浅谈地震安全性评价项目档案的收集归档

田丽杰

(中国地震灾害防御中心，北京 100029)

0 引 言

地震安全性评价是防震减灾领域的一项基本法律制度，也是防震减灾工作的重要内容。随着经济社会的快速发展，核电、大型水电、铁路交通、输油输气管线等重大工程日趋增多和密集，这些工程事关国计民生、国家安全和人民生命财产安全[1-2]。地震安全性评价工作成果是工程抗震设防的法定依据，工作过程中形成的各种类型和载体的文字、数据、图像等，是各单位承揽、实施项目的原始记录，也是地震科学研究、工程建设的重要资料，具有长期保存和利用价值，作为档案管理人员，收集整理好地震安全性评价项目档案尤为重要[3]。

1 地震安全性评价项目档案的重要意义

地震安全性评价是工程抗震设防工作的一个重要环节，地震安全性评价报告是重大建设工程抗震设计的重要依据，地震安全性评价工作所获得的地震地质、地震活动等成果也可为该地区开展防震减灾基础性研究工作积累大量资料。地震安全性评价项目档案是总结、积累地震安全性评价工作的原始资料文献，加强地震安全性评价项目档案管理，有利于及时了解项目进展情况，也是今后行政管理部门开展报告质量检查、重大地震安全事故责任倒查的重要依据，还可为后续的地震孕育发生规律、工程破坏机理等地震科学基础研究提供宝贵资料，对防御和减轻地震灾害具有重要的作用和意义。这就要求档案整理归档严格、严谨、细致，确保档案的真实性、准确性、完整性。作为档案业务人员，有责任有义务收集、捕获、整理好地震安全性评价项目档案资料，为保障建设工程地震安全、促进防震减灾事业可持续发展做出应有贡献。

2 地震安全性评价项目档案的特点

2.1 专业性

地震安全性评价工作是在对建设工程场址及其周边地区地震地质、地球物理、地震活动等资料调查研究的基础上，按照相关规范采用科学的分析评价方法，给出工程设计的地震动参数和地震地质灾害评价结论的过程，其内容涉及地震地质、地震学和工程地震等领域，具有很强的专业性[4]。地震安全性评价档案的管理必须将专业性特点作为重要的依据，档案的整理、分类和归档都要建立在专业性的基础上。

2.2 成套性

每一个地震安全性评价项目，无论是核电，还是高层建筑等重大工程，从项目前期准备的商务谈判、参与招投标、合同签订，到项目实施过程中的方案制定、组织人员、现场调查和施工、数据采集、现场野外验收，再到项目后期的分析计算、报告编制、组织评审、获得批复、成果提交等等，形成了一套完整的项目档案，一个项目为一个卷宗，地震安全性评价项目档案成套性十分明显。

3 地震安全性评价项目档案收集归档的主要做法

3.1 领导重视是做好项目档案收集归档的基本前提

从地震安全性评价项目商务谈判开始，就必须明确项目技术总负责人为项目档案收集归档的责任人，并指定一名项目技术人员在项目技术总负责人领导下兼职从事项目档案的收集归档工作，涵盖招投标文件、中标合同、技术委托合同，项目任务书、会议文件、参会人员签到表，野外照片、租赁合同、雇工协议等。随着地震安全性评价项目的深入开展，项目的分项负责人，包括野外工作组组长分别为本分项工作的档案收集整理负责人，在档案管理部门的统一指导下科学收集、整理和保管项目资料。项目技术总负责人在研究部署项目实施工作的过程中，随时查看、询问档案资料的收集情况，在项目将要结束时，由承担任务的分管领导负总责，项目技术总负责人负责具体相关事宜，各分项负责人负责协调档案收集、整理、归档工作，层层对档案的建立、审查、督办负责到底，形成上下联动的工作机制。有了分管领导、项目技术总负责人、各分项负责人的高度重视和大力支持，在档案室人员和兼职档案员的共同努力下，项目档案归档工作就具备了基本前提条件。

