高校图书馆馆藏纸本文献信息处置实践浅析

张冬林，钱素芳，邓后生

（兰州大学图书馆，甘肃 兰州 730000）

高校图书馆是学校的文献资源收藏中心，承担着为学校的教学和科研提供文献资源保障的任务。经过长期的文献资源收藏、采访、征集，有一定历史的高校图书馆，基本形成了一定规模的纸本文献收藏量。在长期积累下，巨量图书占据了有限的馆舍面积；一些低流通率、过时、破损、低价值的文献极大的影响读者借阅；还使得图书馆馆藏空间不足，致使新购图书无法及时上架。如此，图书馆藏书剔旧工作是一项适应时代发展、与时俱进的必须工作，是图书资源建设、图书馆设施文化建设的重要环节之一。

1 文献信息处置的概念

在现行收藏管理理念和国有资产财务管理下，“剔旧”并不能完全涵盖剔旧、剔除、剔复及图书移架的后续处置等概念。笔者检索业界科研成果发现，武汉大学信息学院黄如花团队对”我国公共图书馆文献信息处置制度研究“研究成果中关于公共图书馆“馆藏文献信息处置”的概念涵盖面较全，他们认为馆藏文献信息处置是妥善保存馆藏文献信息、充分发挥馆藏文献信息价值的前提下，根据社会发展需要，遵循一定的原则与标准，对需要处置的馆藏文献信息进行产权转移或注销的行为[1]。借用到高校图书馆剔旧工作来讲，界定仅包含对馆藏文献进行剔除和剔除后的文献信息进行妥善处理之意。高校图书馆对图书的”剔“是包含两个方面的，一是”剔旧“，就是从现有藏借阅一体的大书库移架到二线书库或者储备闭架书库；二是”剔除“，彻底的从图书馆流通状态中除去，并从国有资产管理中清除财产信息，图书基本上处于“死书”状态。基于图书剔旧工作流程的多方考虑，笔者认为，概念可以进一步补充为：“图书馆在妥善保存馆藏文献信息、充分发挥馆藏文献信息价值的前提下，根据学校学科、科研发展需要，遵循一定的原则与标准，对需要处置的馆藏文献信息进行剔旧、剔除、剔复和产权转移或注销的一系列行为”。

2 兰州大学图书馆文献信息处置情况

2.1 兰州大学图书馆文献收藏概况

兰州大学图书馆经历110 年的艰苦创业和不断积累，按照“保障教学科研、保证重点、保持特色、协调发展”的原则，逐步形成了文献总量丰富、类型完备、布局合理、特色明显、保障协同的文献资源体系。截至目前，拥有纸质文献360 余万册（件），涵盖理、工、农、文、史、经、哲、法、教育、管、医等十一个学科门类。馆藏文献在文史古籍及民族性、地域性强的图书收藏较为完备。另有电子图书60 多万册及125 个中外文数据库、视频资源、网上包库资源等。兰州大学有两个校区馆，疫情期间文献信息处置的工作在城关校区图书馆藏借阅一体的大流通书库四层楼进行。经过资源建设部和技术部数据对接，综合考虑到上架困难，图书时限较久，内容老化、影响读者借阅，尤其是疫情情况下图书馆员正常上班而不服务到馆读者的形势下，馆领导最终决定对兰州大学城关校区图书馆大开架书库进行文献资源处置工作。

2.2 兰州大学图书馆疫情期间文献信息处置基本情况

剔旧工作的基本规则是以2010 年为时间节点，2010 年以前的理工类、法律类、经济类图书不留复本的全部移架；语言、文化科教、社会科学、军事通过技术部调取近十年来零借阅图书名录不留复本的全部移架；移架图书的典藏状态从图书馆管理系统中全部修改到储备书库1；这些年文科重点建设的类目，考虑到体系的完整性，不予剔旧。但是这部分架位也是最满的，根本无法上新书。故此，为了减少工作量和便于管理，将三楼大套丛书下架到剔旧后相对宽松的一楼，三楼进行全层倒架梳理。兰州大学图书馆2017 年开始使用RFID 自助借还服务，为便于读者后期查检，所有移架图书都需进行架位二次定位。在具体的工作过程中，因为甘肃省疫情程度较低，2020 年4 月起图书馆正式对读者服务，这样人手又进行了分离，一部分人负责正常的开馆流通服务工作，一部分人员继续剔旧、倒架、整理工作。历经2020 年春季学期，移架工作全部结束，共下架14 万余册；四层全倒架或者微倒架工作全部完成；移架图书二次定位完成一层。

