办公自动化系统是企业提升管理的必要手段

陈青

摘 要：随着信息技术的迅猛发展，办公自动化系统被越来越多的企业作为信息化建设的必要组成部分。办公自动化系统的应用使工作效率和质量得到了很大的改善和提升，确实是企业提升管理的必要手段。

关键词：企业管理;协同办公;资源共享

一、引言

二十一世纪，全球步入信息化时代，面对激烈的竞争，信息化建设已成为企业谋求生存和发展的必然选择。办公自动化系统（Office Automation，简称OA）是一种将现代化办公和计算机技术结合起来的新型办公模式。它利用计算机网络技术把各种现代化办公设备连接起来，实现对传统办公中部分手动或重复性业务活动的替代，不但有利于我们优化现有的管理组织结构，还可以在提高工作效率的基础上增强群体协同办公能力，实现资源共享。近年来，随着信息技术的迅猛发展，办公自动化系统应用于企业管理工作的优势日益突出，被越来越多的企业作为信息化建设的必要组成部分。

本人作为一名财务工作者，曾参与公司信息产业部完成集团公司办公自动化系统中财务管理模块的系统架构、操作流程及相关单据的设计工作。根据该系统在整个集团公司使用前后的情况，从财务工作的角度，对它是企业提升管理的必要手段这一观点进行简要的阐述。

二、集团企业日常审批业务及相关工作中存在的问题

（1）集团下属各子公司因规模、业务不尽相同，所使用的制度、规定存在差异，导致审核流程、标准不统一，审批层级和权限也各不相同，不利于进行集团财务管控;

（2）许多业务、事项审批环节多、涉及面广，容易由于人为因素耗时长、效率低，导致处理不及时，造成不必要的损失;

（3）涉及工程、项目类的支付审核，其所附说明资料厚重且一般要求提供原件，签批过程中稍有不慎便会造成遗失，不利于归档管理;

（4）各公司用于签批的报销、支付申请单样式各异，大小不一，不方便财务统一管理;

（5）各公司的财务信息及资料一般是通过微信、QQ或外部邮箱来实现共享和传递，存在安全隐患;

鉴于上述问题，在公司决定推进信息化建设的工作部署中，通过对办公自动化系统的了解，要改变企业现状，实现高效、统一地现代化管理，推行办公自动化系统势在必行。自2018年11月办公自动化系统投入使用后，对提升集团公司的管理工作，取得了非常好的效果。

三、办公自动化系统在提升企业管理中发挥的重要作用

（一）有利于优化管理组织结构，完善、统一公司的制度和规定

为实现集团公司建立一个统一、整合的工作平台、实施自动化办公的目的，在办公自动化系统投建的前期调研阶段，通过对集团及下属各公司现有的组织架构和现行的制度及规定进行梳理，结合内控的要求和实际工作的需要，对各公司的组织结构做了进一步优化，明确了每个系统操作人员的职责和分工，对各项管理制度和办法进行归纳、总结、修改、完善，形成一套在集团公司范围内统一执行的制度和规定。

（二）有利于规范操作流程，统一使用单据的种类及格式

通過对各部门、各公司的业务进行梳理、分类和归纳，结合制度、规定，明确审批环节，确定审批流程，设计相应的审批操作程序，确保各项业务的处理在集团公司范围内执行规范、统一的操作流程;结合业务的具体内容，统一规定申请单据的种类，根据业务审批流程设计单据格式，确保按要求完成整个单据的填列就完成了业务处理。

（三）有利于提高办公效率，增加群体协同办公能力。

切斯特菲尔德说过：效率是做好工作的灵魂。办公自动化系统操作起来简便、易行且高效：即使是跨部门、跨组织的报销业务也只须通过简单地选择或判断，就能解决成本、费用的归属问题;其他业务只须通过点选功能按钮，再加上简单的文字表明意见，便能轻松完成处理;每一项业务的办理都提供了相应的流程图，通过程序设计将制度或规定从生硬的文字表达转化为简单的图表操作，流程走向条理清楚，易于理解，让所有操作者按职责平等地参与进来，分工明确，增加群体协同办公能力，且便于申请人实时跟进业务处理情况，若发现问题可及时与相关操作者进行沟通、对接，提升反应速度;审核时需要查验的附件均通过上传以电子文档形式存放在附件栏处，只须双击文件名称便可直接打开审阅，且电子文件在系统上可同时向多人发送，缩短了逐个传阅的时间周期，而系统的条件检索功能为操作人员快速查找文件和资料提供极大的便利，节省以往为查找纸质文档而花费的时间，大大提高办公效率。

