提高档案管理科学化水平的有效途径研究

孟祥芳

（昌乐县宝都街道民生保障服务中心，山东 潍坊 262400）

1 前言

区别于传统的档案管理模式，现代档案管理越来越倾向于电子化和信息化，以适应信息时代不断发展的要求。如何整合管理国家发展进程不同时间点的信息，为经济发展和文化建设提供支撑，是我国档案管理事业亟待解决的问题，档案管理的任务仍然任重道远。

2 当前档案管理的现状及问题

2.1 档案管理以传统模式为主，信息化水平低

虽然档案管理的相关软件已经开始投入使用，但受制于不同地区的发展水平和信息化情况，档案管理软件的使用在地区间存在不均衡。另外，档案管理在软件和数据上缺乏统一标准，这就造成了虽然大多数管理部门初步实现了信息化，但实际上信息的共享和互通仍然非常困难，因此在本质上档案管理还未达到信息化的要求。

2.2 档案管理理念的更新未跟上时代脚步

从理念上而言，很多档案管理人员思维仍然偏传统，认为档案管理是经济建设和社会发展的辅助部门，从观念上就天然的降低了重视程度，在档案管理上只停留在将档案保存完整即可。但事实上在信息化时代，档案必须按照科学的标准和流程进行管理，以满足信息经常性的使用需求。

2.3 档案管理人员培训少，综合素质低

档案管理一般需要接触科学先进的管理软件，如果没有足够高素质的人才以及高要求的培训，档案管理极其容易出现纰漏。但现实情况是，档案管理人员的培训常常成为被忽视的环节，部门把更多的资源和精力投入到了能够创造经济利益的部门，进而使得档案管理人员的综合素质难以满足科学化档案管理的需求。

3 提高档案管理科学化水平的有效途径

3.1 更新理念，建立档案管理评估体系

档案管理的科学化首先要求档案管理人员在理念上进行更新，在信息化时代，档案并不是“死”的，不是仅仅被整合和保存完好就能符合工作要求，在信息化时代档案是“活”的，需要在各个部门或组织间流通以实现信息共享，因此档案的管理必须严谨规范，而且要便于调用。在管理模式上，要根据不同岗位的特点和要求制定岗位说明书，每个岗位都有明确职责，并对每个员工的管理水平要定期评估，防止出现工作失误，以及在发生问题时及时追责到个人，这样才能促使员工提高对档案管理的重视程度。在评估体系之后，也应建立相应的奖惩标准作为辅助，对于工作效率高，认真完成管理任务的员工给予奖励，对于工作态度差，工作中出现失误的员工给予批评，只有这样，才能提高员工的工作热情以及细心程度，从而保证档案管理的科学化水平。

3.2 加快档案管理信息化和标准化建设

区别于传统的档案管理模式，新时代档案管理的模式核心是信息化和标准化，这是时代发展对档案管理提出的必然要求。首先，“工欲善其事，必先利其器。”要想促进档案管理的信息化程度，基础设施的完善是首要前提。档案管理部门应该完成部门设备的更新换代，比如现代化的档案保存室以及先进的档案管理软件等，引入专门的档案管理系统，这样才可以保证档案保存完好的同时提高管理效率。另外，档案管理也要建立和遵循统一标准，已完成档案转移时的承接和保存工作，避免因为各地或者各部门档案管理标准的不同造成信息混乱和效率低下。另外，我国相关部门也应该出台档案管理方面有关具体标准，为基层档案管理人员提供参照，避免因各地标准不同而出现的档案管理无序状态。档案管理必须符合国家标准，档案移转也需要有特定的文件和流程才能进行，这样才能保证档案管理日常工作的有序进行，从而使得档案管理更加科学。

3.3 加强培训，提升档案管理人员的职业素养

不管多先进的信息管理系统或者基础设施，都离不开档案管理员工的现实操作，因此，员工的技能培训和职业素养教育是档案管理科学化的关键一步。档案管理部门应当使培训工作成为常态化，定期对员工进行针对性的技能培训，帮助档案管理人员掌握信息管理系统等其他设施的使用方法，在日常管理过程中提高工作效率，以适应新时代科学化管理工作的标准。另外，职业素养对于档案管理也极其重要。因为档案管理工作要求精确化和严谨性，很多时候档案本身并不存在其他复制品，因此如果档案在管理过程中丢失造成的损失将非常巨大。因此，培训人员必须告知档案管理员工档案管理的要害，提高员工的认真程度，增强他们对档案管理工作细节的重视，了解相关的行业准则，并通过先进的管理技术完善自身的管理工作，进而促进档案管理工作的效率最大化。

4 结语

在信息化和大数据时代，档案管理的重要性不言而喻。但现实中我国很多档案管理部门仍然存在管理理念落后，人员综合素质低以及信息化程度不够等诸多问题。为了使档案管理工作从在传统模式的束缚中转变出来，必须要转变档案管理理念，建立档案管理评估体系，对员工的工作水平进行评估，以及做好档案的信息化和标准化建设，以及员工的培训工作，从而应对时代的要求和挑战