信息化背景下的高校科研档案归档问题研究

2021-04-04吴哈娜

信息记录材料 2021年2期

吴哈娜

（百色学院广西百色 533000）

1 引言

随着知识经济时代的到来，科学技术已经成为推动经济社会发展的重要基础，高校科研工作作为重要的技术来源，对社会发展起到关键作用，科研档案管理能够有效实现对科员成果、研究过程等环节产生的资料数据进行全面的收集，进行完善的归档，为高校科研工作和教学工作开展提供可靠的参考和依据。但是档案归档工作中存在着一些问题，需要档案管理部门和科研人员结合实际科研工作情况，建设完善的管理体系，推动档案管理水平的提升。

2 高校科研档案信息化建设的重要意义

信息技术在科研档案管理中的科学运用，能够有效提升档案管理效率，利用专业信息设备和网络技术，实现对管理流程的高效整合，建设完善的信息化管理平台，推动管理效率的提升。同时利用技术手段，实现档案存储形式的数字化转变，有效降低成本投入，并能够通过对数字化档案的深入分析，对资料进行科学管理，对资料的利用环节进行科学优化，有效提升科研档案资源的利用效率[1]。

3 高校科研档案归档工作问题分析

归档工作作为高校科研档案管理的重要环节，是保证档案资料真实有效的重要基础，但是在实际的归档过程中存在着一些问题，制约着档案管理效果的提升。首先是对归档工作的重视程度相对不足，当前高校科研压力较大，学校管理部门和科研人员对归档工作缺乏有效的重视，不能按照相关的档案管理规范对资料数据进行科学的整理，无法对相关资料进行全面的收集，影响档案完整性。其次是归档规范不够完善，对归档流程缺乏有效的规范，对归档工作中存在的问题不能做到及时发现和解决[2]。特别是随着信息技术的运用，归档工作内容和形式发生了很大的变化，使得现有的档案规章制度和过程管理体系已经不能满足实际的管理需求，档案管理部门缺乏主动意识，不能对相关的管理制度进行针对性的调整。再次是信息化程度较低，不能充分发挥信息技术优势对归档工作进行优化，增大了归档工作量。相关信息基础设施建设相对滞后，无法实现对归档流程的科学优化。最后是档案管理人员的专业能力不足，科研档案具有较强的专业性，需要管理人员在具备相应的档案专业素养的同时，对科研项目形成有效的了解，保证档案真实有效。而现有的档案工作人员的专业素养和能力水平相对不足，无法保证归档工作的高效执行[3]。

4 信息化背景下高效科研档案归档问题解决措施

4.1 完善归档工作制度

科研档案归档工作中存在的问题是影响档案管理质量的重要因素，管理部门应加强对归档工作的重视，充分结合高校科研工作需求，加强对归档工作的重视，有效提升科研人员的归档意识，保障管理制度的高效落实。要制定长效管理机制，结合档案工作实际情况，对管理制度进行动态化调整，对归档工作流程进行科学规范，有效适应科研工作实际，提升管理工作的科学性。

4.2 建设信息化管理体系

信息技术的运用对提升归档工作水平起到积极作用，要合理利用信息技术手段，对归档流程进行科学优化，建设完善的信息化管理平台，实现对档案管理环节的全面覆盖，并利用信息设备和技术，对归档工作进行优化，实现资料数据的数字形式转化，有效提升管理效率。利用先进技术对科研资料进行深入分析，对资料进行科学的整理、分类、排序和保存，建设完善的档案数据库，推动归档工作高效开展。

4.3 强化归档意识

高校科研人员作为归档工作的重要主体，归档意识的提升是强化归档水平的重要基础，在管理工作中，要加强宣传教育，引导科研人员充分认识科研归档工作的重要作用，在日常科研工作中对自身工作进行严格规范，确保资料信息的完整和真实有效，并严格按照归档制度进行资料的整理和提交，提升档案管理质量。高校要完善监管机制，对归档工作中存在的问题做到及时发现和解决，落实责任机制，对科研人员形成有效的督促作用。

4.4 加强人才队伍建设

科研档案具有较强的专业性，管理人员的专业水平是影响归档质量的重要因素，档案管理部门要加强人才队伍建设，积极引进优秀的档案专业人才，充实管理队伍。要完善培训机制，结合归档工作实际情况，制定针对性的培训策略，有效提升管理人员的素质能力。要完善考核机制，将归档工作成效作为重要的考核依据，将考核结果与激励政策进行有效结合，激发管理人员的工作积极性和责任心。