档案立卷归档工作的改善路径探究

彭丹丹

（山东省济宁市人事考试中心，山东 济宁 272000）

档案是各个社会组织、事业单位、企业等在行政管理和运营过程中产生的极具储存价值的各种文件材料载体。档案立卷归档是档案管理的关键构成和核心内容，关乎馆藏档案和立卷归档档案文件的完整性，关乎档案的利用价值。因此，在新的发展态势下，采取行之有效的措施，优化立卷归档工作是大势之所趋。

1 档案立卷归档工作的价值

1.1 保证档案资源的真实性和完整性

立卷归档在档案管理工作中犹如“火车头”，对档案的真实性和完整性具备直接影响。完善立卷归档工作，应严格把关档案的数量和内容，核实档案资料是否完整，以便完整保存珍贵的信息材料[1]，杜绝工作纰漏；应全面掌握档案存在的缺失和措施，并将之递交相关部门纠正和修改，进而为档案管理奠定优良的基础。此外，在实际工作中，档案管理者应严格执行相应的立卷归档标准和规章制度，并对档案资源展开排序，进而对各种档案资料展开排序，为档案的规范使用提供条件。

1.2 提高内部管理效力

档案是各个单位决策过程中的关键参考材料，具备完善决策内容、提高决策科学性的价值。完善立卷归档工作，有助于档案管理工作的全面化、规范化和标准化，为决策工作提供关键依据[2]。档案管理者应借助科学的办法迅速整理和分类档案，并及时处理失去效用的方案材料，优化管理细节，以便为领导提供系统的参考材料。此外，完善立卷归档工作，能够提升档案的使用效率，缩减档案管理成本，提升内部管理效力。

2 档案立卷归档工作的现状

2.1 立卷归档意识薄弱

近年来，各单位信息资料的数量日渐提高，事务性工作陆续增多，但档案管理者普遍缺乏严谨的立卷归档意识，致使立卷归档工作不符合标准。第一，欠缺案卷目录和归档目录，立卷归档工作欠缺严谨性和规范性，存在严重纰漏；第二，档案资料的交接存在问题，致使某些资料长期无法归档；第三，文件归类欠缺科学性[3]，管理者在档案分类中未完全执行相关标准，导致文件凌乱，各种文件混合在一起，干扰档案检索效率；第四，归档不及时，致使档案材料在使用和传输中丢失，进而产生一定损失。

2.2 电子档案立卷归档欠缺科学性

经过长期的实践，国家档案管理领域纸质档案的立卷归档工作已趋于成熟，但电子档案立卷归档中依旧存在诸多问题，无法迅速适应现代化社会对其的基础诉求。第一，档案管理系统性能单调，处理影像、图片、声像档案的效率较低，依旧需要人工分类和编辑；第二，电子档案的处理标准和格式混乱，立卷归档质量较低，诸如：图片档案应统一应用JPEG格式，还是TIFF格式；声像档案是否采用原版原件等；第三，办公系统与档案管理系统之间存在共享和传输壁垒，难以实现文件的实时共享和自由传输。档案管理者在立卷归档工作中无法通过一个平台填充、收集所需的电子文件材料。

3 档案立卷归档工作的优化对策

3.1 构建健全的立卷归档机制

在新的发展态势，各单位针对档案立卷归档工作应创设健全机制，加强制度的约束性，分明权责、细化流程、健全内容，指引档案管理者以科学的手段展开工作。第一，明确工作职责。构建以档案管理部门为中心，其余部门配合的立卷归档制度。首先，必须创设前置处理任务，理清归档部门整理档案职责和事前处理专责，提高管理效力；其次，理清档案管理者在立卷归档和甄别环节的职责。对于存在缺陷、不符合标准的档案资料，必须及时阐明理由，并递交或退还相关部门，全面把控立卷规范的质量。第二，明确工作标准。以各种类型档案的特性为依据细化工作标准[4]，以“高标准、严要求”的工作态度把关立卷归档质量。第三，完善工作流程，统筹财力、物力和人力资源，精简立卷归档环节，提高其系统性，进而提高立卷归档的科学性、高效性和及时性。

3.2 强化档案管理者立卷归档意识

档案立卷规范质量的提高，与部门管理、工作者的配合密切相关。因此，各个单位必须高度重视档案管理立卷归档意识的强化。第一，提高宣传《档案法》及其相关文件的力度，提高相关职员和部门的责任心。第二，有机结合立卷归档、责任落实与绩效考核，有效解决归档不及时、目录不规范等问题，循序引导工作者形成优良的工作习惯。第三，理清工作交接项目，以档案材料交接表为依据保证工作与档案材料同步移交，为立卷归档工作做好准备。

3.3 优化电子档案立卷归档工作

现代化社会，改革单位在档案管理工作中应兼顾电子档案与纸质档案的管理，全面提高其管理效果。第一，优化档案管理系统，借助数据识别技术、大数据技术等处理和捕捉影像档案、图片档案和声像档案中的关键信息，降低人工工作量。第二，理清电子档案的处理标准和处理格式。普遍而言，声像档案应采用原版原件，特殊情况下，应采取一定手段证明其与原件相同，保证其真实性；图片档案应使用10M以上的TIFF格式，提高其清晰度。第三，借助相应的技术手段关联OA系统和档案管理系统，明晰访问权限，精简立卷归档环节，提高工作效率。

4 结束语

档案是一种具备特定效力和参考价值的材料资源，是各个单位对外联系交流的关键媒介，是各个单位内部管理的关键凭证。据档案管理实践可知，符合档案管理标准和诉求的立卷归档工作能够为未来档案的利用、检索和查阅奠定坚实的基础，提高档案利用价值。因此，档案管理者应树立终身学习意识，与时俱进，拓宽工作思维，不断创新和优化工作方式，有效探寻和处理工作中的问题，进而提高档案立卷归档工作的系统性、科学性和规范性。