大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

郭 颖

（徐州工程学院 江苏 徐州 221018）

1 引言

随着经济社会的发展，信息数据正呈爆发式增长趋势，高校档案管理难度也在不断增大，做好档案管理工作能够较好地推动高校各项活动的进行，帮助高校更好地进行数据管理。大数据技术的不断发展，在高校也得到了普遍运用，能够较好地解决当前传统档案管理工作中存在的问题，推动管理模式的优化，对于高校有着重要意义，因此还需要学校档案管理人员提高重视程度，不断探索与研究新型的档案管理模式。

2 大数据时代背景下高校档案管理模式改革的必要性

2.1 便于查阅档案资料

高校档案管理模式主要以传统纸质档案为主，其中不仅储存了学校的相关信息，还包括在校学生的信息，因此所含有的数据量巨大，在进行档案查找时所耗费的时间也较多。即使当前高校为了更好地进行档案查询而选择有序存储，但是在成千上万的档案中按照目录寻找所耗费的时间也较多，不利于查阅档案信息。档案查阅的时间也有一定的限制，需要在一定时间内归还，在开展活动时也会因此耗费时间与人力，造成工作效率的低下，不利于推动高校活动的开展。而大数据技术能够实现海量数据的有序管理，能够在短时间内查找所需信息。由此可见，将大数据技术应用到高校档案管理中具有重要意义，是对其管理模式的创新。

2.2 提升档案录入的效率

高校档案管理一直以来都是一项耗时长、工作量大、程序复杂的工作，需要耗费大量的人力物力，这种传统的档案管理方式也容易导致档案内容的失真与丢失。在大数据时代背景下，通过革新与优化高校的档案管理模式，档案管理人员能够利用计算机技术来进行档案录入与储存，减少档案录入人员对档案的影响，能够大大提高档案管理的效率。

2.3 创新高校档案工作方式

随着大数据时代的到来，网络技术、人工智能等新媒体技术也得到了大范围运用，带来了我国高校档案工作形式的创新。在传统高校档案管理工作中，高校需要耗费大量的人力来管理档案，档案工作人员的工作量是极其巨大的，而通过大数据时代各项新型技术的使用，能够利用机器来帮助工作人员进行档案管理，通过智能化技术来帮助管理人员进行档案的分类、归类与处理，大大节省了时间与成本，让高校档案管理与利用的形式得到进一步创新。

2.4 增强高校档案的安全性

首先，传统纸质档案在查阅过程中容易受到损坏，易造成部分重要数据的丢失，而通过利用大数据时代的先进信息技术，则能够较好地对原始档案进行保护，防止因档案查询而带来磨损问题产生。同时，在高校纸质档案录入、归档过程中易产生一些丢失、损坏问题，不利于较好地储存档案，且由于档案存储对于存储室的湿度、温度都有着一定的要求，容易受到外在因素的干扰，甚至会由于虫子而导致档案的损坏，不利于保证档案的安全性。而大数据时代信息技术的使用，可以实现高校档案储存的数字化，减少外在因素对于存储的影响，有益于更好地存储档案，进一步提高档案存储的安全性。

3 大数据时代背景下高校档案管理存在的问题

3.1 信息安全意识不足

随着大数据时代的到来，我国信息技术得到了发展，大部分高校都已经意识到在大数据时代背景下创新与优化档案管理模式的重要性，也能够积极运用信息化技术。然而，在科学技术快速发展的时代，档案管理的信息化也会带来一定的安全隐患，其中，担任储存库的计算机就容易受到黑客攻击与网络病毒的影响，造成档案的缺失与损毁。同时我国大部分高校档案管理人员未能真正树立信息安全意识，没有提前准备相关安全防范措施，忽略了档案的备份与加密工作，在发生信息安全故障时就很容易导致档案文件的丢失，不利于保障高校档案的安全。

3.2 管理人员素质较低

大数据时代实现档案管理模式的转变对于档案管理人员的素质要求较高，需要工作人员能够较好地掌握相关信息技术，积极树立创新观念，这样才能适应时代的发展要求，不断革新管理模式，但是当前高校对于档案管理人员的重视程度较低，未能保证相关培训工作的定期开展，档案管理人员素质普遍较低，不能较快地掌握新型档案管理方式，与大数据时代档案管理模式的应用存在一定的矛盾与冲突，难以较好地转变自己的思想观念，对档案管理信息化建设起着绊脚石的作用，不利于高校档案管理模式的转变。