2.3 兰州大学图书馆文献新处置产生的影响

大流通书库移架十几万册图书后，书架满架情况得到了有效缓解，新书、借阅图书上架方便，此次对品相过差的图书基本上是一刀切的下架处置，架面上的图书以2010 年以后的图书为主，书库形象得到了有效提升；但是短快节奏下的移架工作，对于后续的工作带来了很大的压力，下架图书过多，原定的储备书库1 不能及时上架，影响了一小部分师生对这些图书的借阅；剔旧过程中没有分析榆中校区和城关校区图书馆相关图书的复本收藏情况，没有针对因内容老化、品相极差的图书及时剔除处置，导致后期工序稍有重复；因使用频率而造成的图书品相过差剔旧的数据没有提取数据报表，这项工作其实对文献资源建设部补藏大有裨益。

2.4 兰州大学图书馆文献信息处置工作的反思

长久以来，囿于工作量大、人力不足、牵扯面广等顾虑，文献资源处置工作总是处于被动忽视的状态中。应该制定明确的剔旧规章制度，使其成为季度、年度的常态性工作；基本的工作章程、工作流程、文献资源处置小组领导下的科学性管理必不可少。

2.4.1 剔旧工作应制定常态性文献信息处置规则

在新时代下，纸本图书剔旧原则和标准也在不断深化和拓展。以前常用的方法外观剔旧、滞架剔旧、文献半衰期剔旧、灰色聚类剔旧等方法依然是判断剔旧与否的基本考虑；除了这些常规剔旧方法外，利用各种新思想、新技术、建模、算法形成的图书剔旧工作的科学讨论在业界也多有累积。比如：聂飞霞利用利用Apriori 关联规则算法对图书馆管理系统中日常产生的数据进行建模运算及分析，科学的指导图书剔旧工作[2]。郝建军则运用管理学中的PDCA 循环来分析图书馆图书剔旧工作，规范剔旧过程[3]。还有张明基于图书盘点的智能剔旧系统的研究[4]和马栋平基于物联网技术的智能图书剔旧系统研究[5]都是借助信息时代新技术提出的图书剔旧的方法，在具体的操作中可以借取他山之石攻克难关。

在坚持文献的科学价值、学术价值、资料价值、使用价值为指导下，具体业务在实践中可以：

1）成立馆领导带队的各涉及部门的文献剔旧小组。

2）文献小组和校内专家、师生评议后形成一个可持续的、客观的、专业的、可操作的文献信息处置制度。

3）借鉴各高校图书馆多年的剔旧经验，按照图书的内容时效、外形品相、借阅情况、年限界定、数据库保障情况及学科建设需求制定适合本校图书馆文献信息处置章程。

4）协调好学校相关管理部门的国有资产报废手续。

2.4.2 剔旧工作要做好馆内各部门之间的联系和协调

兰州大学图书馆自1997 年开始现编目管理细则以来，关于传记的管理细则在编目工作和书库管理中出现了困扰：传记类图书一直按照被传人用罗马数字加以区分种数，一些特别名人的传记太多，既造成了编目老师编目过程中系统检索和跟号困难，更造成了书库工作人员排架困难，读者更是无法理解索书号；以周恩来传记为例，本馆收藏的种类已达116 种，以第48 种索书号表现形式为例：K827.7/37XXXXVIII，书标过长，排架困难，读者难以理解。可以考虑改为种次号后跟被传人姓名首字母加阿拉伯数字；其次，为便于从时限上快速判断图书的出版年代，在图书加工过程中在书脊上贴图书的出版时间。

