高校毕业生档案管理工作实践与研究

陈江颖

（成都人才服务中心，四川 成都 610015）

高校毕业生档案中涵盖了学生在校期间的所有表现，集中体现在学生的学习状态、精神面貌、实践能力以及实习经历等多个层面，在大学生择业、就业等方面起到了决定性作用，也为用人单位提供了客观真实的评判依据，有助于全面了解与掌握大学生的个人能力、思想道德素养、创业创新意识等基本素质，为毕业生就业工作的选择提供了可靠参考依据。因此，高校必须对毕业生档案管理工作予以高度重视，为毕业生提供可靠的服务保障。

1 高校毕业生档案材料的意义

对于每个即将毕业的学生而言，毕业档案的去留问题具有重要现实意义。高校毕业生档案作为学生的学籍档案，在其日后就职和个人发展中发挥了至关重要的作用，并且毕业生就业后在学校中的学习档案也会成为人事档案的重要评判依据。其中毕业生的档案中主要包括入校期间各类登记表、学习成绩、在校奖惩情况、入党志愿书、历年体检报告以及毕业生报到通知书等重要材料，并且以上信息会在毕业生档案的封皮中明确显示。实际上毕业生档案中详细记录了学生时期中的所有记录，具有宝贵的财富价值，在毕业生日后入党、考研、报考公务员、参军入伍、人事调动、职位晋升、社保申办以及年假审核等方面均有着关键性影响。与此同时，毕业生档案将会伴随着其从学校走入社会工作岗位，陪伴着学生迈入全新的发展阶段。因此，学生毕业离校后，无论是否就业，不论用人单位是否需要审查学生档案，档案都是象征着其身份的档案，要避免以无谓、敷衍的态度放弃档案的管理。另外，毕业生还应及时将自身档案存储在享有人事档案管理权的用人单位、社会人力资源保障部门以及人才服务机构，从源头上避免后续可能发生的档案纠纷问题。

2 当前高校毕业生档案工作现状分析

1）毕业生缺乏对个人档案的正确认识。在人事制度不断深化改革的形势下，一部分私企工作岗位严重偏离于人事档案管理工作轨道，不利于发挥人事档案在人力资源开发中的最大化作用。与此同时，部分高校毕业生片面性地认为档案在现实生活中无明显用途，企业招聘人才时注重的是业绩而非档案，致使高校毕业生对人事档案的重要性认知不足，甚至出现弃档、死档、断档等不良行为，对高校毕业生个人工作后期造成难以挽回的损失。此外，高校学生临近毕业后，有些学校会将学生档案交由其自主保管，而部分学生出于好奇心违规打开密封档案，但实际上学生不具备开封档案的权利，这种行为也会对其日后个人发展造成消极影响。

2）高校毕业生人事档案管理的不规范现象。目前大部分高校毕业生的档案管理体制仍有待完善，相关档案管理部门也并未结合实际情况制定具体的实施细则，致使整个毕业生档案管理工作流于形式，档案管理人员仅 片面性地充当档案保管人的角色，以学校或接收时间为标准，将原档案袋编号入库，并未对相关档案管理资料及时进行归纳与整理。这种不规范的操作行为不但无法保证档案信息的真实性和完整性，长此以往还可能导致档案管理混乱，甚至发生丢失档案资料，误装档案材料等问题，在一定程度上弱化了人事档案管理的严谨性，对后续高校毕业生档案管理工作的顺利开展造成了一定的阻碍。

3）档案管理工作效率不高。目前大部分高校档案管理人员的综合素质并未达到相应的要求和标准，对于档案管理的信息化建设也仅局限于检索和查询等功能模块上。另一方面，部分高校的网络信息化建设远无法满足新时代发展需要，并且其档案管理人员也多半为兼职，工作任务仅停留在日常简单事务处理方面，尚不具备良好的创新性思维，也未在档案管理工作中积极引入市面上衍生出的新技术、新理念以及新设备，无法从根本上保证高校毕业生档案工作效率。

3 加强高校毕业生档案工作的建议

1）档案意识的培养。首先，高校可积极为毕业生提供档案咨询服务，充分利用先进的技术手段加大人事档案宣传力度，要求毕业生对人事档案的性质、地位以及作用有基本了解和认知，使全体高校毕业生充分认识到人事档案在其日后个人发展中的重要性，尤其是在就业和工作岗位晋升、评定职称中起到的决定性作用。其次，档案可直接反映出毕业生的综合素质，相关用人单位也以此作为评判依据综合评价毕业生的专业素养，也是定位毕业生个人发展方向的重要参考依据。

2）档案管理者队伍的建设。档案管理人员作为高校毕业生档案信息化建设的主体对象，在整个档案管理工作中起到了决定性作用，但部分高校在专业化人才培养方面的意识仍有所欠缺，也未积极组建经验丰富的信息化档案管理者队伍。基于为保证高校毕业生档案管理工作的质量，必须从档案管理人员专业素养的提高方面着手，要求其具备良好的责任意识和敬业精神，发自内心地投入到自身工作岗位，充分认识到档案管理工作对毕业生日后就业发展的重要性，为人力资源开发工作的有序开展提供基本保障。另外，高校还可以定期组织现有管档人员参加技术培训活动，强化档案管理者队伍建设，要求其不断拓展档案管理知识层面，熟练掌握毕业生档案的现代化管理手段，整体提高档案管理的专业化水平。

3）建立独立完整的档案管理系统。推动高校毕业生档案管理实现规范化和标准化发展，有助于提高毕业生、学校、用人单位之间点对点的沟通效率，为高校毕业生的双向就业选择提供强有力的支撑。因此，相关高校必须不断优化与改进档案管理工作模式，灵活运用先进的科技手段，建立独立完整的档案管理系统，充分发挥现代科技手段在档案管理工作中的实效性价值，最大限度地提高高校毕业生档案管理工作效率。首先，不断创新档案管理模式。从管理理念、管理手段等方面着手调整与改进档案管理工作的各个环节，重点关注档案资料收集、整理、鉴定以及保管等工作事项的规范化处理。其次，加强档案管理信息化建设，要求档案管理工作人员灵活运用信息技术手段提高档案借阅归还的效率，在减轻工作负担的同时提高档案管理工作的安全性和可靠性，并适当加大高素质档案管理人员的选拔力度，通过提高工资薪酬和待遇的方式避免档案管理人才的流失。真正为毕业生提供良好的档案管理服务。此外，在毕业生档案管理信息化建设中，相关高校还应有意识地加大软件、硬件设备的投入与研发力度。

4 结语

在现代社会化发展进程不断加快的背景下，高校大学生之间的市场竞争愈发激烈，致使其日后面临着严峻的就业考验。但当前大部分高校档案管理工作中仍存在亟待解决的问题，尤其体现在毕业生的档案意识淡薄、管档人员操作不规范等方面。基于此，高校必须坚持“以学生为本”的原则，及时处理档案管理工作中存在的问题和不足，通过提高毕业生对档案管理工作的认知、优化档案管理工作流程等有效措施，保障毕业生档案管理工作的有序进行。