财务共享模式下事业单位会计档案管理的探究

周艳荣

摘 要：新时期下大数据等技术得以广泛应用，财务共享模式的价值也得以凸显出来。在单位财务档案管理中，通过财务共享模式的应用，能够促进财务档案管理工作效率的改善，促进财务档案信息价值的最大化发挥。如何在事业单位财务档案管理中应用财务共享模式，是一个值得探究的问题。

关键词：财务共享;事业单位;财务档案管理

从我国事业单位发展现状来看，有一部分事业单位应用财务共享这一档案管理模式。随着财务共享模式的深入应用，会计档案管理工作势必需要随之进行调整。因此，相关工作人员需结合财务共享模式深入探究会计档案管理工作，以提高会计档案管理工作的质量和水平。

一、财务共享模式简介

以互联网信息系统为支持，财务共享模式得以构建和运作，财务共享信息系统主要包含以下几个方面：一是网络报销系统，通过现代化技术的应用，以信息化、网络化的方式来开展报账工作，在线填单、业务审批、传送账单以及审核等，进程得以统一，信息共享透明度得到保证，财务信息得以高效传递，其安全性与真实性也得到保障。二是财务核算系统，可在线对账单进行编辑，在运作模式下账单信息自动生成，月末自动记账过账，报表得以生成，此种模式下报表生成的错误率得以降低。三是影像管理系统，以该系统为支持，能够对财务账单进行扫描，以电子账单为载体来传递信息。此种信息化流程下，数据传输模式有所变化，在电子档案生成的同时，能够存储账单电子信息并传送影像信息，账单审批更为便捷，整体管理效率也能够得到明显提升，审批工作效率也得以保证。四是资金管理系统，保证了资金结算、调用、收支管理的可视化，财政资金利用率得到明显提升，财务经营风险得以降低。五是电子档案系统，可在线管理财务档案，便于阅读和调用，财务档案管理成本也得以有效控制。

二、财务共享模式下事业单位财务档案管理的特征

从工作范围出发，财务共享模式下的财务档案有以下特征：一是从事业单位所在地流向财务共享服务机构所在地;二是在其发生转移的过程还伴随着其他工作线上的工作，包括财务档案收集整理、传递和流转过程管理、数据化、质量管理和风险控制、成档和成档后管理等;三是与以往的纸质财务档案管理相比，其工作范围向财务档案成档前的多个环节得到更进一步的延伸。

从工作内容的角度上看，财务共享模式下的财务档案管理涉及各个方面，具体体现在：事后收集整理;相应的标准制订和执行监督工;协调财务档案流转各个环节对财务档案中可能发生的各种风险进行甄别、处理、控制;包括财务档案信息的整合及多角度、全方位的有效利用;包括财务档案存储保管模式、标准的研制与革新。

从政策条件配合上来看，与现行相对落后的法律要求相比，财务共享模式下的财务档案管理仍然需要一定时间的磨合，因为它在对归档手段、管理观念和存储方式等的改革要求上存在一定差距;财务共享模式下的财务档案管理工作对政策方面也缺少认识，包括政策的方式、观念、范围、内涵、要求等，目前在短时间里想要有所突破还比较困难。

三、财务共享模式下事业单位会计档案管理工作存在的问题

调查研究显示我国部分事业单位会计档案管理工作仍采用传统模式，档案资料以月、季度或是年度为单位进行整理。传统的档案管理模式存在诸多不足，首先档案资料的收集、整理工作皆需依赖人力、工作量巨大，相关工作人员在执行工作任务时难免效率低下。其次，传统的纸质档案不容易储存，一旦遗失或是损坏，将对事业单位造成一定影响。早在2015年我国有关部门便对纸质档案管理提出要求，事业单位的会计档案资料保留时间被进一步延长，更是增大了档案管理工作的负担。事业单位采用财务共享模式之后，不仅这些问题可以得到有效解决，而且工作人员的工作负担被进一步减轻。虽然大部分档案管理工作人员已经意识到财务共享模式下会计档案管理工作的重要性，但因自身能力不足、经验匮乏，使得无法在管理工作中充分利用财务共享模式的优势，造成会计档案管理工作效率低下、质量不高的问题。

