大数据环境下高校档案信息化建设研究

2021-04-04周春娜

信息记录材料 2021年1期

周春娜

（运城职业技术大学山西运城 044000）

1 引言

高校档案管理是一项综合性和系统性的工作，高校档案管理的内容主要包括学生学籍档案管理、教务档案管理、行政文书档案管理、人事档案管理、教学科研项目档案管理、财务档案管理以及学校基建档案管理等等。由此可见，高校档案中所记载的信息和资料就涵盖学校人才培养、教学管理、人力资源管理以及科学研究等工作的方方面面[1]。在大数据时代下，信息传递载体的变化也使得档案管理出现了一些新的特征，传统的纸质文件逐渐被电子文件所取代，越来越多的档案管理信息和资料以电子化和数字化的形式进行呈现，基于此，学校要实现对复杂档案信息数据的收集和整理，提高档案信息资料的利用率，就必须要深入推进档案管理的信息化建设。

2 完善高校档案信息化建设的保障体系

大数据环境下高校要深入推进档案管理的信息化建设，基础就在于完善高校档案信息化建设的保障体系。首先是档案信息化建设的硬件支持与保障，档案管理不断朝着信息化和数字化的方向发展，在这个过程中需要将传统的纸质档案管理转化为电子档案管理，这就需要对相关的档案信息和资料进行数字化的加工与处理，这就离不开计算机、扫描仪以及数码相机等相关硬件设备的支持。高校要投入专项资金用于购置这一类的硬件设备，逐渐完成纸质档案向电子档案的转化，以统一规范的数据格式来进行相关档案信息和资料的存储。其次是档案信息化建设的软件支持和保障，高校档案信息化建设需要档案管理信息系统和平台的支撑，基于对高校档案信息资源的开发利用，高校要投入相应的资金和技术，开发一套适用于高校档案管理的应用系统和软件，并且将这一管理系统接入高校办公室管理系统中，强化高校档案管理部门与高校各院系以及各行政管理部门之间的沟通和联系，高校各院系管理办公室和行政管理部门可以直接利用这一系统进行相关档案信息数据的上传，更加有利于对档案信息资料的收集。此外，还要加快健全高校档案管理数字化平台，借助大数据技术建立高校信息档案数据库，上线数字档案馆，使其除具备档案收集、整理、分类、查询、保存等基础功能之外，还能提供包括通用型文档整理、专题档案资料整合等在内的多项业务功能[2]，充分发挥大数据的信息挖掘和快速集成处理的作用。

3 建立健全高校档案信息化建设的体制机制

在档案信息化建设的背景下，由于档案管理的载体，由传统的纸质档案向电子档案进行转化，那么就要根据电子档案管理的特点来制定和完善相应的电子文件管理制度体系。首先，要制定档案信息化管理的各项细则，包括对电子文件的归档管理，要明确不同类型电子文件的格式、大小以及上传标准、路径等[3]。此外还包括档案信息的上网管理，对于录入档案管理信息系统中的电子文件要在真实性、完整性、有效性以及安全性等方面进行全面的审查和鉴别，切实提高档案信息化管理的质量。其次，高校要健全配套的责任制度体系，进一步明确高校档案管理部门以及各办公室负责档案信息录入和上传的工作人员的主体责任，一旦出现档案信息资料丢失、泄露以及失真等情况，要对相关人员进行严肃追责，提升档案管理信息化建设的规范性。最后，高校必须要健全档案管理信息化建设的安全保障制度。高校档案中所记载一些诸如学籍信息、财务数据、科研数据以及学术论文等信息有非常严格的保密性要求，面对着复杂的网络环境，要保证档案信息资料的安全，就要建立相应的安全保障机制，构建安全防护体系，设置访问权限，对重要核心资料进行加密，同时做好日常的备份检查工作，切实提升档案信息化建设的安全性。

4 组建一支高素质的高校档案信息化管理队伍

大数据环境下高校要提升档案信息化建设水平，组建一支高素质的档案信息化管理队伍是关键。首先，高校必须要进一步强化对技术型人才的引进和培育，加大技术型人才在高校档案管理队伍中的比重，更好地实现对档案管理信息系统及数字平台的运行和维护。其次，对现有档案管理工作人员组织专门的培训和学习，不断提高相关工作人员的信息素养和计算机应用能力，以适应档案管理信息化建设的需求。最后，不断加强档案管理工作人员的主动服务意识，变被动的信息资料收集和整理为主动的信息资源开发，依托于自身的资源优势，在对档案信息资料进行整合的过程中，能够通过信息提取为高校师生提供更加优质的档案管理服务。比如，主动进行档案检索目录以及关键词的编制，再比如主动对学年课程信息以及科研成果进行汇总和报告，编制高校的历年大事记等，切实提升高校档案信息资源的使用价值。