不动产登记档案利用服务的优化策略分析

陈 卿

（哈尔滨市不动产登记交易档案中心，黑龙江 哈尔滨 150028）

不动产登记档案具体包括不动产登记簿和登记时的原始资料，是物权的重要凭证。近年来不动产市场交易频繁，不动产档案发挥着越来越重要的效能。随着不动产登记档案利用率的增长，不动产登记部门需要重视不动产登记档案利用服务水平的提升，为不动产档案价值的实现打下良好的基础。

1 不动产登记档案的性质

1.1 法定性

不动产档案是在不动产权属登记过程中形成的重要信息和资料，在不动产物权的重要证明材料，具有较强的法定性。而且借助于不动产登记档案也能够从法律上保护不动产权利人的合法权益。

1.2 唯一性

在不动产登记工作中，其包括的内容较多，但不动产自身即具有唯一性，因此在登记过程中是针对不动产的具体情况进行详细记录，这也决定了不动产登记档案的唯一性特点。

1.3 凭证性

不动产登记档案与不动产一一对应，是针对不动产信息的详细记录，具有原始性特点，能够对不动产权属进行准确反映，这也使不动产登记档案体现出重要的凭证性特点。

2 不动产登记档案利用服务现状

2.1 查询利用需求的变化

近年来不动产市场蓬勃发展，随着不动产交易数量的增加，档案查询和利用率也随之增加。但由于相关工作人员数量较少，这必然会对服务效率和质量带来较大的影响。另外，当前在不动产档案查询利用过程中，具体需求发生较大的变化，查询利用的目的更加多元化，而且查询利用主体之间在权限方面还存在较大的差异，这也迫切需要优化不动产档案利用服务，更好地满足查询利用需求。

2.2 数字化管理滞后

不动产登记档案涉及的内容较多，而且分属于不同部门。近年来虽然成立了不动产管理机构地不动产进行统一管理，并对档案进行了合并，但由于时间较短，纸质还没有完全实现数字化转化，数字化管理滞后。同时系统合并担，各部门的数据整合和共享还不完善，存在条块分割的情况，档案数据格式不统一，这也对档案利用带来了较大的难度。

2.3 存在信息安全隐患

由于不动产登记档案中记录了一些隐私信息，在实际档案管理工作仍存在部分工作人员利用职务之便泄露个人信息的情况，也有违规查询信息的情况。甚至存在部分工作人员调离岗位后查档权限没有及时关闭，从而导致泄密风险。另外，在不动产登记档案查询和管理工作中，一些先进技术的应用虽然为档案查询和管理工作带来了诸多的便利，但同时埋下了信息安全隐患。

3 不动产登记档案利用服务水平的优化策略

3.1 创新利用服务方式

不动产登记档案利用服务工作的开展，需要以不动产登记信息管理平台为依据，充分的运用互联网技术，并借助于自动查询终端，实现不动产档案信息的有效查询。具体可以启用自动查询机，从而为不动产档案利用者提供更便捷的信息查询服务。同时还要重视自动机查询服务的不断改进，在保证查询服务效率的基础上，进一步保证档案信息利用安全。并根据实际工作需要，增加查询业务种类，从而由自动查询机分担部分窗口业务量，并合理对自动查询终端进行布局，从而实现全天候的查询服务，这不仅能够为公众节省查询等待时间，并能够进一步促进档案利用服务质量和水平的提升。而且在实际工作开展过程中，还可以借助于微信公众号、网站及APP等平台设置不动产登记信息查询端口，保证服务的便捷性，更好地满足群众的实际需求。另外，还要重视不动产利用服务方式的创新，努力提高查询和利用的现代化水平。并运用人脸识别技术绑定身份，开展个人不动产网上查询业务，具体查询结果可以以证明照片的形式发送给查询人。

3.2 加快推进不动产登记档案的数字化

不动产统一登记后，由于两证合一，而公众利用中利用率最高的即是房屋登记档案和地籍档案，这两种档案的分散保管给公众查询利用事定数诸多的不便。因此两证合一推进过程中，不动产登记档案和土地档案实现统一管理，这就要求不动产登记机构要对接收的档案信息实现全部数字化扫描，实现不动产登记档案的数字化，这无论是对于日后查档利用还是异地调取档案信息都具有极为重要的意义。

3.3 完善相关的制度

随着政府职能的转变，在当前不动产档案利用服务工作开展过程中，需要将“让群众少跑路”作为工作的重点。因此不动产登记工作开展过程中，需要重视部门协作，实现信息的共享集成，针对不动产登记办理流程进行优化，尽可能地压缩办理时间，提高工作效率。在实际工作中，需要对档案利用工作进行规范和优化，并对不动产登记利用服务相关法律法规进行梳理，积极结合自身的具体情况，构建完善的制度体系，并针对公众各式各样的查档问题，制定具体的工作指南，全面提高不动产登记档案的查询和利用率。在实际利用服务工作实施过程中，还需要制定窗口服务行为规范准则，严格规范窗口服务人员的行为，并做好责任落实工作。定期针对窗口服务人员开展业务培训和业务技能考核，构建多层次的人员培训机制，确保服务人员整体素质的提升，并通过打造一支专业技能过硬及素质强的档案管理队伍，促进不动产登记档案利用服务的转型升级。

3.4 保证不动产登记档案信息安全

在不动产登记档案中，由于涉及较多的隐私信息，特别是不动产权利人的个人信息需要加大保护力度，避免出现信息泄露的呾。这就需要在实际利用服务工作中，需要以保证档案信息的安全作为前提和基础。严格遵循具体的法律法规，同时不动产登记档案管理机构也需要制定具体的保密机制，特别要强调计算机系统使用和信息管理中的安全问题。针对员工开展不动产档案信息安全保密教育，对于入职和离职人员需要签订保密承诺书。另外，还要做好档案信息系统的安全防范工作，避免出现档案信息泄露的风险。

4 结束语

在社会快速发展过程中，不动产登记档案的重要性越发凸显出来，为了能够更好地满足公众对不动产登记档案查询和利用的需求，需要做好不动产登记档案利用服务工作。在实际工作中，要求档案管理人员要增强自身的服务意识，并在实际工作中创新档案服务模式，全面提高服务的工作的效率和质量，更好地满足公众的利用需求，实现对公众切身利益的有效维护。