高校档案管理历史与未来发展趋势研究

2021-04-14邢月鹏

卷宗 2021年20期

邢月鹏

（烟台文化旅游职业学院，山东烟台 264000）

高校档案管理工作是很重要的，它真实地反映了学校不同时期的不同风貌。是对老师、学生和教学行政管理、科研有着特殊的意义。师生们可以通过学校的档案了解学校的成长历程和学校的文化，对于高校的建设是不可缺少的重要环节。如今，时代的进步和多媒体的发展，高校档案改革是必然的，从以往的纸质档案发展到与电子档案并重的局面。管理的现代化、科技化，使查阅档案更为方便和快捷，档案管理方式的转变也从另一面表现出了档案管理的历史。

1 高校档案管理工作对高校发展的重要作用

首先，高校档案记录的高效的招生、教学、科研管理等工作，对高校的教育事业发展起着重要的促进作用，对于高校的管理工作、建设工作提供参考，是教学评估工作的基础数据[1]。其次，高校的档案馆就是为了收集以上这些数据加以整合和整理，使之有序。将分散、单一的信息转化为集中统一的档案资料，提取出有用的信息，组成丰富的档案资源，为高校的管理、教学、科研等工作提供很强大的信息库。最后，高校档案管理的基础是高校管理工作，而档案工作的好坏又可以体现出高校管理的水平。总之好的档案管理工作可以推动高校的发展。

2 高校档案管理发展历程

2.1 初期发展

在新中国刚刚成立的阶段，我国的高校档案工作管理做得很不好，各种各样的资料和信息掺杂在一起无序而混乱，没有专业的机构和人员来进行整理，也没有专门存放档案的地方。造成这种局面的根本原因是当时的人们没有意识到档案管理的重要性，最终导致的就是很多重要的档案资料流失，给当时带来了不小的损失。这个时候，中央才意识到高校档案管理的重要性，采取了一系列的手段和措施，才使高校档案管理工作渐渐规范起来[2]。

2.2 新的面貌

高校档案管理工作开始有了新面貌是发生在20世纪50年代中期。国家档案局就在那时候成立，时间是1954年11月。到了1956年国务院颁布了有关档案管理工作的新规定，明确表明要集中统一管理国家档案。国家的重视，也使各个高校对档案管理工作也重视起来，高校开始设立专门的档案存放室和档案管理人员。可以看出来，高校档案管理从没有到有，从无序到有专人打理也是经历了很久。

2.3 观念提出

20世纪80年代高校为了便于管理档案，将文书和科技两个不同的档案室进行合并，使其成为一个综合的档案馆，这个变化让高校的档案管理工作进入更为规范的时期。上海交通大学和南京大学以及华东理工大学纷纷在1986建立高校档案馆，是中国建国以来首批建设档案馆的高校。在第二年，国家档案局发布相关文件指出了对于高校建设档案馆的几点意见，明确要求学校建立一个统一的全校档案管理室，废除两个档案管理室的体制。后一年我国档案管理法颁布实施，国家教委制订了高校档案管理的实施细则，第一次对高校档案管理提出概念。此举标志着我国的档案管理工作进入了统一管理的新时期[3]。

2.4 规范提升

直到现在，各个高校的档案管理工作越来越好，对于档案重要性有了更充分的认识。新世纪的到来，人类进入了一个高速发展的信息时代，高校档案的管理工作也在不断地发生变化。各个高校档案管理也在面临着转型，与时俱进才能不被社会淘汰。

在历史的大浪潮中，高校档案管理工作越来越好，进步也有目共睹，在当今，纸质档案和电子档案并存，大大方便了高校的管理工作。不难看出来，在未来高校档案管理会以电子档案为主。

3 高校档案管理未来发展趋势分析

根据国家档案局发布的有关指示，档案资源数字化是未来发展的新趋势。各个高校应该积极的朝着这个目标，早日做到“档案资源数字化、管理现代化、利用网络化的发展目标”。

3.1 信息技术的有机融合

现代科技将会成为高校档案管理工作不可或缺的一部分，使高校档案的收集更为方便和快捷，减轻工作人员的工作量，也对数据信息的广泛应用起到很好的推动作用[4]。

管理档案的工作人员将会越来越专业，都是经过专业的培训和系统的学过档案管理知识的人来担任，也会定期的对管理人员的素质进行培养，未来档案管理人员的队伍会越来越强，现如今已经有很多高校都意识到了专业人才的重要性，希望早日实现档案管理的专业化。就目前而言，高效的档案管理人才还是欠缺的。在未来，对管理人员的要求会越来越高，要求具备全面、综合的专业素养，不仅要求具备专业的档案管理知识，还要求在知识的结构上有一定的造诣。档案管理人才需要具备较高的语言文字水平，因为涉及文字的记录和整编，不仅包括汉语，还包括外语、少数民族语言等。并且对于历史要有一定的涉猎，有很广泛的知识面和知识素养，熟悉相关的法律法规[5]。

3.2 电子档案发展提升

传统的纸质档案不利于保存，时间一长，纸张会变色，文字记录会越来越不清晰。和传统的纸质档案相比，电子档案方便保存并且能很大的节省空间，但是电子档案管理具有不稳定性的特点，一旦遭到病毒的攻击就会毁于一旦。所以在未来，高校应该把怎么保护电子档案长期存在为档案管理工作的重点，提升档案管理的安全性和稳定性。

社会发展速度的加快，随之而来的是各种各样的信息也越来越多，依靠以往的手工登记模式会使高校档案管理工作越来越力不从心，还会出现很多问题，进行电子化档案管理，对各种档案进行管理就会方便很多，有需要了解档案信息的学生或者老师只需要在系统上输入关键词就可以找到自己所需要的信息，方便快捷省去了以往的很多步骤。在一定程度上降低了高校档案管理的工作量，不用再每天面对厚厚的纸质档案，对于档案的管理也会更具有条理性，节省了工作时间和提升工作效率。纸质的档案占用大量的空间，电子档案管理可以把这些省出来的空间运用到别的工作上面，让档案信息管理化更加有效，使高校等各方面的工作开展的更加顺利。