探析数字化时代的高校档案管理信息化建设

朱丽红

（河南艺术职业学院，河南 郑州 451464）

一、前言

现阶段，部分高校的档案管理信息化体系建设已经初具雏形，但是，下一步为了解决实际问题，规避安全风险，明确持续推进档案管理工作细化落实的方法和良好促进档案管理工作规范成熟的途径方面，仍然道阻且艰。这既是时代发展的必由之路，也是工作创新的有效方法，更是建设智慧城市的重要组成部分。

二、数字化时代档案管理信息化建设概述

档案管理的数字化探索起源于十九世纪初期计算机的发展和兴起阶段。后期，随着政府、企业和高校等部门的实践，相关的工作规章、制度和管理办法相继出台，并逐步完善。至此，高校档案管理的信息化建设工作开始受到广泛的关注和重视，并日益发展。

为了更好的发展和贯彻国家关于档案信息化建设的工作精神，落实相关的工作要求，高校在全社会发展信息化的大背景下，开始对档案管理信息化建设工作进行不断的创先和优化，并充分挖掘和发挥其潜在价值。一方面，档案管理信息化建设，能够方便管理者进行信息数据的优化集成，汇集多元素、多形式的数据种类，连接多方位、多种类的数据资源，全面展示数据集成价值，并发挥数据对于其他工作的基础性和关键性作用。另一方面，档案信息化建设能够方便使用者，包括高校教师和学生在内的各类工作者进行信息数据的检索使用，查找大范围、大体量的数据信息，筛选有价值、有用途的数据类型，全力提供数据流动价值，并方便数据储存和数据共享，提高学习和工作效能①。

三、数字化时代高校档案管理信息化建设发展的方向

（一）完善档案管理的数字化归档及价值综合测评

在高校档案管理信息化建设的工作中，数字化归档是前提和基础，直接关乎档案有效使用和健康发展的长远性战略目标。档案管理本身具有大基数，大体量的特点。受信息化发展的影响和数字化档案储存的便利性的影响，对比纸质化档案，数字化档案的基数或体量预计将呈现出若干数量级的飞跃。因此，需要严格把关档案管理的数字化归档，适时进行档案管理信息化工作的综合测评和价值鉴定，保证档案管理持续向着创新优化的方向发展。

结合高校档案管理信息化的主要问题，优化相关工作是比较有效的方式。

第一，数字化归档管理不严格。数字化归档管理应该从眼观收录把关入手，对于数据的格式，内容，质量进行高标准、严要求的控制，精细筛选，细致把控，杜绝不符合要求的数据归档，避免由此产生数据检索和使用的问题，进而影响档案管理信息化建设工作质量的提升。特别是要保证数字化归档的数据甄别经验化主义引发的数据不规范问题，尤其是对于部分偏僻地区，对一些精细问题进行个人化视角信息筛选。为此，应该制定客观的，量化的数据筛选标准，老老实实的按照标准执行，既要认真仔细，又要客观正确。

第二，数据审核机制不完善。档案管理的信息化建设从根本上来讲是属于基础性建设工作，其根本意义是为档案查阅或其他工作提供基础信息资料。因此，合理平衡档案管理的建设和使用问题，在实现二者的相互满足要求的前提下尽量精简转化，去劣留优是档案管理信息化建设的优秀模式。然而，多数高校对于档案管理工作的数据盛和工作存在机制不完善的问题，人工处理信息化问题操作繁琐，步骤复杂，效率低下，相关工作仍然没有建立有效的反馈评价机制。比如高校的某些档案录入，需要历经档案鉴定部门，审计部门和裁决部门等多方层层数据审核筛选，且均为人工审核筛选，难以平衡档案价值和效率的平衡。为此，应该在数字化归档严格管理的基础之上，缢缩人工数据筛选的范围，将标准化、固定化的数据输送向信息化筛选，并同时为开发化，不固定化的数据提供多重对比字段的参考，帮助减轻数据审核负担②。

（二）保障档案管理的数据信息安全

长期以来，档案管理的安全工作从来都是至关重要的，是推动档案可持续发展，保护档案价值的基础性措施。相比于纸质化档案管理，数字化档案的安全优势是能够避免火烧、雨淋等意外灾害因素所带来的的安全隐患，但随之而来的则是信息化领域的非法占用等网络人为因素所带来的安全隐患。为此，应该建立专门的档案管理信息化的安全负责部门，持续完善和监督档案管理信息化的程序安全系统和防火墙设置，全面保障数字时代的信息化档案安全。如果有条件，最好在提升防御能力的同时提升档案管理系统的主动溯源和主动攻击能力，对于访问档案的访客IP 能够最终路径的追根溯源。

