大数据背景下高校档案数字化安全管理探讨

2021-04-04韩英

信息记录材料 2021年7期

韩英

（运城职业技术大学山西运城 044000）

1 引言

档案数字化建设与管理是当前高校管理的重要内容。在数字化建设与管理中也存在不少问题，特别是安全建设与管理问题，需要引起足够的重视。档案数字化管理作为重要的工作，其关系到学生的档案信息、学校的机密材料等，如果数字化安全管理不到位，可能会出现档案信息的泄露或者网络系统的瘫痪等，因此安全管理与部署必须落到实处，取得实效。当前档案数字化建设进程加快，档案数字化安全管理的要求不断提升，只有做好安全管理工作，才能更好推动高校的档案建设，推动高校的稳定发展。

2 大数据背景下高校档案数字化管理特点

在大数据背景下，高校档案数字化管理也具有自身特殊性，档案的数字化管理带来档案管理实效的提升，也节省了档案管理的人力和物力等，使得档案的价值更为凸显，提升档案的利用率。高校档案是体现高校历史沿革和师生教学活动的宝贵资料，也关系到学生的个人信息等，所以在档案管理中必须追求隐私保护和高专业度。对于高校来说，其人员流动性大，每届毕业生的档案信息保护都是不小的压力，学生的人数是动态平衡的，但档案又存在鲜明的个体差异，反映学生不同的学习、生活状态。在档案管理中既要宏观统筹，又要关注细节。档案管理并不是无规律可循，也遵循既定的规律[1]，所以必须制定出有利于学生发展的档案管理方案，使得档案管理具有较高的应用价值。综合来说，高校的档案管理是复杂性的工作，也是动态变化的，需要在档案管理中做好新技术的运用、新思路的渗透，多管齐下和多措并举，才能取得理想的档案管理实效。

3 大数据背景下高校档案数字化管理中存在的问题

3.1 缺乏安全意识

在高校档案数字化管理中，必须要求档案管理人员、高校管理人员等树立档案安全管理意识，自觉做好档案的数字化管理工作。虽然当前高校档案数字化建设取得了预期成果，但其在具体的管理实践中也受到各种风险的威胁，而如果高校档案数字化管理安全意识普遍较弱，其很难确保档案数字化安全建设工作落实到位[2]，决策层对档案管理的理解局限于对文件的浅层次管理，将档案管理等同于文件保存。而档案管理人员数字化管理中较为被动，缺乏主动的风险关注意识，只是照本宣科地进行档案的存储整理，却没有相应的安全防范准备。高校档案数字化建设中遇到了重重阻力，高校档案管理工作根本无法享受到大数据技术带来的管理便利性。

3.2 计算机病毒及外部风险较多

在当前的数据网络环境中，信息安全建设是共同话题，也是社会性共同关注的课题。高校档案的数字化管理中很容易受到外部风险的威胁，特别是计算机病毒、木马程序等肆意攻击，黑客非法入侵等，使得高校档案信息安全没有足够的保障。计算机病毒攻击频繁，计算机病毒的出现频率高，影响范围广，由此产生的损失是无法估算的，特别是病毒植入导致系统瘫痪，影响网络通信，使得档案文件信息被损毁，而这种破坏往往是不可逆的，文件信息难以恢复。而外部的管理风险，除了木马病毒，还有很多[3]，如当前没有建立安全管理的相关制度、高校档案安全防御体系不健全等，使得高校的档案管理系统频频遭受网络的攻击，也不乏内部员工非法操作带来的安全风险，其造成的损失也是不容小觑的。

4 高校档案数字化管理中安全风险的有效应对措施

4.1 及时更新软硬件，修复漏洞，提高安全防护水平

要做好高校档案数字化安全管理工作，应对软硬件系统进行及时更新和漏洞的及时修复，以技术的加持带来高校档案数字化安全管理水平的提升。计算机的迅速发展为非法入侵者带来了可乘之机，所以必须加大安全防护，提升防护技术水平，以减少其对档案信息安全的威胁，加强网络安全防护技术研究，将其与实际工作情况结合起来，制定合理的高校档案数字化安全管理方案，建立更高等级的安全防御体系，做到防患于未然。在软硬件维护与管理方面，要考虑到硬件系统可能受到电磁波的辐射影响，可以选用专业的电磁波接收器，接受主机和电子设备的电磁波辐射，提升档案信息的安全性。档案信息存储在计算机设备中，如果计算机软硬件系统出现问题会导致重要信息的泄露，且计算机软件系统具有开放属性，可能会遭到恶性攻击，使得其安全等级系数较小。为了保证系统的稳定运行，必须及时更新软硬件，加强档案信息的处理，使其免受病毒的侵害，一旦出现档案信息泄露，可以从安全管理的角度，启动备用系统，及时修复漏洞，加强安全抵御。高校也要根据实际情况完善数字化管理漏洞。每所高校其档案数字化建设情况不同，其面临的情况和产生的问题也是不尽相同的，因此在档案管理时必须结合高校的实际情况进行合理考察，认真总结问题，找到有效的解决办法，真正做到以不变应万变[4]。学校也应该加强安全宣讲，让师生都具备较高的安全关注意识，自觉配合学校做好档案数字化安全管理工作，及时发现管理漏洞，及时通报处理，更好地完善档案管理工作。

