事业单位人事档案管理必要性与具体策略

2021-04-14何赟

卷宗 2021年20期

何赟

（海南体育职业技术学院，海南海口 570203）

我国不断的深化改革市场经济体制，同时也在积极的转变事业单位的社会职能，为了维护事业单位稳定向前发展，应该加强人才队伍建设。人事档案是事业单位档案管理中关键性构成，对单位人员的工作状态等等进行记录，具备真实性、可靠性、客观性、全面性等特点，事业单位可以将其作为人才选拔、干部晋升的有效指导。事业单位管理者应该高度的重视人事档案的价值，考虑到自身发展实际，运用针对性的举措提升管理质量水平。

1 事业单位人事档案管理必要性分析

首先，有助于将单位管理能力增强。事业单位档案工作中，重要的基础性内容就是人事档案，将全部员工基本信息资料进行记录，属于事业单位进行人才利用和选拔的重要依据。对于人事档案科学的管理、高效的利用，可以促进优化调整单位的各项管理流程、工作环节，让管理工作更加科学合理、稳定有序，进而将事业单位的管理能力进行强化。

其次，促使对于人力资源配置进行不断优化。事业单位发展中，重要的支撑就是人才，经各岗位人员的密切配合，将相关工作有效完成。人力资源属于事业单位向前发展的前提基础，当前社会人才竞争异常的激烈，事业单位优化人力资源配置中，通常就是运用内部的提拔、外部的引进两种模式。对于人才的选拔，可以通过查看人事档案，提供重要的借鉴，科学的管理人事档案，促使将员工的优势和价值体现，促进岗位配置更加合理，确保人尽其才。

最后，实现动态化的追踪员工。当前处于知识经济时代中，人才的素质水平，决定了事业单位的发展走向。人事档案中，对于员工的工作表现、工作绩效、奖惩情况、经历信息等进行记录，属于员工提升自我的关键性记录。单位的领导通过观看人事档案，及时地了解到员工的思想、工作能力等，达到动态化的跟踪员工的效果，促进单位更有效的挖掘人才、储备人才，高质量的利用人才。

2 事业单位人事档案管理的具体策略

2.1 构建完善的管理制度

各项工作顺利实施的基础就是制度，科学完善、严谨合理的制度，可以带给管理工作重要的依据。人事档案管理工作具备繁琐性的特点，为了防止工作产生混乱，提升档案资源的真实可靠性，就要事业单位密切的考虑到自身工作需要，提出科学的管理制度。

首先，对于制度的制定，应该综合考虑员工的意见、建议，确保制度具备较强的实用性、可操作性。同时形成完善的制度体系，其中包含人事档案管理的诸多内容，尽可能细致化的呈现。其次，管理制度并非一成不变，需要按照实际的工作情况灵活的调整制度，让所落实的制度具备较强的针对性。人事档案需要较高要求的真实可靠度，所以在档案的收集、整理、归档、利用等程序上，应该保持严谨认真的态度，全部资源要充分的保障真实性、客观性、完整性、权威性[1]。另外，事业单位内部，需要做好思想建设工作。人事档案的价值性不断提升，事业单位应构建专门管理机构，避免附属于档案室、人力资源部门，工作的展开应该独立性进行。而且单位领导、档案人员、其他的员工，均应该革新传统的思想，高度的重视人事档案，做好内部宣传，稳定落实各项工作。档案人员是管理工作的主体，应该解放思想，与时俱进，加强创新改革，运用国内外先进的、有效的管理模式，对于管理制度、管理程序和内容等优化，达到满足自身发展的目标。

2.2 完善档案管理的基础建设并合理采集人事档案资源

人事档案管理工作应该获得事业单位上级管理者的高度支持，各方加强交流，并且投资成本，引入先进的人事档案基础设备。比如事业单位内部构建人事档案管理工作室，购入并运用新型的品质优异的档案存储箱，内部安装防潮装置、消防安全装备，防范档案受潮、软化等问题。人事档案需要定期的查阅，保障安全以及存储有效。

采集人事档案资源期间，真实客观的采集员工的个人资料同时，也应该重视创新化、多元化的采集人事档案资料的内容。人事档案管理中的资料采集，应该保持负责严谨的态度，以前瞻性的眼光，对资料信息的真实性、准确度辨别，出现不符合于资料信息的信息，尽快反馈给上级部门，并且重新的采集，避免人事档案源头产生纰漏的问题[2]。

2.3 提升人员的综合素质水平

档案人员属于管理工作的执行者，其业务能力、职业素养、综合素质水平，密切的关联于最终的管理效率和质量。事业单位应该运用科学的举措，将档案人员的能力、素质提升，形成专业化的、工作能力较强的现代管理队伍。

构建档案管理人才队伍期间，需要在内部挖掘高素质的档案人才，多在社会以及高校中，将具有专业背景的人才吸纳，促使管理队伍的不断充实，并且持续的完善。人事档案管理需要人员具备较强的业务能力，事业单位应该重视对人员的定期培训，培训专业的知识、操作信息技术的能力，同时还包括进行培养较高的道德品质、优秀的职业素养，将人员综合素质水平提升，可以更好地胜任岗位工作。另外也要采取合理的奖惩制度，奖励工作表现优异的员工，同时惩处工作态度不端正的员工，强化队伍质量。

2.4 合理运用档案功能并且增强人事档案管理的信息化

时代不断发展，事业单位的人事档案管理工作中，所记录内容向着广泛化的方向发展，同时注重档案资料的客观性以及可靠性。所以落实人事档案管理期间，应该对档案功能科学地运用，并且对于内部管理结构进行灵活的调整。即相关管理者，需要对人事档案的法律资料进行保留，扩充的人事档案管理的范围中，涵盖进员工的绩效考核、工作奖惩、社保缴纳等内容，及时的同步更新个人简历等指标，保障档案查询真实[3]。

事业单位的人事档案管理中，具备专业人才信息库，工作人员应该将人事档案管理的信息化提升，获得更高的人事档案运用效率。当前处于互联网信息时代背景中，需要做到与时俱进，科学的导入各类先进的信息技术，将人事档案的应用年限增加，比如，人事档案管理人员合理的融合起文字资源、视频资源、音频资源等等，同时可采购网络档案软件，提升人事档案管理的质量，采取先进的网络平台，将员工档案存储，减小人事档案的纸质成本，让人事档案管理工作的开展呈现出科技化、信息化以及便捷化的优势特点。

2.5 增强与人才服务机构的交流

社会各部门在一定程度上，推动了事业单位人事档案管理工作，其中人才服务机构的作用更为显著。所以，事业单位可以密切跟人才服务机构的协作、交流，吸纳其他行业的成功案例，创建优越的人事档案管理体系。人事部门应该将表率作用切实地发挥，深入基层，将自身的管理沟通能力提升，以多种途径促使人事档案的管理职能更好优化。