3.2 健全制度是做好项目档案收集归档的根本保障

根据《档案法》和国家有关档案工作法律法规，在严格执行《中国地震局地震科技档案管理办法》等地震部门有关档案管理规定的基础上，并结合地震安全性评价工作实际，制定详细的档案收集归档制度，明确档案收集、整理、交接、保管、归档、统计、考核等要求，明确项目承担部门、项目负责人、项目参与人员、项目兼职档案员，以及档案管理部门、科技管理部门等各方职责，明确各阶段、各种资料归档的范围和时间，为项目档案资料的收集和归档提供有力保证。

3.3 全员参与是做好项目档案收集归档的坚实基础

从项目实施初期开始，就按照制度建立档案管理体系，每个项目配备兼职档案员，建立健全覆盖各有关部门、各分项工作的档案日常管理。首先由档案管理部门、项目技术负责人、兼职档案员进行档案法律法规宣贯及档案业务知识培训，使他们充分认识档案收集工作的重要性和使命感。然后按照管理制度对收集整理的范围进行明确，分工负责，分口把关。技术负责人、野外工作人员收集、整理第一手施工资料，并对其真实性和准确性负责；项目质检人员除收集、整理质量检测资料外，对施工资料负责审核；项目总负责人对技术负责人、质检人员提供资料内容的准确性、真实性、完整性进行审核；档案管理部门对所有资料的收集、编录、整理进行指导、审查、完备手续等审核把关。这些措施的实施和各责任人共同发力，就能使得地震安全性评价项目档案收集归档工作走上正轨。

3.4 纳入绩效是做好项目档案收集归档的有效保障

地震安全性评价项目因市场化明显，行业竞争激烈，项目绩效的发放是业务人员干事创业的最大动力。针对项目承担部门人员对资料归档意识淡薄甚至资料一拖再拖的现象，在制定的地震安全性评价档案管理制度、本单位的绩效考评等制度中，应明确规定档案资料的整理归档是项目能否通过验收的前提，并且纳入绩效考核评价体系，对于不按期归档或内容不真实、不完整的，要给予责任人及相关部门负责人相应的处罚，项目不能通过验收，年底的绩效也要相应扣减。通过这些制度和措施，才能有力地保证项目档案资料的收集和归档工作。

3.5 提前介入是做好项目档案收集归档的核心关键

项目实施的全过程就是项目档案资料的形成过程，项目档案也是项目完成质量的重要体现，必须确保每个分项、每项任务、每道工序的资料真实、准确、齐全。地震安全性评价项目合同签订后，项目兼职档案员即刻到档案室备案，档案人员及时把档案归档标准发放到有关人员手中，并说清楚应归档资料的内容、份数等。档案人员随时与项目业务人员进行沟通，及时了解项目进展情况，督促、指导项目业务人员正确积累、收集、整理项目资料。如有中间验收的，兼职档案员要提前告知档案管理部门，档案人员要主动参加，检查资料是否与项目同步、齐全、完整，及时发现并解决问题。项目验收评审前，要求档案人员对归档资料进行预验收，同时邀请相关人员对应归档资料的份数、内容进行全面审核，对不符合规范的资料不得进行验收评审，避免后续无法再收集资料的被动局面[5]。

4 地震安全性评价项目档案未来发展

4.1 地震项目档案发展方向

目前地震科技档案归档方式主要是以纸质和计算机管理为主，随着科技不断发展和改革的进程，档案单套制管理已迫在眉睫。地震安全性评价项目档案是地震科技档案的范畴，加强地震安全性评价项目档案的信息化建设是未来发展的必然趋势，也可为地震科技档案电子化建设奠定基础[6]。

4.2 电子档案管理的关键点

档案单套制管理对电子文件与元数据的要求很高，最基本的要求是真实、可靠、完整、可用。地震安全性评价项目档案最重要的内容是地震安全性评价报告，如何鉴别验收报告电子文件的科学性和权威性，需要建立相应数据库，采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，赋予电子档案唯一标识，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，保障电子档案安全可用，这些是地震安全性评价项目电子档案管理未来发展的关键点[7]。

5 结束语

地震安全性评价项目涉及环节多，专业性和应用性强，要做好项目档案收集归档并非易事，必须制定科学有效的管理制度，从项目商务谈判开始着手，形成领导重视、全员参与的局面，档案人员积极主动提前介入，明确奖惩措施，多措并举，才能确保项目档案收集归档的完整、准确、系统，才能实现为后续工程应用、科学研究和安全管理服务的最终目的。