试论大数据下的行政事业单位信息化档案管理

彭书蕴

（甘肃省无线电监测站 甘肃 兰州 730000）

1 引言

在大数据背景的影响下，传统的档案管理已经不能满足当今时代的发展需求，因此行政事业单位也应该转变自身的档案管理方案，将信息技术引入到档案管理工作中，通过信息技术可以将纸质文字转换为相应的数据信息，不仅缓解相关工作人员的压力和紧张的情绪，还可以运用信息化技术对部分隐私信息进行保密和备份，一方面保留了数据的完整性和真实性，另一方面可以将相关信息进行梳理和整合，便于相关人员进行查看和浏览，从而提升他们自身的工作效率和质量，引导行政事业单位信息化档案管理工作的实施和优化。

2 大数据下行政事业单位信息化档案管理的现状

2.1 尚未建立档案管理体系

就目前而言，我国相关行政事业单位没有意识到档案管理在单位经济发展中的重要作用，因此并没有借助相关大数据信息平台完善和构建自身档案管理体系或机制，这样不仅会导致档案记载不完整、档案丢失、档案数据出现误差等问题的出现，还会阻碍行政事业单位档案管理水平的提升[1]。另外，档案管理工作相对复杂和繁琐，相关工作人员会对此产生疲惫感和厌倦感，不能将自己的全部精力集中在档案管理工作中，所以导致行政管理单位没有建立相完善的档案管理体系或集中，使得现阶段自身的档案管理水平相对于其他企业较低。

2.2 档案管理手段落后

虽然我国信息化技术的飞速发展，但多数行政事业单位并没有将信息化技术引入到档案管理工作中来，甚至少数行政事业单位还在使用手工记录或登记的方式，这样在无形之中加大了相关工作人员的工作任务量和压力，大大降低工作效率。另外，部分行政事业单位的信息化办公设备不能满足档案管理工作的需求和需要，同样也不能满足社会公众在公众平台查询相关档案信息的需要，不能与相关媒体进行衔接，这样不仅会阻碍档案管理信息化在行政事业单位的顺利开展和实施，还会妨碍相关信息化档案工作的进展，无法达到预期的工作效果。

2.3 档案管理人员素质不高

我国多数行政事业对于档案管理工作人员的要求和标准并不高，因此导致他们自身的文化素养和综合能力较低，甚至少数档案管理人员不能熟练的掌握档案管理知识。并且不具备相应的专业素养和技能，不能明确自身的工作范围和流程，所掌握的计算机知识不能达到预期要求的标准水平，自身的工作积极性不高，不能主动学习相关档案管理知识和方针政策，认为档案管理工作并不重要，以至于自身的思想政治水平得不到相应的提升。除此之外，档案管理人员还仍然保留着自身的传统封建观念，不愿意更新和完善自身的学习方式和方法，这样不仅会阻碍信息化档案管理工作的进程，还会让相关档案管理人员借此机会为了自身的个人利益和私人感情擅自篡改信息和数据，造成违法乱纪、贪污腐败的现象发生。

2.4 不能合理利用档案开发

虽然多数行政事业单位已经将信息化电子档案引入到日常工作中，但由于信息化的传递功能强大，部分重要电子档案还是存在安全隐患，会受到部分不法分子的网络攻击，这样不仅会让行政事业的重要档案信息泄露或丢失，还会影响其身的安全。现阶段的行政事业单位的信息管水平较弱，很容易造成大量消耗人力和物力资源的问题产生。另外，由于相关行政事业单位的电子档案系统使用率较低，内部管理层和领导者或相关用户在查询的时候不能够清晰明了的知晓自己想要查询的内容。

2.5 综合档案管理力度不够

行政事业单位的档案分类众多，这样不仅加大了相关档案管理人员的工作压力和强度，还会导致相关问题的出现：（1）档案分类混淆；（2）档案管理办法不明确；（3）档案分类重复。这样不仅会让档案管理系统产生混乱，对档案管理的分类不细致，针对于不同的档案管理还仍然用着相同的管理办法，这样不仅会大大降低档案管理工作的效率和质量，还会让其将各种的档案类别相互混淆。

