对于高校二级教学院教学秘书工作的思考

2021-04-12彭研焱路大勇

吉林化工学院学报 2021年6期

彭研焱，路大勇

(吉林化工学院材料科学与工程学院，吉林吉林 132022)

随着教育体制改革的不断发展，高校教学管理工作日益重要。在日常教学管理工作中，作为高校教学管理中的基层岗位，教学秘书是连接学生、教师、教务、学院之间的桥梁和纽带，是教学工作当中的服务人员，起到承上启下和协调沟通的重要作用。教学秘书的工作普遍具有较强周期性、流程性、规律性，但同时也具备工作量大且繁琐等特点[1]。要求教学秘书具备一定的工作能力，过硬的专业素质，以确保教学工作的顺利开展与有序地进行。结合自身教学秘书的工作经验，阐述对教学秘书工作的认识以及关于如何提高工作效率的几点思考。

一、教学秘书工作职能

教学秘书日常教学管理工作主要有：确认教学任务、培养方案的确定及录入、排课协调教室、学籍处理、期初/中/末教学检查、重修工作等。教学秘书在教务管理工作中的任务从期初一直延续到期末，需要严格地按照要求来进行教务工作的管理与运行。要确保每项工作的正常开展，教学秘书在整个学期中需要具备教学管理、沟通协调与督促等职能。

(一) 要做好管理教学工作

教学管理工作贯穿于整个教学环节，要确保每项工作的正常开展，首先需要具备管理能力[2]。从培养方案的制定及录入、日常教学调停课、实习实践、考试安排、日常教学检查、毕业资格审查等，教学秘书都应了解其详细的规章制度，做好日常教学管理工作。在每一项工作中，做到尽可能无误，以免发生教学事故，造成不必要的损失。在管理工作中要做到及时整理、汇总、归纳，如文件及时存档，针对在工作中出现的问题进行总结反思。与此同时教学秘书需要是教学院长的得力助手，负责领导交代的工作，做好传达、上报的工作。

(二) 具备良好的沟通协调能力

在日常教学管理工作中，教学秘书是连接学生、教师、教务、学院之间的桥梁和纽带，起到承上启下和沟通、协调的重要作用。如：确认教学任务的工作中，需要反复与各系主任沟通确认下学期的课程开设、任课教师、学时、学分上是否准确无遗漏；在教学资源有限的条件下，与教师进行沟通，安排好任课时间以及教室的使用情况；在发生特殊情况需要进行临时调停课时，及时传达给教师以及学生，以免发生漏课少课的情况；在学籍处理工作中，主要包括转专业、降级、学业警示等，每一项都需要与学生本人进行确认，通知其具体学籍变动情况以及后续需要准备的手续流程。涉及师生之间沟通的同时，还涉及学校文件的传达，因此沟通协调是教学秘书工作需要具备的职能之一。

(三) 具备一定的督促作用

由于每个学生的发展以及对知识的获取能力不同，因此就会存在个别学生懒惰甚至不能完成所学内容导致挂科、学业警示和降级等，因此在日常当中，需要经常与学生进行交流，督促学生选课、参加补考，以及对于学籍处理的学生进行督促学习等。同时教学秘书需要协助教务处督导组，进行相关的教学质量检查督导，如期初、中、末的督导听课，对毕业生论文、设计的抽查，以及学生对教师的教学测评[3]。教学管理与运行在督导的协助下，可以及时发现问题并予以解决，有效的执行与协助督导工作，可以一定程度上帮助二级教学院提升教学质量[4]。

二、教学秘书工作要求

(一) 具备专业的工作能力

教学秘书的工作看似简单，但却需要具备许多工作能力，如沟通能力、协调能力、全局意识、熟练的业务能力以及归纳创新能力等。在日常教务学习中，教学秘书需要具备良好的沟通能力以及解决问题的能力，面对不同的沟通对象，需要使用不同的方式方法[5]。教学秘书是教学院长的助手，面对领导时需要明白工作需要完成的内容，做好本职工作，掌握好学院的情况并做到及时汇报，协助领导完成教学管理；面对教师，需要协调好教师之间上课、监考等工作，以及教师遇到问题要进行及时有效地沟通，做到第一时间妥善解决并保证教学正常进行；面对学生，务必有耐心、有责任心，学生对于教务管理以及规章制度往往会存在很多疑问和不懂的地方，时刻以学生为核心，耐心倾听他们的问题并解决。由于工作的特殊性，教学秘书在处理一件事情的同时进行着多项事宜，许多工作事项没办法及时结束，需要不断地收集、统计、反馈、沟通、整理等[6]。因此全局意识尤为重要，只有具有全局意识才能确保没有遗漏，每一项工作可以保质保量地完成。而扎实的业务功底也是保证工作高效完成的基础，需要在掌握学校的教学规章制度的前提下，具备熟练使用办公软件以及操作教务系统的能力。

(二) 具备积极的思想意识

思想方面教学秘书必须具备坚定的政治方向与良好的思想觉悟[7]。必须认真贯彻党的政策方针，牢记为学生服务的宗旨，同时在思想上传播正能量，做到为人师表，引导学生正确的人生观。教学秘书工作繁杂，要想做好这份工作需要具有爱岗敬业的好品质，在思想上接受这个工作所具有的独特性，切不可因为是小事就松懈怠慢，甚至是忽略工作中的问题，得过且过。

