基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设分析

艾江红

（湖北省武汉商贸职业学院 湖北 武汉 430205）

1 引言

自改革开放以来，国家就十分重视职业教育的发展，而职业院校尤其是高等职业院校，近年来发展十分迅速，特别是在当前的数字化校园建设背景下，高职院校教育教学水平得以不断提高，同时也为其档案信息化建设与发展提供了便利条件和无限可能。档案信息化建设是高职院校发展中的重要组成部分，对于其可持续稳定发展目标的实现很有帮助。

2 数字化校园环境下的高职院校档案信息化建设概述

网络化和信息数字化是数字化校园建设的基础与核心，在计算机技术的支持之下，能够对高校的各种信息进行整理、收集和应用，从而打造一种虚拟化的教育环境。通过数字化校园建设，既能实现对数字资源的高效合理应用，又能有效提高教育教学质量。在数字化校园环境下，也对高职院校档案建设工作提出更高要求，而信息化是未来发展的主要方向，所谓“信息化档案建设”主要就是在各种现代化先进技术的辅助之下，对校园信息资源进行开发和利用，为用户提供更多便于接受和应用的信息产品，促进档案信息资源的优化共享。而要想实现档案信息化建设目标，首先就是要对传统的归档手段进行一些改变，在这一过程中，数字化校园发挥着关键性的作用，它能够促进教学结构、教学模式、教学内容以及教学方法的全面变革，以实现对各种优秀教育资源的共享、共建，全面提高教育质量，为社会培养出更多优质创新型人才[1]。

3 高职院校档案信息化建设的必要性分析

3.1 与高职院校整体发展要求相符合

在高职院校日常工作当中，档案工作至关重要，它能够对高职院校科研管理、日常教学等工作效果进行记录和反映，同时也有助于学校历史面貌的维护，是衡量和评估高职院校管理水平和教育质量的重要依据。在高职院校数字化校园建设当中，信息化档案管理是至关重要的组成部分，与时代发展要求相符合，同时也是发展国家档案事业、贯彻和落实科学发展观的关键一步。在数字化背景之下，档案管理工作可对各种现代化先进技术和手段进行应用，并逐渐开始对人工管理进行取代，最大限度提高档案管理工作质量和效率，与此同时，也有助于学院形象的提升，与高职院校整体发展要求相符合[2]。

3.2 有助于高职院校管理水平和工作效率的提升

数字化档案管理摆脱了以往陈旧、落后的传统管理模式，使档案管理逐渐开始朝着现代化、规范化、标准化方向发展，对于高职院校管理水平和工作效率的提升很有帮助。与此同时通过数字化档案管理，还能使档案查询存储更加稳定高效，快速便捷。传统的档案查询，基本上都需要经过复杂烦琐的环节，不仅浪费时间且工作效率低下，受人为因素的影响还很容易出现档案材料磨损、缺失等问题，而数字化档案管理则可有效弥补传统档案管理模式的缺陷和不足，通过网络远程操作就可以查询所需要的档案材料，从根本上保证了档案材料和档案原件内容的一致。

4 数字化校园环境下的高职院校档案管理手段

4.1 完善基础设施建设

数字化校园环境下的信息化档案建设，首先就是要完善基础设施建设。实践过程中，一般包括软件设施和硬件设施两个主要方面，软件设施建设主要包括档案信息处理系统、相关软件和程序、档案信息数据库等，而硬件设施建设主要包括校园网络平台、复印机、扫描仪、打印机、计算机、存储器等，只有妥善做好软硬件建设工作，才能为信息化档案建设奠定良好基础。

4.2 标准规范建设

标准化是网络化、自动化建设的基础和前提，要想实现这一目标，高职院校档案部门必须要对相关档案设备技术方法、业务工作等建立统一标准和原则，具体如档案信息系统应用和设计标准、档案馆数据资源库工作标准等等。与此同时，还要结合国内外行业发展标准，对网络化过程中高职院校以及社会需要共同遵守的各项规范和标准进行制定[3]。

4.3 强化信息资源建设

在档案信息化建设工作当中，档案信息资源建设是关键与核心，因此，高职院校必须要结合实际情况，建立起完善的数字化档案专题数据库，在共享数据库当中集中存储数字档案。在档案信息资源建设工作当中，电子文件接收、采集也是至关重要的内容，高职院校的信息资源十分丰富，院校内各单位都有专属的信息网站和系统，而这些都能够为信息共享和传播提供良好平台。与此同时，档案部门还可借助校园网络平台，为相关用户提供档案应用服务。其次，对计算机技术进行应用，对档案目录数据库进行建立，使所有案卷级目录都能实现机验，以提升档案检索和应用服务质量。最后，强化纸质档案、录像档案、录音档案以及照片档案的数字化建设，并建设与之相应的综合化数字平台。

4.4 完善信息安全保障体系

随着高职院校档案信息化建设步伐的日益加快，档案信息资源的应用方式也日益广泛，在此情况下，必须要强化对档案信息的安全保障。为实现上述目标，必须要建立起一个完善的档案信息安全保障体系和安全管理系统。高职院校的档案部门一般可从安全管理措施、制度、组织等方面入手，制定出完善可行的工作规范，对高校的管理措施和技术手段进行应用，以提高档案信息安全性，同时也为信息化系统的安全可靠运行提供保障，例如，在技术方面，可对硬件防火墙、网络杀毒软件等进行应用，从根本上避免信息泄露和非法操作等问题的发生，与此同时，还要定期对软硬件进行维护和升级，发现问题及时处理[4]。

与此同时，高职院校的人才培养目标和日常管理手段不同于其他普通高校，因此，在专业设置方面具备独特的行业特点，注重对应用型人才的培养。鉴于上述情况，必须要强化对实训体系、基础研究、精品课程等特色数据库档案的建设，同时也要加强对这方面管理人才的培养，从而最大限度凸显高职院校的档案信息馆（室）藏特色。

5 结语

综上所述，本文主要对数字化校园环境下，高职院校档案信息化建设及其必要性进行了分析，最后提出了几点建议和措施。总之，随着高职院校数字化校园建设步伐的日益加快，也对档案管理工作提出更高要求，而档案信息化建设是其未来发展的主要方向。为实现这一目标，高职院校必须要充分发挥档案数字化技术优势，从基础设施建设、人才队伍建设、规范化建设、信息资源建设以及安全保障等方面入手，为档案信息化建设目标的实现奠定良好基础，提高档案现代化建设水平，促进高职院校的整体健康稳定发展。