人工智能技术在电子档案管理的应用

2021-04-04张国栋

信息记录材料 2021年2期

关键词：检索人工智能档案管理

张国栋

（山东省济宁市嘉祥县职业中等专业学校山东济宁 272400）

1 引言

中职院校进行电子档案管理工作过程中，应用人工智能技术，具体技术分为以下几项，一是系统智能技术、二是指纹虹膜技术、三是网络共享技术、四是智能检索技术，上述技术会使电子档案管理体现出共享性特点，并且整个档案管理工作更加安全。

2 人工智能技术

人工智能技术于20世纪50年代由西方国家提出，在现代技术发展过程中，人工智能技术成为智能发展重要的载体，加快智能技术的应用与发展，与各个领域进行人工智能研究存在密切的关系，在相关研究的基础上，会推动人工智能技术的发展，尤其是生产制造、管理等领域，人工智能技术会产生强大的动力，加快各个领域的智能化发展。人工智能技术是由多个智能化系统组成，体现出人脑智能特点，人脑智能特点分别与视觉、听觉以及触觉等有关，如使用指纹进行识别，或者使用人脸进行识别等，以人脑的智能特点，通过思维模拟整个识别过程，并且由人工智能进行操作。但是人工智能与人脑的思维模式存在一定的差异，主要体现在人脑具有独立思考的能力[1-2]。

3 电子档案管理

电子档案是档案的一种形式，体现出电子化特点，将档案信息使用电子元件存储，会压缩档案的占用空间。此外在企业管理工作中，采用电子档案管理模式，安排专业人员负责管理工作，运用信息技术加强管理，会提升管理的质量和效率。与传统的纸质档案模式相比，电子档案编撰过程更为简单，使用计算机可以灵活调整档案内容。纸质档案在内容调整过程中，需要进行反复的订装，整个过程消耗的时间较多，并且还会出现错误。在电子档案管理工作中，工作人员使用计算机，采用电子检索的方式，快速获取相应的档案内容，在繁复的内容中将内容进行归档，使电子档案划分更加准确和详细。

4 应用人工智能技术进行电子档案管理的意义

4.1 降低错误发生概率

电子档案工作中，应用人工智能技术，会降低发生错误的概率。人工智能技术中的智能检索技术，会快速筛选出相应的信息，包括文字、音频以及图片等，智能检索技术会拓宽检索路径，在检索中会划分出详细的内容，并按照时间、名称或者其他要素进行排列，提升检索效率和准确性。此外工作人员进行模糊检索时，智能检索技术会连接相关的信息，采用提示关键字的方式，会为用户提供相应的内容，以便用户进行相关内容的查找。

4.2 提高工作效率

电子档案管理使用元件的方式存储信息，由于存储空间较小，会存储较多的电子信息。由于电子信息较多，传统的管理方式，会使管理效率降低，应用智能人工技术，会在档案管理的各个环节，详细划分信息内容，有助于提升工作效率。在提升工作效率过程中，会在计算机内建立运行体系，使每项内容与各个环节建立关系，计算机在上传电子信息时，建立的关系会自动划分内容，将存储内容归档至相应的文件，整个归档过程无需人工操作，并且计算机会编制目录，极大地提高了工作效率。

4.3 降低管理成本

在中职院校电子档案管理工作中，应用人工智能技术会有效降低管理成本。人工智能技术应用期间，在短期内会投入技术成本、设备成本以及专业人员成本等，并在使用中会投入维护成本，但是作为一种长久的技术，在后期使用期间，信息技术的升级，会提升人工智能技术的管理效率，并且档案管理部门的人员，会负责维护、管理以及运行等工作，整个工作难度较小，使用的人员较少，在人力资源成本投入方面减少。此外在长期的管理工作中，只需投入设备运行维护以及技术升级等成本，在减少人员使用方面，从长远角度会产生较多的节约效益。

4.4 提高管理的安全性

中职院校电子档案管理工作中，提升管理工作的安全性尤为重要。电子档案涉及许多重要的内容，增加档案管理的安全性投入，需要应用人工智能技术，借助人工技术的安全权限，为相关工作人员提供安全指导，使工作人员划分成不同的等级，在相应的等级中才能获取档案内容。保证电子档案管理的安全性，应充分人工智能技术的识别优势，工作人员进行识别，以及使用独立的安全密钥进入到管理层级，会降低信息内容泄露以及盗取的概率。此外电子档案在网络中，会受到病毒的攻击，人工智能技术会识别和阻隔病毒，有效保护电子档案。

5 人工智能技术应用电子档案管理的方法

5.1 系统智能技术

系统智能技术是人工智能技术重要的组成部分，运用系统智能技术，会快速搜索出相应的内容。如中职学校进行学生档案管理工作中，借助系统智能技术，工作人员采用自行搜索、语音等方式，输入关键字即可获取学生档案。此外工作人员掌握档案文号，在系统中输入档案号，会快速展示档案内容。工作人员进行档案编辑过程中，在学生档案中添加文字、图片等，使用系统智能技术，会与原有的档案内容融合，提升档案内容的完整性。中职学校的学生数量较多，许多时间较长的档案，采用电子管理的方式，可以有效压缩存在空间，借助系统智能技术进行管理，会使学生的档案按照入校时间、毕业时间、名称以及所属学院等进行分类，在后续搜索中会提升管理效率和精准度[3]。

5.2 指纹虹膜技术

中职院校在电子档案管理工作中，应做好安全管理工作，尤其是在学校开展的科研工作以及学生信息管理工作中，建立安全的防护体系，会避免科研成果流失以及学生信息泄漏等情况。如果上述内容被盗取，会影响中职院校和学生的发展。在电子档案管理工作中，应用指纹虹膜技术，会加强电子档案安全管理。中职学校在进行档案调阅过程中，工作人员必须经过指纹以及虹膜的识别，获得相应的权限，才能调阅相关的档案内容。此外具有安全管理身份的人员，会负责不同环节的安全工作，尤其是在调阅与学校科研有关的内容时，调阅人员应获得管理权限，然后进行指纹和虹膜识别，最终与其他管理人员共同进行信息调阅，整个过程全部由计算机记录，各个环节产生的信息，均会在指纹虹膜等技术应用中进行记录，一旦工作人员在识别中出现问题，如未经过识别，电子档案管理系统会关闭访问渠道，同时发出预警，中断一切发生信息泄露行为。中职院校应积极应用指纹虹膜技术，用于建立安全的管理体系，有效加强档案的安全管理。

5.3 网络共享技术

中职学校进行电子档案管理工作中，会包含许多管理内容，如学生学籍、图书以及科研成果等，上述管理内容在档案工作中，采用传统的方法会使整个过程花费较长的时间，并且经过各项审批后，会影响管理工作的正常进行。中职院校应用网络共享技术，建立网络共享平台，在平台中使用OA软件，各项档案内容会在软件内进行审批，完成审批的档案，会在平台内进行传输和调配，工作人员使用分配的账户查阅相关的内容。在疫情背景下，使用网络共享技术，可以实现无接触办公，在网络平台中传输和接受电子档案，不仅工作效率不断提升，还能确保工作的安全性。中职院校应重视网络共享技术的宣传，不断扩大网络共享技术的应用范围，由电子档案管理工作为载体，推动中职院校网络共享技术的发展，实现网络共享的同时，还能提升中职院校技术管理水平。