另外，还建议及时完善数据保密实施方案，推行数据保密工作；完善数据泄露应急预案，明确数据泄露的处理方法和处理措施，以及如何将风险损失降到可控范围内。数字化时代的档案管理信息化建设发展的重点难题和突出困境即是如何保障数据信息安全，解决好这项难题将使该工作实现突破性进展③。

（三）强化档案管理的相关工作制度

当高校档案管理迈向信息化建设发展的道路，相关的工作，机构设置和工作人员配置均应该实现配套增值。比如，《高等学校档案管理办法》中对于档案管理工作人员提出“组织管理能力”的要求，指出参与高校档案信息化建设工作的工作人员应该具备开拓创新精神，不仅需要掌握档案管理的基础理论知识，具备突出的组织管理能力，同时还应该拥有扎实的计算机和互联网技术，以便积极应对档案管理中出现的各类问题。为了能够推动档案管理工作的推陈出新，不断进步，相关工作可以根据实际情况适当安排奖惩制度，以鼓励工作人员实现创新突破，避免形成传统观念上的档案管理工作消极怠慢的情绪和固执保守的作风④。事实上，参照部分高校的档案管理工作制度，均已将创新性指标列入工作人员的考核内容，力图在该领域创造新的局面，谱写新的篇章。

四、数字化时代高校档案管理信息化建设创新的建议

（一）社会化服务——学校、企业、政府三方监察审核

经过对机关、事业单位的部分工作开展实际情况的观察，引入社会化服务是合理的、有效的提升工作服务的方式。一方面，能够通过社会化竞争，促进相关领域的良性竞争发展，提高服务水平和专业水平。另一方面，能够通过第三方合作，督促服务质量落实到位，明确工作责任落实到位。“谁管理谁负责”的档案管理机制彻底激活了该工作的运作模式，几乎挣脱了现有的所有限制性发展因素，从资金、设备、人员和保障等多方面实现推动。

此外，为了能够在社会化服务的落实过程中出现档案管理的安全问题，高校方面应该严格落实公开招投标制度，认真筛选服务企业的相关资质，合理协调与的企业之间的关系，并完善第三方监察审核制度。通过政府第三方及时对企业的工作进行综合测评，并依照测评结果支付相关费用的方式实现全程监督监管，实现良性健康的发展。

（二）智能AI 建设——专业水平和人力资源的发展创新

在档案管理信息化建设的工作中，如何将被动地位转化为主动地位，实现攻守转化是彻底盘活发展模式的根本切入点。结合数字时代热度持续升温的智能AI 建设和档案管理信息化建设工作的特点谋求新的突破和亮点是值得探索的方向。智能AI不仅能够缓解人力资源的紧张化程度，同时还能够提升档案管理工作的专业化程度⑤。

（1）数据甄别筛选方面，对存档数据信息进行筛选；

（2）细化档案分类方面，对档案分类体系进行优化；

（3）档案检索方面，对档案信息进行智能化高效检索，并替代人力资源回答普遍存在的用户使用问题；

（4）档案安全方面，对档案系统进行24 小说全天候巡查，自动完善系统安全配置；

（5）在档案修复方面，根据“迈斯奈尔年龄鉴定论”修复超出适龄的档案，保证档案的价值不变。

（6）在档案共享方面，根据大数据发展原理和“布姆斯的社会分析与职能鉴定论”共享权限允许的信息，最大化档案的信息化价值⑥。

当然，智能AI 现阶段的发展水平仍然不能完全替代真人，发展虽先进，但有限。为了能够提高档案信息化建设工作的质量和水平，合理平衡智能AI 和真人之间的工作关系，以及高效性和精准性之间的相对关系，高校应该尽力在实践探索中完善工作分工，采取“AI+真人”的合作型档案管理模式处理问题。

五、结语

总而言之，随着数字化时代的到来，高校档案管理工作在信息化建设过程中，应不断探索崭新的发展方向，寻找创新发展的突破口。以档案管理信息化安全问题为重点，保障发展基础；以智能AI 建设工作为重点，促进发展创新。认真贯彻党和国家关于档案管理信息化建设的相关精神和要求，融合多元化发展模式，边探索边实践，边创新边优化，实现高校档案管理工作的可持续健康发展。

注释：

①秦周旋,刘辛.互联网+高校档案新业态的服务方式创新[J].科技经济导刊,2020(29):156-157.

②赵跃.大数据时代档案数据化的前景展望：意义与困境[J].档案学研究,2019(05):52-60.

③陈雪燕,于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型[J].山西档案,2019(05):24-32.

④缪文桂. 大数据时代地方高校档案信息化管理的现实问题与推进策略[J].办公自动化,2018(17):53-55+61.

⑤何庆.数字化时代推动高校档案管理信息化建设的路径[J].电子技术与软件工程,2018(06):232.

⑥韦卫.加强档案管理建设 促进学校持续发展——浅谈新形势下技师学院档案管理现状及规范化、信息化建设[J].档案学研究,2017(S2):116-122.