(三) 拥有良好的心理素质

教学秘书的工作繁杂且枯燥，经常需要处理突发状况，这就要求教学秘书具有一个良好的心态。如排课、排考、计算教师课酬等工作时需要花费大量的时间，往往可能加班才能完成。教师与学生遇到教学相关事宜办理流程不熟悉、不理解等情况，通常会将压力转移到教学秘书身上。另外在日常工作中，会遇到别人不理解工作受阻等情况，类似的这些情况都会对教学秘书身心造成一定的影响[3]。因此需教学秘书具有抗压能力、自愈能力以及较强的责任心。面对困难解决问题的同时调整好心态，积极乐观地推进工作。

三、教学秘书工作现状

教学秘书工作是高校的基础工作，是高校教学管理团队当中重要的组成部分[8]。现今教学秘书的工作任务重且繁杂，服务性较强，在日常教学工作中如果出现缺位，整个教学院的教学将面临瘫痪的风险。尤其是专业数目较多的二级教学院，存在着教学秘书承担教务与考务双重职务，一个人想要独立完成日常工作，经常需要加班；教学秘书主要负责教务管理工作，教学管理是一门系统的科学，只有经过不断地实践、探讨、归纳，才能形成一个完整的体系，有助于管理更高效化、简洁化[8]。如今教学秘书的工作仍然受过去传统思想的影响，从人员的配备以及日后的培训等方面，没有足够的重视，深造学习以及晋升培训在高校中机会也很少，加上教学秘书往往身陷在日常管理工作中，没有大量的时间去提升工作能力，无法及时地获取更多的专业知识；除此之外，缺少特定的专业性教师承担教学秘书工作，存在人员流动性大的特点，引发教学管理缺少连贯性等一系列问题。由于岗位的特殊性质，长此以往容易对教学秘书造成心理压力以及消极的情绪等心理影响。会产生对自己地位和作用认识不足，面对问题害怕出错，对工作逐渐失去热情和耐心等。以此循环，造成工作中失误频率的增加，影响教学秘书自身能力的发挥以及对教学运行产生负面的影响。

四、如何提高工作效率的几点建议

教学秘书的工作具有一定的独特性，不仅关系到教师个人的职业发展，更对教学管理工作起到关键的这作用，下面就如何提高工作效率提出的几点建议。

(一) 建设稳固队伍

教学秘书一职，不论是以学生还是单位的角度，相比于任课教师、辅导员，其地位经常容易被忽视和轻视。很多院校教学秘书为合同工或临时工，经常出现频繁更换的情况。要保证其队伍的稳固，需从根本上解决人员流动大这一问题。教学秘书是一线最基层的教学管理者，设置专职岗位并建立一定的岗位责任制，建立专业化的教学秘书教师队伍，有利于二级教学院更好地开展教学管理工作[9]。高校编制促进高校持续发展，通过规划举措不断提升学校办学水平[10]。根据每个二级教学院的人员数目及专业性来设立专岗教学秘书，并进行统一岗前培训，建立一支专业化的稳固的队伍。

(二) 提升工作能力

在建立稳固的队伍之后，需要对教秘的工作能力进行评估和后续的培训。高校应统一对教秘进行岗前评估，根据评估来确定最终人员，并根据各人能力及发展趋势进行侧重培训。教学秘书虽然工作上具有极强的困难性与挑战性，但是由于负责的业务类型广泛且繁多，因此业务培训对于教学秘书工作具有极其重要的意义。系统的培训可以提高教学秘书对业务的掌握情况，面对日常工作可以更加系统化的完成。同时增加培训机会可以带来新的管理方法，从而提高教学秘书队伍的业务水平[11]。教学秘书在上岗前进行统一专业知识和业务能力的培训，教务处进行教学工作的整合汇总，由有经验的教学秘书进行经验分享学习，包括办公软件、教务系统、复印机、扫描仪等软件的使用，工作具体流程以及分享辅助教学管理的心得体会等。随着教学发展的需求，教秘应和其他教师和辅导员一样，不断地接受继续教育，可参加全国高校教学秘书培训等一系列的培训学习，接受新的思想及工作方法，结合各个教学院的特点，对工作方式方法进行调整与创新，协助教学管理工作的高效落实。同时教学秘书应结合时代的快速发展，信息化的优势体现于工作当中。可以使用微信、QQ、抖音等的网络工具，与学生建立联系与沟通，帮助于工作更好更有效地开展。

(三) 完善工作分配

以上提及应配备专岗教学秘书，但仍然存在着一些问题，如二级教学院专业人数过多，一个教学秘书没办法在工作时间内完成任务，或同时完成多项工作，这样就需要根据情况的不同配备教学秘书与考务秘书。教学秘书主要负责日常教学，考务秘书负责相关考务工作，其他情况可视各个教学院特点进行详细工作分配。这样就可以减轻教学秘书的工作压力，同时教务与考务秘书可以互相帮助与查缺补漏，不仅可以提高工作效率，也可以明确责任，提高教学管理与运行。

(四) 建立奖惩制度

为了更好地满足教学管理工作需要，以及调动教学秘书的积极性，学校应建立相应的奖惩制度。对积极工作的教秘进行奖励以资鼓励，如：与专业任课教师和辅导员一样，有“最美教学秘书”等年终评选，并给予一定的奖励。每学期可定期围绕学校教学管理规定举行知识竞答活动等，来调动教学秘书的工作积极性，同时可以促进共同学习与进步。对于工作懈怠经常发生教学事故的教秘，可视情节处以一定的惩罚，起到警示与批评的作用。