办公自动化系统的应用打破时间和空间的限制，支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，方便操作人员随时随地查看文件、信息，及时完成日常的工作处理。从此，为了签批在领导办公室门外蹲守的日子一去不复返。

（四）有利于构建内部通讯交互平台，实现资源共享，防止信息外泄

办公自动化系统带有电子邮箱，与其他常用的电子邮箱一样，能够快速地完成邮件的接收、阅读、回复和发送，且邮件具有短信提醒功能。通过系统的通讯组件，公司的组织架构一目了然，为操作人员准确地实现跨部门、跨组织地沟通提供了方便，还能够实时地跟踪对方收阅邮件的情况。

办公自动化系统中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块是各部门、各公司间交流和共享信息资源的平台，各类文件和信息只需完成发文业务处理就能实现公开发布。所有操作人员均可通过系统平台及时了解公司的最新信息，有利于各部门、各公司之间的沟通与合作。系统还会自动根据信息内容进行分类显示和管理，方便操作人员随时查阅，实现资源信息共享。

由于办公自动化系统只有集团公司所属员工才能进入操作，与外网隔绝，因此既不会出现外网邮箱中垃圾邮件的骚扰，也不会发生公司内部信息不慎上载到外网的情况，有效防止了内部信息外泄。

（五）有利于节能降耗，降低企业运行成本

相对于过去纸质文档的审阅方式，办公自动化系统的应用使各个环节的操作人员可以直接在系统上阅读、审批和修订电子文档，并保留相关的操作痕迹，解决了过去因反复修改文件、重复打印而造成纸张浪费的问题，真正实现了无纸化办公，有效降低了打印机等设备的日常耗费，节约了办公成本。与传统的办公管理相比，办公自动化系统的应用优化了企业的组织结构、提高了工作效率，为企业节省了人工成本及相关费用的支出。

（六）增强监控能力，提高行政管理水平

办公自动化系统的应用使企业的办公管理按照设定的程序运行，有效降低人工干扰，确保了信息传递的可靠性和准确性;使企业的办公过程更公开、透明，便于实时、有效地监督各公司、各部门、各个操作员的业务办理情况，并具有催办、督办和自动提醒的功能，既有效防止了延误业务办理时间的情况，又有利于系统管理员进行全局监控，及时发现问题，协调解决。此外，经过系统处理的业务都留有操作的痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。

四、结束语

财务部作为企业的核心职能部门，因为使用了办公自动化系统让每个财务人员连同涉及流程的相关工作群体处理业务的工作效率得到了极大地提高、沟通能力有了很大地改善，有效地降低了部门的办公费用。不再出现因为审批时间过长而耽误款项支付的情况，也不会再发生因为附件不全没法及时装订而影响财务归档和审计检查的现象。从此， 财务部的工作效率和质量得到了很大的改善和提升，相信其他职能部门和各子公司也“感同身受”。由此可见，办公自动化系统确实是企业提升管理的必要手段。

办公自动化系统是信息技术推广应用过程中的产物，是为现代化办公而生的。它在应用过程中发挥的作用无一不显现出信息技术被广泛应用于企业管理后，对后者带来的巨大变革和影响。同时也预示着它必将取代传统办公管理模式，成为企业实现现代化管理的必然选择。就像有了电以后，电灯就取代了油灯和蜡烛一样。作为企业，在信息时代的背景下，为谋求生存和发展，推进信息化建设、实现现代化管理是必走之路。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准，所以说办公自动化系统是企业提升管理的必要手段。

参考文献：

[1]王公儒，樊果主编.智能管理系统工程实用技术[M].中国铁道出版社，2012.09.

[2]办公自动化（OA）系统在企业中的应用，万方.