4.2 加强保密建设，创设高校档案数字化管理安全屏障

在高校档案的数字化管理中也应注重保密建设，积极构建高校档案数字化管理的安全屏障。首先，防火墙技术。这也是常见的计算机安全防护技术，其能起到安全阻挡的作用，将恶意软件和病毒阻挡在系统之外，使计算机安全运行。防火墙的安全防护价值体现在多个方面，既可以是分组过滤技术也可以是代理防护技术，无论是哪种防护技术都有助于带来学校档案数字化安全管理环境的建构。其次，数字签名技术。数字签名技术可以通过对数据信息的加密处理以提高数据运输的安全性，使得数据材料在传输与共享的过程中，有足够的安全防护，避免信息材料在传输的过程中，或者在不同的端口接收节点中，出现被篡改或者被拦截的风险。最后，电子文件认证技术。这也是当前高校档案数字化安全管理中应该引入的新技术，这项技术与数字加密技术本质相同，都是通过计算和运算来完成。电子文件认证技术是通过比较运算来获得验证码，以摘要的形式鉴别电子文件的真实性。就当前的电子文件认证技术应用来说，其也存在一定的弊端，主要是文件在发送过程中缺乏足够的安全保障。而这项技术上的缺陷，随着研究的深入也将迎刃而解，在技术的创新研究中也将不断涌现出新的安全管理与防护技术，在高校档案的数字化安全管理中发挥实效。

4.3 抓住档案数字化管理契机，以提升管理的智能化水平

在高校档案的数字化管理中，必须抓住档案数字化管理的契机，尽可能地提升档案管理的智能化水平，以智能化水平的提升，加大档案的安全防护。当前各大高校用于档案数字化建设的资金较为有限，支持不足，使得高校档案数字化建设并不理想，而因为建设投入不足，高校的档案数字化安全威胁问题也更为突出。在大数据时代背景下，必须着手高校档案的数字化改革，特别是打造安全的高校档案数据库，建立安全的管理系统，使得高校档案的数字化安全管理更持久，效果更理想。必须以改革为契机，让高校档案数字化建设落地。以现代化信息技术的引入，带来高校档案数字化管理工作的转型升级。如硬件系统方面，扫描仪、打印机、刻录机等配备齐全，实现资料数据的电子化转化，奠定高校档案数字化资料共享利用的基础。如环境硬件建设到位，去湿器、温度计、除尘器等配备到位，使得高校档案数字化管理处于健康稳定的环境，确保资料安全。再如推行高校档案智能化管理程序，引入电子档案管理信息系统，计算机技术、大数据技术、物联网技术等融合，使得技术内容建设更富成效。信息化建设过程中，更要做好基础的档案管理工作，如档案分类、信息筛选、科学归档等，逐渐使高校档案数字化管理与数据库建设相结合，以提升档案管理的高效性、科技性等，这是新时期档案管理改革的必然要求。

4.4 加强档案安全教育宣导，提升档案管理人员能力素养

高校档案的数字化建设与安全管理也对档案管理人员的认知态度和能力素养提出较高要求，树立科学认知，在教育培训中提升管理能力，打造高素质的管理队伍，才能做好档案安全管理工作[5]。需要档案管理人员时刻树立安全管理意识，以大局安全管理思维统筹高校档案管理，从基础的档案整理入手，继而不断丰富管理内容，创新模式。基于方法论的角度，跳出以往档案管理的狭小范畴，实现其应用、管理空间的扩大，依托完善标准的制度强化各部门的协同配合，高效开展档案管理工作。如在具体的管理实践中，制定新的管理制度，强化部门人员的沟通，使得管理渗透到高校各部门、各院系中，使得档案信息采集到整理加工、使用一体化与高效化，构建高效的档案工作网络，配合责任到人制，使得高校内部建立安全管理的科学认知梯度，自上而下地宣传贯彻执行。档案管理人员也要加强学习，接受专题培训，保持工作热情，并且自觉地用先进的理论知识武装自己，在培训交流的过程中实现档案管理先进经验的分享，让档案管理变革更富实效，档案数字化管理中安全也更有保障。