四、财务共享模式下事业单位会计档案管理工作的策略

（一）精确及时录入会计档案资料

为便于档案资料充分发挥作用，为事业单位的发展提供指导，应及时将会计信息录入事业单位内部共享系统之中，相关工作人员方可根据最新信息进行会计档案管理。同一个会计信息有两种基本形式，分别为纸质资料和电子文件，实现纸质资料和电子文件的共享同样大有必要。在录入会计档案资料的过程中，需要特别注意的是，事业单位可建立一个专门的管理团队负责会计档案管理工作，以便于及时发现和纠正资料和录入过程中的错误。同时，事业单位应注重对管理团队的培训工作，发挥培训作用提升团队专业素养和管理能力。除此之外，事业单位可加强会计档案管理工作中的信息建设，善于利用信息技术为档案管理服务，进一步提升会计档案资料录入的准确度和自动化程度，最终提升会计档案管理工作的效率。对于工作人员而言，信息化建设的不断加强以及信息技术的利用，可大大减轻工作人员的工作负担，提高会计档案管理精准度。对于事业单位而言，信息化建设的不断加强以及信息技术的应用，可大大减少会计档案管理工作中人工的投入，从而为事业单位节省成本支出、创造更大的经济效益。

（二）扩大处理规模

在财务共享模式下，事业单位财务档案管理工作的开展，需要重视基础工作，做好财务档案传送、储存与沟通等工作，以统一化、标准化的档案处理平台为支持，保证财务档案管理工作的规模性，对基础工作成本加以平衡。在将财务档案管理工作的处理规模扩大后，将处理事项进行适当增加，待初步整理完成财务档案后，做好档案核查工作，以便及时发现错误或者质量问题，归类统计，明确业务环节所出现问题，进而制定策略，科学规避风险，对于相关管理部门来说也便于吸取经验，从而确保事业单位财务档案管理工作水平得到明显提升。

（三）不断完善会计档案管理体系制度

首先，系统化规定会计档案归档制度，对于尚未打印成纸质文件的电子档案内容进行妥善保管以及备份，避免档案资料的丢失。任何一笔资金的流入和流出都需要被打印成纸质形式，并记录好日期信息，会计部门可根据各项项目编制账簿，从而形成会计档案，交由管理部门进行管理，待银行机构或是事业单位开展工作时拿出作为参考资料。其次，需要成立一个完善的会计档案储存制度，可准备专门的磁盘将会计档案储存在磁盘内，尽可能准备两个磁盘，选择一个磁盘为备用磁盘，并将两个磁盘放置于不同位置保管。事业单位应采取相应措施确保磁盘保管环境防潮、防腐，如若磁盘数量较多，则需要对磁盘进行编号和分类，以便于更好地查阅。与此同时，还需建立标准的档案使用制度。如若工作人员需要查阅档案资料则需要进行登记，并经过档案保管负责人的同意，以保障会计档案在保管中的安全。同时，可便于保管人员了解档案使用记录和去向。最后，还应建立健全的会计档案备份制度，规定事业单位内需要进行备份的档案资料，并对备份方案的保管、使用、数量和时间进行明确规定，特别需要关注性质特殊的备份档案。为更好地管理备份档案，事业单位还应安排专门人员定期检查备份档案的完整情况，一旦发现损坏，及时采取措施补救或是重新备份。

（四）构建数字化处理平台

通过数字化、网络化的方式来管理财务档案信息，能够以一体化的方式呈现财务档案信息，便于信息共享，财务档案管理也更为科学且便捷。这就需要事业单位在财务档案管理的过程中，对存储成本与沟通成本加以平衡，保证财务档案数字化处理平台的规范化构建，以规模效应为支持，保持相关成本平衡化。基于财务档案管理规定出发，建设财务共享服务中心，制定财务档案管理标准，并加以规范实施，完善网络环境、硬软件环境建设，便于传输、交换和共享财务档案信息。为满足财务档案硬件管理需求，需要积极完善信息网络，提高财务档案利用率，保证财务共享服务中心建立的标准化和数字化，更好的对外承接业务，快速收回所投入成本，事业单位财务档案管理水平也逐步得到提升。

参考文献：

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[2]王淑静.基层事业单位会计档案管理探讨[J].財会学习，2018（18）.

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