3.3 档案管理方法落后

在当前我国高校的档案管理工作中，仍然采用传统档案管理方法，主要以员工手工整理、记录档案为主，而这种人工管理的方式就很容易在记录过程中出现失误，即使能够及时发现也很难进行修正。同时，传统档案管理方法对于人力、物力的消耗较大，档案管理成本也较高，还需要设立专门的档案室进行档案的归档。除此之外，传统档案管理也容易造成档案的丢失，在寻找时也具有较大的难度，不利于高校档案管理的可持续发展。除此之外，即使部分高校能够引进一些先进的档案管理的仪器，不能真正从根本上实现高校档案管理模式的转变。最后，电子档案管理制度不完善也是导致方法难以改进的一大问题，部分高校在进行档案管理时不能及时规范管理方法，现有的管理制度也难以促进管理模式的革新。

4 变革和优化大数据时代高校档案管理模式的具体措施

4.1 提高档案安全防护能力

当前我国高校档案管理模式存在电子档案与实体档案，因此想要更好地提高档案安全防护能力，就要根据各自的实际状况建立安全防护措施。在进行档案管理与利用时可以引进更为先进的技术，并且要设立针对性的安全维护、防范系统，对于管理网络进行定期维护，并且加强保密技术，避免因受到病毒的攻击而导致数据信息的丢失。及时对信息进行备份，通过数据备份能够更好地防止因数据丢失而带来重大损失。另外在高校档案管理与利用中，怎样保证档案的完整性为首要任务，因此，在高校档案馆的建设上就要增加投入力度，并且更好地做到驱虫、防潮，保证档案的完整性[1]。

4.2 创新科技档案服务模式

大数据背景下积极创新高校档案管理模式是极其重要的，在传统管理模式下很难真正提高管理与利用的质量与水平，为了更好地适应大数据环境，就需要在进行档案检索时加入现代科学技术，利用相关网页、网站来进行查询与下载，且为了较好地提高档案管理服务水平，帮助提升用户的满意度，可以采用自助查询机、搜索软件等形式来拓展形式与方式[2]。

4.3 转变思想观念

在大数据环境下想要促进高校档案模式的转变，就要不断推动管理人员转变思想观念，通过思想观念的转变来更好地了解大数据背景下的新型工作方法，并且对先进技术进行学习与掌握，从而更好地进行档案的管理与利用。一般来说，高校档案管理工作并不是简单地对档案文件进行保存，因此管理人员必须认识到大数据等技术在档案管理模式转变中的积极作用，并且不断开拓创新，在现代高校档案管理工作中融入数字化、智能化、信息化观念，改变传统落后的思想观念，更好地开展档案管理工作[3]。

4.4 加强团队建设

加强高校档案管理模式转变的重要一环就是加强团队建设力度，主要可以从以下几点进行：（1）加大建设相关硬件设备，为了更好地促进高校档案管理，首先要完善扫描仪、打印机等设备，并且积极利用现代技术，采用相关软件、平台来提高管理水平。（2）培养具有创新能力与高超技术的人才，打造一支优秀的管理团队，在进行人员招聘时要注重考察其技术水平，选择最为合适的员工，其次通过设立定期的培训来不断转变员工的思想观念与提高员工技术水平，让管理与利用工作与时俱进。（3）建立健全档案管理与利用体系，针对高校档案管理的各个方面要进行深入分析，制定最贴合实际的体系，规范工作流程，并通过监督工作的开展来进一步保障档案管理体系的落实[4]。

5 结语

综上所述，大数据时代背景下高校档案管理中仍然存在信息安全意识不足、管理人员素质较低及档案管理方法落后等问题，因此，进行档案管理模式的革新与优化是极其重要的，对于高校的可持续发展有着重要意义。而通过提高档案安全防护能力、创新科技档案服务模式、转变思想观念与加强团队建设等具体措施能够较好地实现档案管理模式的优化，促进高校档案管理工作效率的不断提升。