项目管理知识体系在招标采购管理中的有效应用

2021-04-10

工程技术研究 2021年4期

华杰工程咨询有限公司，北京 100000

1 招标采购管理阶段划分

项目管理知识体系将采购管理生命周期分为四个阶段：一是规划采购，也就是基于项目采购决策，明确采购方案，识别卖方；二是实施采购，也就是加强与卖方之间的交流，相互之间签订合同；三是管理采购，也就是对采购关系进行管理，对发生的各项问题进行纠偏；四是结束采购过程，也就是完成项目采购[1]。

1.1 招标采购规划阶段

在招标采购管理工作落实方面，招标采购规划阶段为全过程的启动阶段，该阶段是借助项目管理知识，完成招标采购目标系统的建立任务，确定招标采购项目管理方案。

招标采购需求分析就是结合项目的基础信息，包含但不限于项目规模大小、技术条件优劣，以及资金来源是否具体等，借助项目管理工作，使市场调查工作更具有针对性，对项目的各种影响因素进行深入分析，以提高招标采购管理方案的可行性。需求分析首先要进行项目信息的采集，在企业内部落实调研工作，加强企业各部门之间的沟通；同时，应重视市场调查研究的开展，明确各种影响采购的市场因素，并及时进行补充；之后进行详尽的需求分析。分析完需求之后，应制订招标采购目标，这也是项目管理任务的重中之重。

在招标采购目标的制订方面，应重视招标采购技术与管理条件的落实。基于对招标采购需求的分析，获得相关信息和内容，为后续招标采购目标的制订打下基础。同时，充分研究并分析招标采购目标系统。基于招标采购目标系统的不同特点，争取最大程度上提高招标采购的经济效益，在分析各种因素的基础上分解招标采购目标，以达到相互协调的程度，并识别有关技术，提高管理措施的可靠性。另外，在制订目标时，应重视目标层级和范围的不同，从而加强招标采购管理目标群体的多样化程度。最后，应确定招标采购目标重点和范围，合理安排招标采购目标重点[2]。

招标采购项目管理方案的编制步骤动态性较强，在落实层面应遵循以下要点：首先，应充分掌握项目信息；其次，应反复梳理招标采购需求分析结果；再次，应在明确招标采购目标的基础上，综合确定具体实施工作；从次，应保证将与招标采购管理密切相关的措施执行到位；最后，应将招标采购项目管理方案落在纸上，形成具体的指导要求。

1.2 招标采购实施阶段

招标采购实施阶段也是极为重要的阶段，始于招标策划，直到采购合同签约。其中会涉及对中标人的选择，相互之间会完成采购合同的签订。该过程需要不断反复进行，直到完成所有招标采购任务。具体而言，主要有以下几方面。

首先，应制订招标采购方案。只有提高招标采购策划的完善程度，才能使招标采购活动的科学程度达到标准。招标采购策划应包含采购对象情况、采购内容、采购范围，及采购过程中的重要节点、进度计划、工作周期、组织分工等。通常情况下，影响招标采购质量的各个因素之间彼此互相制约，提高管理方法的科学性也是招标采购项目实施控制的重中之重[3]。

其次，应对设置招标采购实施层面控制点的工作有足够的重视。依照项目管理过程管理的各项要求，以流程管理方式为主。依照招标采购流程，在明确招标采购关键节点和影响因素的基础上，针对性地设置控制点。需要注意的是，应在法律框架下保证控制点内容的设置符合行业法规与政策的要求，并有效预防风险，有效控制招标采购中可能面临的各种风险。

最后，应足够重视合同授予环节。该部分工作也是招标采购管理的组成部分，工作主要内容包含以下方面：一是在签约前充分分析合同；二是主持或者参与到合同缔约谈判过程中；三是应重视问题的发现和收集，对其中产生的问题，采取针对性措施纠偏；四是正式授予合同[4]。

1.3 招标采购履约管控阶段

招标采购履约管控阶段主要是保证中标人可以依照合同条款履行合同约定，此阶段工作包含履约管理、招标采购等内容。在招标采购履约管理方面，主要是对中标采购合同履约进行管理，同时跟踪式检查、审计中标人合同履约情况，并整合采购合同完成与中标人管理结果，将结果整理至管理体系，以使采购满足项目需求。

在招标采购控制问题上，首先，应重视检查考核的作用，检查主体来自企业内部。对企业层面而言，指的是企业依照国家法律以及行业法规、项目管理方案等若干内容，检查并考核采购团队工作进展，发现问题之后及时纠偏，保证招标采购活动能够顺利实施。企业应基于检查与考核工作，第一时间考核招标采购管理，以保证招标采购管理活动可以达到降低风险的目的[5]。其次，政府落实对招标采购的监管。政府承担着对招标采购行业进行监管的重要任务，要依照法律法规，聚焦于不同角度，依法开展监督工作，对招标采购活动实施管理。

1.4 招标采购收尾阶段

招标采购收尾阶段是招标采购总过程的最后环节，这一阶段可以验收采购工作与交付成果，完善招标采购遗留问题的处理工作，具体工作包含以下几点：首先，确认全部工作以及可以交付的成果，保证各方面通过验收，同时要及时对其中涉及的索赔问题进行处理；其次，应重视整理招标采购档案的相关工作；最后，要对招标采购进行总结和评价，以便更好地把握招标采购项目的执行情况，回顾并梳理其中的经验教训，提炼出具有理论价值的内容，将其作为日后招标采购的参考[6]。

2 招标采购项目管理措施

2.1 组织措施

招标采购工作具备较强的复杂性，因此应基于采购的逻辑关系，确定项目进度管理任务，编制相应的组织保障计划。招标人在接受任务之后，应充分结合项目特征，选择具有丰富工作经验的采购人员，通过科学的组织方式，逐渐提高工作团队整体的专业素养。根据招标采购工作的要求分解任务，将权责落实到个人。除此之外，应依照责任矩阵与工作分解结构内容，完成实施性人力资源计划的编制任务，提前判定采购活动中因各种资源投入，如人力、设备、材料等，而可能产生的费用。

2.2 技术措施

技术措施主要针对项目推进中的沟通，在个人与群体中实现信息的交换和传递，以求达成共识。沟通的最终效果主要取决于对方的回应情况，主要表现在内部与外部沟通两个方面。招标阶段主要涉及招标人、投标人、评标专家、管理部门等各个主体，若各主体之间的沟通不畅，则很容易出现较为严重的后果。实现顺畅沟通的基础是信息管理，信息管理可以加强管理行为的规范性，达到提高工作效率、防控运营风险的目的，促进管理绩效的完善。为此，应提高招标采购信息管理的标准化程度。招标采购信息技术重点包括多媒体计算机技术、计算机网络技术以及各类专用软件的应用[7]。

2.3 经济措施

招标采购过程中应重视成本控制管理，在保质保量、达到项目进度要求的基础上，应最大限度地降低采购成本投入。具体而言，应重视费用管理制度的建立和完善，保证审核与审批程序的正规性，同时在各类资源的使用问题上，尽量避免出现额外费用。另外，在人力资源方面，应科学安排，避免出现窝工以及长时间间歇工作的现象。也可以通过招标项目群管理的方式，实现信息资源的共享。