2.4.3 剔旧工作需要微调馆藏资源建设政策

传统的资源建设工作是在馆藏政策的指导之下，按照年度采购经费及学科基本分配方案和图书价格等多项考虑采购、收藏。大多数情况下是采访人员在海量信息中人工选出合适的文献资源，长期的采访政策和工作经验对资源选择上影响较大。首先，除了精准而有效的选取常规必藏类科目外，对于一些阅众不明朗的图书，应借助大数据平台，在资源建设周期内分析读者需求数据，针对性的购买，使资源建设更加科学、客观和准确。其次，自2014 年以来，高校图书馆的纸电采购比变化很大，兰州大学图书馆目前购买的中外文电子数据库125个；除非处于捆绑采购和师生指定需求，部分图书应该考虑纸电取其一的采购模式；第三，对于已经在馆藏建设中比较制式的收藏范围，从长期的收藏借阅效果上查看，比如论文集和港澳台图书，从这次剔旧工作来看，大多都借阅为零，那么这类图书的收藏政策就要有所调整。

2.4.4 坚持纸本文献的“稳定状态和零增长理论”原则

藏借阅一体的大流通服务应给予读者舒适的空间，开架书库的藏书量应保持在一个稳定的状态，也称之为“零增长”状态。早在20 世纪70 年代业界就提出“藏书零增长理论”（Theory of collection zero-growth）,即藏书发展稳定状态理论，这是1975年英国的阿金森提出的。其中心思想就是图书馆不要无限制地增加图书的数量，应当在发展到一定规模时控制其增长速度，在入藏新书的同时相应地处理相当的旧书，从而使藏书的增长接近于零，使藏书发展保持相对平衡和稳定，故也称“零增长理论”。该理论对馆藏的精选、剔除和资源共享起到了积极的推动作用[6]。根据这一理论，在实际工作中就要形成每年的图书入藏应该形成一个新书入开架书库-时限书入储备书库-死书入密集书库的良性循环流程。为此，根据每年新书入各阅览室数量确定当年相关阅览室需要剔旧的数量；并按照剔旧规则有序逐架地毯式搜查；做好系统内馆藏调整情况的处置；同时和二线书库做好沟通，二线书库也要针对几乎已成滞架的图书进行书架剔除、管理系统剔除和国有资产清除申报工作，并完成物理位置转移，以保证剔旧图书可及时上架。彻底剔除的图书可以报废、转赠、甚至场馆允许的情况下密集放置并做好情形揭示。多校区图书馆情况下还要考虑基本复本的保留情况，不可两边一刀切的清架。

2.4.5 文献信息处置完毕，应该撰写当年度总结报告

总结报告应具有文献信息处置的完整细节：当年文献信息处置的原则；梳理文献信息的收藏物理空间范围和工作重点；工作起止时间和参与的相关人员；计划处置数量和实际处置数量及原因；借阅率较高造成的品相残缺而剔除的需补藏文献数据；连续出版物出现的中断册名；富有收藏特色的套书中的缺藏情况（这些信息可以帮助资源建设部及时补藏相关图书）；文献剔旧后的去向；图书管理系统剔除后文献的去向（转赠或废旧处理）及财产账面处置情况；文献处置工作中发现的问题及改进建议。

此外，图书馆信息资源管理系统的文献信息大数据提取要有保证。当纸本文献的处置工作理顺、常态化后，可考虑推行到中外文图书报刊、音像制品、缩微制品、数字资源等不同载体的文献信息，形成符合相应文献类型特点的文献信息处置章程。

3 结语

新时代新技术，图书馆文献信息处置工作必须建立一套行之有效的管理制度和工作流程。文献信息处置是现代化图书馆资源建设过程中的馆内二次建设和二次典藏调整；书库文献信息处置工作需要“时时勤拂拭，勿使惹滞架”。常态化的文献信息处置工作，既优化了藏书结构、释放了藏书和阅览空间，又加速了读者文献的查阅，使图书馆文献资源建设和典藏工作在动态中健康发展，提高了图书馆的服务效率和服务质量。