电子档案在高职院校档案管理中的应用分析

马 娜

（运城护理职业学院 山西 运城 044000）

1 引言

电子档案的出现和普及推动了档案管理工作模式的转变和管理效率的提升，相较于传统的纸质档案，电子档案更加容易存储，日后的调取和查阅也更加方便。高职院校的档案数量众多，管理工作量较大，通过电子档案的应用可以在提高管理质量的同时，降低档案管理的成本，推动高职院校档案管理工作的规范化发展。

2 高职院校档案管理中电子档案的应用优势

2.1 有利于档案管理效率的提升

高职院校的学生众多，而每个学生档案信息中需要涵盖其成绩、校园活动、教育经济、政治生活等多方面内容，纸质档案的采集整理需要耗费大量的时间，后续信息查找读取的难度也比较高。电子档案可以在相关软件的支持下对学生信息进行科学的编码和分类整理，后续信息查找也更为方便，同时支持在互联网环境中进行信息的查阅，档案管理的效率和灵活性提高。计算机信息技术的应用可以有效减轻档案管理人员的工作量[1]。

2.2 为院校学生管理和人事管理提供可靠的支撑

电子档案中可以存储高职院校学生和教职工的各项信息，从而为日常的人事管理以及学生管理提供更加准确可靠的数据信息支撑。例如在进行教职工和学生评优时，可以利用电子档案软件对一定时期内的教职工、学生的各项表现进行查找和对比分析，从而确保评估的准确性和公正性，且在此过程中档案管理人员的工作量也可以保持在合理的水平。

2.3 提高档案管理的安全性

相较于纸质档案，电子档案存储的安全性更高，通过科学的信息加密技术、档案系统身份验证以及防火墙等技术的综合应用，可以有效保障高职院校学生安全信息的安全性。同时电子档案管理系统信息泄露追责可控性和准确性更高，可以确保档案管理人员工作的责任感，降低信息泄露的风险性。与此同时电子档案存储和信息调取可以摆脱时间和空间的限制，高职院校在档案管理方面的资金投入可以得到有效的控制。

3 高职院校电子档案管理策略

3.1 提高对电子档案的重视程度

对于高职院校而言，档案管理的成效会直接影响职工人事管理和学生管理的质量。高职院校档案管理人员必须要加快自身工作理念的转变，提高对于电子档案的重视程度，结合电子档案的特点和管理要求创新和调整自身工作方法。高职院校的管理人员要进行电子档案规范化管理的引导和宣传，通过完善可靠的管理制度和管理方法，促使一线档案工作者提高重视，确保高职院校学生档案的完整性和管理的有序性，加强档案审核和日常调取身份核验，降低电子档案与实际情况不匹配的情况。高职院校档案管理工作人员要真正认可电子档案，善于利用数据库等技术优化档案管理流程降低自身的工作难度，逐步实现电子档案对纸质档案的取代。与此同时，在实际的档案管理工作中，要认真对待档案的录入和信息的修改、调取以及删除等操作，避免人为操作失误导致的院校人事信息以及学生档案信息的错漏。档案工作者要及时进行学生和教职工信息的更新，确保电子档案系统内信息的完整性、准确性和时效性[2]。

3.2 优化电子档案管理方法

依托于计算机网络技术的电子档案需要面对由于技术限制导致的信息安全问题，为了避免高职院校教职工以及学生的个人信息的泄露，要落实信息加密和管理人员身份验证等制度，提高个人信息的保密程度。高职院校要结合电子档案的特点制定完善的标准化的档案管理规章制度和工作流程，对档案管理人员的工作进行引导和约束，将档案管理的成效与相关岗位的绩效挂钩，同时采取信息泄漏追责机制，提高高职院校档案管理人员的工作责任感和认真程度。此外电子档案管理人员严格按照相关的规则要求进行信息的录入，并定期进行高职院校人员电子档案信息的更新，通过错误信息的删除、缺失信息的补充以及错误信息的更改等操作确保电子档案信息的真实性。当电子档案管理系统出现故障时要进行迅速的上报并与技术人员进行及时沟通，避免自己系统修复操作失误造成的信息丢失和泄漏等问题。档案管理人员要确保信息录入、查询以及更新操作的合规性，对学生信息进行分类整理，并确保成绩、奖惩等信息记录的真实性。档案管理人员要给每个学生建立单独的文件夹并进行编号排序，提高后续学生信息录入更新以及查询的效率。当需要调阅学生的个人档案信息时，要严格核实其身份，严禁将学生的个人信息透露给无关人员。

3.3 提高档案管理人员的专业能力

高职院校电子档案管理对相关岗位工作人员的职业能力提出了更多的要求，档案管理工作者除了需要具备档案管理的专业知识之外还需要具有一定的计算机和软件系统操作能力，同时要秉持认真负责的档案管理工作态度。在进行高职院校学生信息的录入操作时，由于学生数量较多，因而档案管理人员录入的工作量也比较大，档案管理人员要确保工作的严谨性，避免数据信息的差错。此外，档案管理人员要清楚了解学生和教职工档案文件的编码规则，提高信息调取的效率。在实际的电子档案管理工作中，要积极采用效率更高的新管理手段和方法。高职院校电子档案管理工作涉及的领域众多，档案管理人员在上岗前必须要经过系统性的学习。高职院校要确保档案管理岗位人员安排的合理性，同时为在岗人员提供必要的培训指导和进修机会，提高本校档案管理工作者的综合能力。档案管理工作者可以通过与其他院校同岗位工作人员的交流沟通以及日常的学习，不断优化高职院校电子档案管理模式和管理方法，促进方案管理工作效率、工作质量和规范性的全面提高。

3.4 加强电子档案管理设备和技术的优化

电子档案管理的质量会受到档案存储设备以及数据库管理软件直接影响，因而高职院校要加强硬件设备和软件的优化更新，为更加高效的电子档案管理工作提供必要的保障，避免设备故障或软件漏洞导致的管理问题。高职院校的技术人员要定期对档案室内的计算机设备进行维护，做好硬件设备的故障排查和环境安全隐患的处理。此外，要加强电子档案信息的安全管理，通过防火墙、加密技术以及杀毒软件等保障高职院校电子档案的信息安全性，降低电子档案管理系统被入侵的可能性。信息技术人员要注重电子档案管理系统漏洞的排查，对于发现的系统缺陷要进行及时的修复，有效防范信息安全风险，并结合高职院校的档案管理实际需求定期对管理软件进行更新。对于老旧的电子档案存储设备要进行及时的淘汰，确保电子档案设备操作的流畅性和可靠性[3]。

4 结语

综上所述，电子档案对于高职院校档案管理工作具有积极的促进作用，高职院校要加快档案管理观念的转变，结合电子档案的特点对档案管理模式和管理方法进行改进和优化，同时要注重硬件设备和电子档案管理软件的日常维护，档案管理人员也要不断提高自身的档案管理专业能力和计算机应用水平，促进电子档案高效、省时、便捷等优势的发挥。