加强人事档案管理信息化建设探究

2021-04-04江秋峰

信息记录材料 2021年2期

关键词：安全性管理工作档案管理

江秋峰

（龙岩市永定区城乡居民社会养老保险管理中心福建龙岩 364100）

1 引言

在通信技术、数据库技术以及计算机网络技术飞速发展的今天，越来越多的工作依赖于信息化数据所提供的便利。人事档案管理工作为顺应时代发展的要求，正在通过一系列的改革措施不断加强信息化建设，逐步提高人事档案管理工作的整体水平。

2 加强人事档案管理信息化建设的必要性

人事档案是个人信息的重要载体，它记录着学习经历、社会关系、思想品行等重要的个人信息。在互联网时代，数据信息是企业生存的根本，同时也是提高企业竞争实力的必备要素，而人才是企业发展的第一资源，由此可见，运用信息化管理手段，建立良好的人事档案管理机制对一个企业而言是非常重要的[1]。首先，信息化管理手段是确保员工个人信息安全的必要措施。以往纸质档案管理方式虽然能起到一定的人员信息管理作用，但资料安全性较差，一旦发生损毁或丢失，是很难进行补救的。信息化的管理手段可以有效避免此类事情发生。其次，信息化管理可以提高人事档案管理水平。传统纸质档案资料查阅起来非常不方便，而且也不利于信息及时进行更新。经过数据化处理的人事档案信息，简化了管理工作流程，减少了档案管理人员的工作量，为企业节省了许多宝贵资源。人事档案管理的信息化建设加快了人员信息更新速度，推动档案管理模式不断改进、完善[2]。第三，信息化建设是时代发展的要求。随着社会的发展和进步，信息化技术在人们工作和生活中的应用日渐广泛。人事档案管理工作要想与时俱进，更好地服务企业甚至服务社会，就要强化信息化建设，使管理工作更加社会化、开放化。最后，信息化建设可以使人事档案管理工作充分发挥自身价值。人员信息是企业的重要资源，人事档案管理工作应当做到信息安全完整、查阅方便、更新及时。这些在传统纸质档案管理中是很难实现的，但信息化管理方式可以通过电脑来实现这一切，它让档案信息使用起来灵活、方便，为人员考核提供了可靠依据，人事档案价值也得到了充分体现。

3 人事档案管理信息化建设应遵循的原则

人事档案信息化通常是指将人力资源档案作为主要依据，在确保内容不发生变化的前提下，对其进行信息化处理，改变原有档案保存方式，使其更加安全、便捷。在对人事档案管理进行信息化建设时，我们应当遵循如下基本原则：（1）安全性原则，提高人事档案信息的安全性，是对档案进行信息化建设的主要目的之一，因此，我们要对保存档案信息的计算机进行加密处理，同时要利用先进的防火墙技术来管理重要信息的访问权限，保证信息不会外漏[3]。（2）实用性原则，信息化管理系统的设计要以操作简单、使用方便为宗旨，也就是说真正应用该系统的工作人员不需要进行专业培训，便可以根据工作需要进行使用，这也体现了办公方式自动化的优势。（3）先进性原则，在确定使用某种计算机软件技术之前，要充分考虑到它的可伸缩性、可扩展性以及可继承性，这些因素与其技术含量和生命周期息息相关，与人事档案内容的安全性、管理系统的实用性也具有紧密联系。

4 人事档案管理信息化建设存在的不足

4.1 人事档案管理人员职业素养有待提升

各企业在安排人事档案管理工作人员时，很少会考虑到专业知识以及职业素养，有的只是将其作为行政工作的一部分来进行管理。由于缺乏专业性，这势必会对人事信息安全产生一定威胁。在信息化时代，信息安全是首要问题，随着计算机技术的迅速发展，很多网络病毒、黑客会通过各种渠道窃取企业重要信息。如果没有较强的防范意识和敏锐的洞察力，那么企业人员信息则会轻易被人篡改或盗取，同时也会给企业带来不小的损失。

