基于数字化档案规范管理途径探究

张 辉

（泰安市医疗保险事业处 山东 泰安 271000）

1 引言

数字化档案需要通过各项数字化技术将传统档案记录转化为数字化信息并且进行存储，该项技术目前为止已经在许多企业进行了拓展。实行数字化档案规范管理，既可以降低档案的管理成本，简化了繁琐的档案流程，也可以提高档案的安全性。另外在进行查询的时候也较传统档案管理更高效省力。但在拓展数字化档案管理的进程中，依旧存在一些问题，我们需要更好的思路和形式去进行途径的拓展，力争让数字化档案规范管理真正惠及千万企业，畅通无阻的为企业提供更便利的档案管理。

2 数字档案管理现存问题

2.1 防火墙设计疏漏

防火墙通常是用来防止电脑被恶意入侵或者植入木马病毒的。一旦企业的数据资料库被恶意侵入或者植入病毒，就相当于过去有贼偷入了重要的档案室库房，可以进行资料的篡改涂抹，甚至可以抹销带走所有的重要资料。这对于企业来说是致命的、难以接受的事故，可以对企业造成巨大的威胁。

2.2 更换系统时资料数据遗漏

近年来，信息化时代对于硬件的发展也起到了很大的推动作用，许多企业会隔一段时间就更新换代新的计算机系统，以便于提升办公效率。但是在更新换代的过程中往往会出现档案更新备份困难，旧数据难以迁移入新数据库，或者在升级系统时候由于不能兼容导致重要文件的丢失。由于忘记备份在硬盘之中，重装系统引发的电脑故障导致系统内的档案文件被同步格式化等。这些情况，或者是更新失败都可能导致重要资料的丢失和遗落。

2.3 档案保管者信息安全意识薄弱

新时代的档案管理信息工作对于从业人员也提出了更高一层的要求。在过去的传统型档案信息处理事务当中，大部分的工作人员安全意识不足，更遑论对于风险的防控。不仅没有办法对于档案进行实时的监控，更是缺乏一套有层次的信息管理制度来规范信息安全，非常容易出现信息的外泄和丢失等状况。企业的档案管理部门也往往缺乏专业性强的专门人才，缺乏能够适应新型档案规范管理的复合型人才。现有的人力资源模式难以满足企业发展的需求，成为了企业档案信息化发展的绊脚石。

3 数字化档案规范管理途径实施要点

3.1 加强数字档案信息人才培养

数字档案信息建设需要更专业的数字化人才，不仅需要掌握日常工作中会应用到的相关的信息知识，也还要求具有极高的风险防范意识，系统优化管理意识。同时，要能够将知识应用到实际操作的过程中去，真正做到能帮助档案信息高效录入，有序整理，风险评估，安全防护。

为了满足数字档案信息人才的需求，企业应该有意识地培养老员工进行学习，定期进行人员专业培训。在升级数字化信息系统的同时，也要对从业人员的整体素质做培训和提升。除此之外，可以调整人才引进计划，加强激励政策，扩招一些数字化专业或者信息管理专业的专门性人才。

3.2 企业档案和电子政务信息互通共建

企业信息不仅要保留在企业内部，其中和政务有关的相关信息可以通过电子政务平台来进行采集上传，做到即时输送，在政府平台上长期保管。这一方面可以减少企业储存信息的安全压力，也因为有了统一的规范的制度，上传的档案文件格式内容都是同步合规的，有利于企业之间和政企之间信息的交流互通。类似的数据结构可以有效促进数字信息共享，上传的纷杂档案也可以更好的归档，保管起来更加安全放心[1]。

因此，我们在构筑数字信息系统的时候，也要将能否和电子政务信息平台互通作为一个重要指标纳入考量。企业的档案部门应该接受政府的培训，按时接纳政府传达的信息，并且积极地配合信息部门展开工作和数字化的建设。

3.3 建立完善数字化信息规范管理系统

虽然进行了数字化升级，但在有些企业依然存在使用旧思维来使用新信息档案系统的现象。在我们对档案进行数字化管理的时候，要遵循一定的规范，优化方式方法。构筑起一整套数字化信息规范管理系统来，这样才能真正的发挥数字化管理的作用。

首先，在电子档案入库的时候，要对这些电子文件进行鉴定和分类。根据鉴定来确认每一类型电子文件应有的保管期限，同时删除没有保管价值的垃圾文件。在我们进行电子档案管理系统设计的时候，就要确定好每一类型电子文件的保管时限，使得系统可以自动识别文件种类，提高审阅的速度效率。随后，要规范制作电子文档的缩印目录，按照部分和文件种类详分层次，每一件都要标注是否已经被归档。这需要档案在设计之初，数字化人员就对于企业有整体的了解，并且深入业务内部的每一个细节来进行专业化的目录项目设计。

在进行数字化信息管理的时候需要注意，每一项信息不能只是单纯的存在在档案库里，而是要可以做到活用联动，确保相关部门权限是灵活的，可以做到用时互相调用合作的。

3.4 妥善维护档案安全

数字档案对于计算机系统的依赖度更强了，所以在日常使用中我们不仅要维护计算机的硬件，也要注重文件档案的读取环境。积极预先做好备份，常用查阅档和备份档不能放在同一处储存，也不能由相同的管理人来经管，以免发生管理人员渎职修改抹销数据等安全隐患[2]。

4 结语

综上所述，档案的数字化规范管理并非一日之功，需要社会和企业共同努力加快档案信息化建设，逐渐扫清数字化规范管理道路上的诸多障碍。通过探究，本文认为要加强数字规范管理，需要加强人才建设，建立巩固数字信息系统，提倡企业档案和电子政务信息互通共建，增强风险意识妥善维护系统安全。从而更充分地发挥数字化档案管理的真正作用，确保实现档案的信息化建设。