浅谈信息化档案管理归档整理分类技巧

赵杰惠

（红河州弥勒市档案局 云南 红河 652399）

1 引言

档案是用于保存人类在社会生活中主要实践的一种文件记录，它完善地保存着人类在社会生产生活中一切真实的信息。同时，档案工作也是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，档案就在我们身边与每个人息息相关。档案对于人事管理者而言更是一种重要且不可或缺的工具，而且对于后人也有很大的借鉴、回顾意义，也有益于人类的历史文化传承。然而，数不胜数的档案给档案管理工作者带来了很大的挑战，即使在信息化管理的背景下，仍然暴露出不少亟待解决的问题，影响档案管理的科学性和严谨性。因此，本文将立足于信息化档案管理的概念，深度分析信息化档案管理中存在的问题，从而挖掘出信息化档案归档整理分类的技巧。

2 信息化档案管理的概念

由于信息浪潮的冲击，传统的纸质管理档案机构面临电子文档、数字文档的挑战，顺势过渡转型为信息化档案管理。随着21世纪计算机应用技术的高速发展，信息化档案管理已经成为档案管理的主要模式，与传统的纸质档案管理并行不悖地发展。信息化档案管理就是紧密结合网络、计算机、信息通信等技术工具，在国家部门的规范和要求下，对公民的档案地进行归档、整理、分类、保管、开发、利用的现代化信息管理过程。

3 信息化档案管理归档整理分类中存在的问题

信息化档案管理的目的是提供高效便捷的档案服务，并且保障公民的信息安全。然而目前，在归档整理分类过程中，仍然有一些不足。首先，很多事业单位档案工作人员素质、专业技能参差不齐。其次，目前很多单位的信息化档案管理，并未对电子化档案的归档整理分类制定出统一标准，也没有针对整个档案数据库的内部具体顺序形成规范[1-2]。最后，信息化档案资源是基于大数据时代的网络进行传输，安全问题尤为重要，但是被不少单位的档案管理者忽视。

4 信息化档案管理归档整理分类技巧

4.1 提高信息化档案管理从业者的专业素质

信息化档案管理建设对档案管理从业者的素质和专业技能都提出了较高的要求，有的从业者仅凭借基础的计算机知识来管理档案网络系统，出现问题后就束手无策，坐等更高水平的技术人员来解决，这非常影响档案管理的进程。所以单位应对档案管理从业者定期开展关于信息化档案管理新系统、新技术、新思路等方面的专业培训，提高他们的信息化档案管理归档整理分类能力[3]。其次，要适当吸收高学历高素质人才，通过人才引进、柔性流动等方式，使其在信息化档案管理中大放异彩、取得成效。

4.2 实用为主，统一标准

信息化档案管理中要以实用性为目的，重视档案资源的质量[4]。因此，对没有必要的档案纳入信息化档案管理过程，而是要适当扬弃，实用为主。档案管理工作者应该实地走访单位各部门的办公室，去向各部门负责人及其工作人员了解他们的主要业务活动。档案管理者在收集到各部门详细业务信息后，要进行深入分析、探讨，从而确定标准化的立卷、归档、整理、分类流程报告。再将报告请示领导，协商制定出单位的档案管理规范。此外，规范还可以借鉴国内外现存的信息化档案治理技术标准及规范文件。并且从业者还应将档案管理规范中的立卷流程制成电子文档，以微信等形式分发给各部门，使他们在工作中重视保存有价值的资料，能在规定时间内及时立卷并且定期向档案部门归档。而在信息化档案管理中，对于归档的电子材料，要在做好区分的同时保持它们之间的逻辑连续性或者时间顺承关系。而在归档、整理、分类时，要取简洁明了的标题，使人一目了然，能够更好地为利用者服务。

4.3 坚持文档一体化、归档双轨制，重视档案安全性

文档一体化是指，将纸质档案与其对应的电子版档视为一体进行管理，并且将其一起纳入到办公自动化管理过程中去，使信息化档案管理与办公自动化全过程紧密结合，并且结为整体一起运行。其次，纸质档案虽然向数字档案、电子档案过渡，但是这个过程中必须坚持归档双轨制。因为在未来很长一段时间内，电子档案、数字档案在法律上的作用仍未能取代纸质档案。

加强信息化档案管理的安全性，要从管理上入手。深入探索档案信息加密手段，多层次的保障档案数据库的安全。此外，还要建立多媒体信息档案、电子档案、数字档案等的异地备份库，要专门设置这些电子数据档案的安全储存和备份空间，实行专人管理、专库管理。

5 结语

档案可以如实反映公民在过去社会生产生活中的主要活动，其主要特征是真实性、历史性。从这个意义上来讲，档案在人事管理中具有无可替代的作用。然而，信息化档案管理建设仍然存在着不少不足，这些不足在一定程度影响了信息化档案管理建设的科学有效性，尚未能完全满足公民对档案资源管理的需求。信息化档案管理建设是一个系统性、长期性工程，不是只依靠单个人的力量，因此探讨信息化档案管理归档整理分类技巧十分必要。