4.2 管理方式落后

人事档案管理在很多企业都仍在沿用传统管理模式，管理不够规范，工作效率也较低。目前，我国各企业单位的人员流动较为频繁，岗位也时常进行调动，需要人事信息及时更新。但传统管理方式明显不能满足档案管理的需求，人事信息更新延迟，档案整理、著录标准、分类方法相对落后，这些都给企业的管理和发展带来诸多不便。

4.2 人事档案利用率较低

对人事档案管理进行信息化建设的目的，是为了使其充分发挥自身价值，被更好地应用到人力资源管理以及企业其他管理中。但许多企业人事档案都处于“被动使用”状态，只有需要时才会查阅。人事档案信息的确具有一定的保密性，但这不等于要降低其使用率，这样反倒不利于人事档案管理的信息化建设。

5 加强人事档案管理信息化建设的措施

5.1 强化人事档案管理信息化建设的意识

思想意识是改变的原动力，要加强人事档案管理信息化建设，首先就要提升对信息化管理模式的认识程度。人事档案管理工作是企业管理工作的一部分，它的先进与否是企业办公现代化程度的标志。所以，企业要自上而下认识到先进管理技术对人事档案管理工作的重要性。只有领导、相关从业人员以及人事档案信息的使用者都认可，才能真正将加强信息化建设落到实处。

5.2 建立信息数据库

目前，很多单位的计算机设备都相对陈旧，能投入到人事档案管理方面的也十分有限。然而，科技的快速进步促使新型计算机设备不断涌现，因此管理者应当具备一定的敏感度，及时引进新设备、新技术，加速人事档案管理信息化建设的进程。另外，要建立人事档案信息数据库。通常情况下，信息化建设是通过网络服务器进行管理的，将人事基本信息录入到服务器后，系统会建立一个数据库，然后利用相关软件系统对其进行管理。在建立人事档案数据库时，要注意数据库中的信息应当与原始档案信息一致，确保信息的准确性和原始性。应用于信息化建设中的软件系统要具备一定的可操作性，这样可以方便工作人员查阅。网络信息部门要对系统的使用权限进行设置，按照企业需求对人事档案查阅权限进行规划和设计，科学地管理人事档案信息，使信息管理可以实现多层次、多维度。

5.3 对人事档案安全性和开放性进行有机融合

在加强人事档案信息化建设的过程中，一定要重视信息的安全性和开放性。所谓开放性是指人事档案信息仅对有一定权限的人员进行公开。对人事档案资料进行数据化处理，一方面是为了可以及时更新人员信息，另一方面也是防止对档案信息随意进行涂改或造假。同时，也正是因为企业所有员工的真实信息都存储于服务器中，人事档案管理系统的安全性就显得尤为重要。既要对信息进行保密，又要将信息提供给有需要的人进行使用，将开放性和安全性进行有机融合是加强信息化建设的一项重要内容。

5.4 提高工作人员职业素养

人事档案管理人员的职业素养，对档案管理信息化建设成效有着直接的影响作用，甚至还会影响到整个人力资源管理水平。所以，对相关从业人员的选择和考察要非常慎重，除了要具备扎实的专业理论知识、相关数据信息处理能力、熟悉信息软件操作系统外，还要具有高度的责任心、安全意识和素质修养。人事档案管理工作会接触到个人信息和企业信息，因此职业素养也就成为担任此项工作的前提保证。只有具备强烈的安全意识和保密意识，才能有效防止信息的外传和泄漏。

5.5 结合企业实际情况

信息化建设是一种趋势，它对任何一个企业来说都是发展过程中必须经历的。但每个企业的实际情况不同，所以人事档案管理的信息化建设也要结合企业实际情况进行。对于实力较强的大型企业，自然应当加大信息化建设的支持力度和资金投入，重视管理软件的开发和研究，建立专业的人事档案管理团队，及时更新系统软件，做好信息系统的安全防护工作，使人事档案管理工作的效率可以满足企业管理和发展的需要。但对于规模尚小的企业而言，则应当量力而行，虽然也需要紧跟信息时代的发展步伐，但还是要考虑到企业的实际需求逐渐推进，切不可好高骛远，这样反倒会为企业带来负担，影响企业的发展壮大。