数字化档案管理的发展及应对策略研究

2021-04-14张巧芳

卷宗 2021年20期

张巧芳

（五寨县档案馆，山西忻州 036200）

数字化档案管理是以信息技术为基础的，能够将传统的文字档案以数字化的形式呈现出来，并且可以通过信息化设备进行传输和查阅。在当今时代背景下，数字化技术已经普及，应用数字化管理技术能够使档案资源的使用过程变得更加方便、快捷，减轻了管理压力，也能够丰富档案数据库中的资源。

1 档案数字化管理的意义

数字化档案管理是以计算机技术和互联网技术为依托，将纸质档案转化为数字档案的一种档案管理形式。相比于纸质档案，数字化档案能够将信息与载体进行分离，避免了纸质载体损坏造成的档案信息缺失，降低了档案存储的难度，同时也节省了纸质载体对空间的占用，还能够使不同形式和载体的信息统一转化成数字化形式，实现对语言、文字、图片等信息进行数字化编码，将信息内容通过数字化设备呈现出来。随着各领域的信息交流增加，传统的纸质档案管理方法无法满足使用者和管理者的需求，因此数字化管理是必然的发展方向。档案数字化管理主要包括两个方面的内容：第一，工作模式数字化。档案数字化就是将纸质档案录入到信息化设备和管理平台中成为电子档案，然后对电子档案信息进行系统的管理。能够通过信息化设备对档案信息进行录入、分类和存储，也可以通过关键词进行搜索，提高档案信息的利用效率。第二，管理资料数字化。在当今时代背景下，信息化技术十分发达，可以通过人工录入和扫描的方式将纸质档案录入到数字化管理设备中，通过数字化管理平台对档案信息进行管理，从而实现档案资料的数字化。

2 提高数字化档案管理质量的策略

1）优化档案数字化管理环境。为了提高数字化档案管理的质量，档案管理部门需要加大资金投入，在保证资金充足的情况下，为数字化档案管理工作创造更好的管理环境。首先，要引进先进的技术和优秀的人才以及先进的数字化硬件设施。要对设备进行升级和改造，以满足数字化档案管理工作的需求。其次，要积极建设数字化档案管理平台，实时掌握管理平台的技术发展情况，采取有效的安全防护手段，加大安全防护力度，避免数字化档案泄露或被非法盗用，提高数字化档案的安全性，提高档案管理工作的效率和质量。

2）建设高素质的数字化管理人才队伍。对于任何单位来说，人才都是重要的发展动力。在档案的数字化管理中，也要注重人才的引进和培养。要通过各种渠道挖掘数字化档案管理人才，从而建设专业化、高素质的数字化档案管理团队。在这个过程中，必须引进高端人才。因为高端的数字化档案管理人才能够带来先进的管理理念和管理技术，对数字化档案管理工作的开展和建设有重要的推动作用。为了促进档案管理数字化的发展，档案管理部门要大量引进年轻的管理人才，并开展各种形式的培训，使相关工作人员能够得到专业知识和技能方面的提升。要随时了解当下最新的档案管理技术和方法，能够熟练地操作档案管理系统，掌握硬件设备及软件平台的使用方法，能够及时迅速的解决档案数字化管理过程中遇到的问题，从整体上提升数字档案管理工作的水平。

3）优化档案数字化管理机制。在档案数字化管理工作中，为了优化档案管理工作的效果，需要建立一个完整的档案管理体系。使数字化档案管理工作能够顺利地开展，并取得良好的成果。首先，要对数字化档案管理的内容进行明确，制定完善的管理制度和工作标准以及技术规定，使数字化档案管理工作能够更有效的进行，避免一些不必要的损失。其次，要细致的划分档案管理责任并且落实，同时要加强对档案数字化管理工作人员的监督。制定完善的考核制度，对数字化档案管理工作进行监督，使档案管理人员能够自觉的提高自身的专业素养，保持对工作认真负责的态度，从而促进档案数字化管理的发展。

4）提高数字化管理意识。从传统的档案管理模式转变为数字化档案管理模式要经历一个漫长的过程，纸质档案转变为电子档案本身就是一项复杂的工作，虽然有高科技设备的帮助，也需要人工操作，在发展的过程中也需要不断的改进和完善。同时，档案管理人员的数字化管理意识也需要不断的增强，要明确档案数字化管理的意义，认真的开展数字化管理工作，使数字化的档案资源能够发挥应有的价值，为相关工作提供必要的参考依据。档案管理人员也要不断的探索新的档案管理路径，更新管理理念，完善档案管理设施建设，提高档案管理能力。

5）建立数字化档案管理平台。目前，我国的档案数字化平台正在探索和发展的过程中，要结合实际管理需求，并参考其他数字化平台的创建经验，完善数字化档案管理平台的功能。要根据具体的需求不断地增加平台的功能，从而提高档案管理服务的质量。在建设数字化档案管理平台的过程中，可以从两个方面着手：第一，满足平台功能需求。管理人员要在以往的工作中总结经验，针对一些普遍性、典型性的问题制定出科学可行的解决方法，不断的完善平台的功能。使数字化档案管理平台能够提供更高质量的服务，并且要保证数字化档案资料的完整性和安全性。第二，实现档案信息资源共享。数字化档案管理平台必须能够为使用者提供完整有效的档案信息，能够进行档案数据的传输和共享，并且要保证传输过程的安全性，建立安全高效的数字化档案管理平台，能够对于档案信息进行统一的管理，使用户在平台上能够自主完成借阅、打印、下载、权限查询等操作，提高档案管理工作的效率。

6）统一档案管理数据结构。档案管理部门在应用数字化管理技术的过程中，要以档案的需求为基础，对档案信息的数据结构进行统一，从而降低档案管理的难度系数，提高档案数据的完整性，促进数字化档案管理工作的顺利开展。在建设的过程中要统一规定档案的数据结构，同时也要与其他部门进行合作与沟通，规范档案数据调取、使用、录入、保存的操作方法，避免错误操作造成的数据丢失。档案管理部门也要完善内部管理制度，使管理人员在录入档案信息的过程中能够高度集中注意力，避免录入错误给档案使用者造成误导。

7）完善档案管理手段。近年来，信息通信技术发展迅速，并且得到了广泛的应用，为社会各个领域提供了便利的条件，档案管理部门可以利用信息通信技术来实现档案的数字化管理。管理者要更新档案管理理念，并且要深入地了解信息通信技术，将二者有机地结合起来，加快档案数字化发展的进程，扩大档案管理部门的服务范围。要加大在信息通信技术方面的资金投入，应用先进的设备和技术，提高档案管理的数字化程度，可以应用信息通信技术建立智慧档案室。智慧档案室中包含多个系统，如：自助借还系统、异常警报系统、门禁防盗系统、恒温恒湿系统、3D虚拟库房系统等。通过这些系统实现档案管理的全面数字化，能够完善档案管理的手段，并且能够提高档案录入的效率，使档案管理工作变得更加高效便捷。