高校校友档案服务平台构建研究

苑婷婷

摘  要：本文首先论述了目前高校校友档案管理存在的问题，简要说明高校校友档案服务平台构建的意义，认为这是编撰校史的重要依据;最后重点阐述高校校友档案服务平台构建途径，建议保证高校校友档案服务平台构建部门的独立性与专业性，并且通过跟踪服务的方式不断地完善校友档案信息。

关键词：高校;校友档案;服务平台;跟踪服务;校史编撰

Abstract： Firstly， this paper discusses the problems existing in the management of alumni archives in colleges and universities. Then it briefly explains the significance of constructing the service platform of university alumni archives， which is considered to be an important basis for compiling the history of the university. Finally， it focuses on the way to build the service platform of university alumni archives， and suggests that the independence and professionalism of the department to build the service platform of university alumni archives should be guaranteed， and the information of alumni archives should be continuously improved through the way of tracking service.

Keywords： Colleges and universities; Alumni archives; Service platform; Tracking service; History compilation

校友档案的记录，最大程度上还原了学生在高校求学期间专业学习上的情况，以及组织的各项活动、参与的各个比赛及项目内容。现阶段高校校友档案服务平台构建研究工作是十分有必要的。

1 高校校友档案管理的问题

1.1 校友档案的质量与形式大相径庭。在实际的走访研究当中，笔者发现，目前能够利用信息化技术设备来完善校友档案管理工作的高校为之甚少，而绝大部分高校甚至并没有建立起专门的校友档案管理工作制度。

在校友档案管理方面，不同省份、不同高校所采取的措施都不同，有部分学校通过纸质文件的形式将校友档案编撰成冊，留存在档案室;也有部分高校采取复刻电子光盘形式，将所有的校友信息收入到光盘，形成电子档案。

除此之外，绝大部分高校在校友档案收集和制作上仍采取传统的办法，只收录学生的高考录取证书、学业成绩表、毕业名册和党团信息等。这些内容缺少个性化的差异，过于简单和基础，没有办法完整地反映校友实际情况和个人特点，更无法作为各个校友在离开高校以后，怀念自己的青春时光和友情的依据。[1][2]

1.2 缺乏构建高校校友档案服务平台的意识。思想上不重视是造成目前绝大部分高校一直未构建校友档案服务平台的原因之一。

另外，目前高校在校生对自身档案的内容、功能、类别和转递都不太了解，很有可能在毕业离校以后并没有及时签订三方协议，报到证的去向也就没有办法明确下来，导致学生的档案无法从高校方面转递到学生的用人单位。在转递过程中还存在档案丢失情况，一旦出现丢失，对于校友本人很有可能影响他未来的职业发展。

1.3 缺乏完善的规章制度规范管理。目前，各高校现有学生档案管理及信息平台的构建存在着极大问题。

首先，由于很多高校并没有注重校友档案和资料的收集，导致档案内容缺乏连贯性，没有能够体现出校友个人实际情况和综合素质内容，而仅是将一些基础的成绩单、体检报告单等放入校友档案中。

其次，由于高校方面不重视，导致校友档案没有办法建立起相应的信息平台和服务系统，数据库建设不完善，更无法满足新时代下的档案管理要求。

最后，由于制度的缺失，导致难以用统一的标准进行衡量，无法以严格的规章制度为依据，使得档案内容的收集、录入和转递都变得不规范及容易产生各种问题。

2 高校校友档案服务平台构建的意义

2.1 编撰校史的重要依据。校史内容非常丰富，而这些丰富的内容可以从高校校友档案中获取，这些档案中，拥有历届优秀校友给学校带来的成就，优秀的校友资料便是学校成就的证明。

2.2 反映学生的全面情况。高校校友档案的内容包括学生在校四年学习过程中所获得各种奖项，包括学生的大小考试及其成绩，也包括高校每年为学生提供的体检项目及最终检查结果。而这些都是对学生四年大学生活的一次阶段性的总结，是属于过程性的评价内容，可以非常全面地反映出学生的具体情况。

高校校友档案服务平台还是毕业生发展的重要载体，也是校学生向优秀校友学习的第二课堂。

3 高校校友档案服务平台构建途径

3.1 保证高校校友档案服务平台构建部门的独立性与专业性。首先，需要成立专门性和独立性兼备的部门，通过熟练地掌握信息化网络平台的使用规则开展工作。学校方面还需要聘请计算机编程构建专业团队。一些经费比较紧张的学校，可以采取第三方外包的形式，寻找网络公司进行平台的设计。[3][4]

其次，需要通过线上线下协调互动的方式，不断地完善档案内容，对信息进行核查。建议各大高校由校领导牵头成立不同地区的校友分会，通过与校友紧密联系，使得校友分会十分清晰地掌握每一届学生的实际情况，了解校友的最新发展，尤其是对于在某些领域颇有建树的校友，通过校友分会的力量建立密切联系，高校就能随时了解和掌握校友的最新信息，并将这些信息及时充实到校友档案中，对原始的校友档案进行完善，并将其融入到校史编制工作中去。[5][6]

3.2 通过跟踪服务的方式不断地完善校友档案信息。将校友档案信息不断完善，保障时间的连贯性和内容的充实性，是服务平台构建的真正目标之一。[7]

笔者建议，可以采取信息化的技术手段对校友进行跟踪服务，使每一名校友都可以登录这个平台，输入自己近年来的实际信息，高校校友档案服务平台的工作人员进行审核、辨别信息真伪和有效性，最后选择适当的信息作为校友档案的更新内容。其次，对于毕业生的档案管理工作，高校方面也需要特别注意，尤其是需要明确每一名校友的转递档案单位。

学生处和教务处都需要利用网络不断核实和确认，避免档案在移交过程中丢失和遗漏，切实做好校友档案的归档工作。与此同时，也要注意保护校友的隐私。对校友档案进行查阅时，必须对查阅人的身份和目的进行验证;一些资料公开时，不得公布对校友产生负面影响的信息，对于校友家庭状况，要经过校友同意才能公布。在平台上上传校友档案资料前，校方要把这些资料传给相关校友，征得他们本人同意后，才能对这些资料进行上传。

面对高校学生，各大学校也需要开设毕业生档案管理课程，这门课程必须要以必修课的形式出現，让每一名大四应届毕业生都去了解校友档案的重要性，了解毕业生档案对个人未来发展的重要性，培养学生的档案意识，使得校友在毕业之际不会出现档案无人接收和无处托管的问题。

参考文献：

[1]曾虹.发挥学籍档案的作用为开发利用校友资源服务[J].档案与建设，2007（05）： 25-26.

[2]刘燕婷.活用学籍档案 拓展校友资源[J].中国档案，2005（10）： 28-29.

[3]林坚.高校校友档案服务平台的设计与应用研究[J].浙江档案，2018（09）： 55-56.

[4]吴晓茹，张欢.构建校友档案信息化管理新模式[J].山西档案，2016（04）： 73-74.

[5]孙庆娟.档案是百年高校历史的“记忆”[J].档案管理，2017（05）：95.

[6]朱彤，杨灏.基于“高校记忆”视角发挥档案在大学文化中育人作用[J].档案管理，2020（04）：90-91.

[7]周美华.高校图书馆面向校友服务探讨[J].大学图书馆学报，2012，30（02）： 87-90.

（作者单位：华北理工大学  来稿日期：2020-11-25）