3 加强大数据下行政事业单位档案信息化管理的策略

3.1 构建完善档案管理体系或机制

行政事业单位应该结合自身实际的档案情况及信息化技术来构建和完善自身的档案管理体系，同样相关管理层和领导者也应该充分意识到信息化档案管理的重要性，提升相关工作人员档案管理意识，并且在此基础上加大监管力度，设立专门的部门对档案管理部门的工作进行实时监督和跟进。在档案收集的过程中可以还可以将相关纸质文字转换文数据信息，针对重要视频和图片可以将其进行信息化处理，转换为电子档案。这样不仅可以提升行政事业单位内部档案管理的水平和质量，强化相关档案管理人员的服务意识和创新能力，还可以建立完善有效的管理机制，规范和约束相关管理人员的行为和举止，为今后的档案管理工作奠定良好的基础。

3.2 加强信息化档案管理建设

行政事业单位应该加强自身信息化档案管理建设，将大数据信息技术引入到日常工作中，从而实现信息化档案管理。因此行政事业单位应该为相关工作人员引入先进的办公设备，并且要求其掌握相应的计算机操作技巧和方法，让相关人员对于档案管理知识建立初步的了解和认知，让其在熟练掌握的基础上加以运用[2]。这样不仅可以缓解其工作的压力减轻自身的工作量，提升自身的工作效率和质量，从而提升行政事业单位档案管理水平，推进内部的经济发展。另外，通过信息化档案工作的开展还可以让管理层和领导者对于相对隐私的信息进行加密和备份，并且建立专门的档案管理网站，真正的实现内部档案管理数据共享，在此基础上建立相关查询页面，这样不仅可以保证档案的完整性和真实性，还可以让其根据相关数据分析做出正确的判断和决策。

3.3 提高相关人员自身素质

档案管理人员也应该逐渐适应国家和社会的发展需求，更新和改变自身的传统观念和思想，在不断学习中加深自己对于档案管理知识的理解，还可以通过更新自己的理念和思想对于档案管理工作有着全新的体验和感受，提升自己的文化素养和综合能力，在学习知识的过程中发现自身存在的不足和问题，明确自身的工作范围和职责[3]。在此基础上应该强化其自身的法律法规意识，让他们意识到档案管理信息化在日常工作中的重要性。另外，行政事业单位还可以为档案管理人员定期举办信息化档案管理讲座和培训，让他们对于相关知识有着更深一步的了解和认知，减少和避免违法乱纪、贪污腐败的现象出现，让自身的档案管理能力得到相应的提升。

3.4 建立档案综合管理体系

行政事业单位的档案管理类别较多并且杂乱，因此针对档案管理的分类工作行政事业单位可以利用信息档案平台进行信息的录入和登记，但在录入的过程中必须保证数据准确性，同样也应该针对档案的不同进行分类，这样不仅可以节省找寻纸质档案的时间，从根本上提升档案信息化建设的效率和质量，整合综合档案信息资源，逐渐实现档案管理信息化，从而促进信息化档案管理工作额顺利开展和实施。

3.5 提高档案管理的安全性

重要的档案信息对于行政事业单位今后的经济发展有着深远的影响，因此相关档案管理人员应该及时更新和完善自身的档案管理系统，并且使用安全性较强的档案管理系统，及时消除档案管理系统中的安全隐患，改善旧软件遗留的问题和各种漏洞。另外，行政事业单位可以引用加密技术，让非专业人士无法清晰的读取和破解相关信息，在相关指令和密码设置的前提下，将相关信息进行加密，这样不仅可以保证数据的安全性和可靠性，还可以避免相关信息泄露等问题的出现，从而提升档案信息化管理的水平和质量，为管理层和相关领导者提供真实可靠的信数据，让他们做出正确判断和决策。

4 结语

档案信息化管理在大数据的技术的借助下，可以引导行政事业单位提升自身的档案管理水平和质量，最大限度的发挥自身存在的意义和作用，通过结合自身的档案管理情况构建完善的管理体系或机制，提升管理人员的专业素养和综合能力，通过他们的自身的不断学习和努力提高工作效率和水平，加大对于相关重要信息管理力度，保证档案信息和数据的完整性和可靠性，这样才能有效快速的推进行政事业的全面发展和成长。