂接、导入等方式转化纸质档案数字化成果。同时，通过电子文件归档科学规范，流程合理合规，操作简明可行，实现档案信息资源科学管理、高效利用。总之，通过电子档案管理信息系统的应用，使档案管理更加规范有序，可大大提高档案工作效率。

3.2 建立数字化管理平台

根据档案信息化管理的实际和要求，在基础设施、应用系统、数字档案资源建设的基础上，通过技术创新集中统一建立数字化管理平台。同时，切实做好档案信息数据的采集、管理和利用，形成数字化档案，使档案管理人员和利用者能随时检索和阅读档案信息，逐步提高档案利用率，不断提升档案部门工作效率和服务能力。

3.3 优化档案人员结构

要提高领导重视程度，坚持“一把手”负总责、分管领导抓日常管理的原则，配备专职档案管理员，切实做到档案管理有人抓、有人管、有人负责。着力打造创新型档案人才队伍，开设档案业务专题课，通过学习与实践熟练掌握相关专业技能，提高专业技术人员的数据处理能力，培养一专多能的档案管理人才，强化团队精神，强化服务意识，构建高素质、专业化的档案管理人才队伍，使档案管理人才整体素质得到提升，不断提高为民服务水平。

3.4 维护档案信息安全

通过多种途径来确保档案信息的访问控制能够得以实现。赋予用户和用户组一定的权限，指定用户对这些文件、目录、设备进行执行操作。提高加密方法的应用技术信息有效保护档案安全。强化信息安全教育，进行安全和保密技术的培训，使其在日常工作中能够更好地进行防范。邀请消防专家深入档案库房、消防设备间进行现场教学，拧紧“安全阀”，筑牢“防火墙”。加强隐患排查，不断优化人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。制定档案信息安全规章制度，建立数字化信息安全预期机制和快速应对机制，来对可能发生的信息安全进行预测分析，做好突发事件的应急准备，在事件突出时能够充分协调和果断进行处理，尽可能的降低由于安全事件发生而导致的损失。

3.5 改变档案管理思维教育

将传统的档案管理思维调整到大数据时代下的档案管理思维，这就要求档案管理部门和责任者必须转变思想观念，树立现代化管理理念，提高应用大数据管理档案思维教育力度，认识到应用大数据进行档案管理的重要性，提高档案信息化管理的能力和水平。同时，广开门路，邀请专家开展大数据档案管理培训，不断提高档案管理人员的综合素质与能力。

总之，大数据下档案管理要求越来越高，档案管理部门应高度重视档案信息化建设，认真研究大数据技术，开展档案信息化建设，提升档案信息化水平，促进档案事业又好又快发展。