浅析数字化在医院档案管理中的应用

2021-04-04郭丽媛

信息记录材料 2021年4期

郭丽媛

（太原市中心医院山西太原 030009）

1 引言

数字化是医院开展档案工作的重要方向，现阶段我国大部分医院已经开展了档案数字化建设工作[1]。档案数字化管理工作是一项规模较大的工程，需要耗费较长时间和足够的资金支持，同时要求领导人员具备加强的统筹规划意识，对档案管理人员专业水平提出了更高的要求。

2 医院档案数字化管理现状

2.1 制度不完善

由于各种因素的影响，医院档案管理人员在工作中一直处于松懈状态，其主要原因是管理制度缺乏针对性，这在一定程度上阻碍了档案管理工作的有序进行，导致一些保密信息被泄露和破坏。

2.2 档案管理意识落后

新医疗改革实施后，医院的公益性质被削弱，其主要发展方向为提升经济利益[2]。这导致医院的后勤保障工作被冷落，大部分领导人员、档案管理人员严重忽视档案管理工作。

3 数字化在医院档案管理中的应用策略

3.1 树立正确的数字化观念

在医院现代档案管理工作中，数字化是基本发展思路。而工作人员在开展数字化工作中，要树立正确的数字化理念，摒弃传统的人工操作方式。医院管理人员要形成现代化的管理理念，充分认识数字化管理的重要性，深刻了解信息化构建的内涵[3]。档案管理人员要认识到数字化管理是提升医疗水平的重要手段，可以有效创新工作局面。为此要增强自身数字化意识，积极学习数字化管理知识，从而保证数字化档案管理工作有序开展。

3.2 创建完善的档案数字化平台

首先，医院要积极建设档案管理网络，建立完善的档案电子资源库，从而实现管理职能转型，从手工作业转型到数字化管理[4]。其次，要重点开发档案网络，建立先进的信息平台，从而实现信息共享，有效筛选和采集管理档案。最后，对于那些需要重点开发的项目要单独建立档案，并且以此为基础有效管理各种档案分类项目。除此之外，要以医院实际情况为基础，适当开放档案，从而为各部门和各个工作人员工作顺利开展奠定基础。

3.3 将传统档案管理与数字化档案管理有效结合

现阶段，我国部分医院档案数字化管理水平较低，仅仅实现了电子形式的记录，并没有充分利用以计算机为中心的信息处理平台。为此医院在开展档案管理过程中，要实现从传统人工向数字管理转变[5]。而在数字化管理中，传统档案管理是重要基础和前提，在过渡阶段发挥着重要作用，传统档案管理与数字化档案管理是相互区别、相辅相成的。为此医院在开展数字化管理工作中，要有效结合传统档案管理工作，积极再造数字化档案业务，需要注意的是在实际改造中要分步骤、分阶段进行。

3.4 建设完善的硬件和软件

在数字化档案建设中，硬件是重要支撑，发挥着不可替代的作用，为此医院要加强网络设施建设，强化计算机分布。在医院数字化档案管理中，需要每一位医务人员的共同参与，其中涉及的内容复杂，包含各种信息技术问题，比如网络安全、信息处理、信息采集、软件系统建设等。在硬件、软件建设中，医院要做到以下几点：第一，加大软件和硬件建设力度[6]。在建设前期，医院要投入足够的资金，积极引进先进的软件平台，创设完善的硬件环境。在创建信息平台过程中，要重点关注信息平台的实用性。保证档案分档系统的设置符合医院要求，以便于相关人员按照医院实际需求进行档案资料的合理分类存储。同时，为医院档案管理系统营造安全运行环境。除安装相应杀毒软件之外，还需结合防护墙、等级权限以及身份验证等形式来提升档案资料存储安全性。第二，要积极统筹各种医院档案资源，全面了解医院档案管理中存在的问题，比如书写不规范、资料破损程度大等。在具体数字化建设中，要提升现有档案梳理的全面性，以医院内部管理需要为基础深入调研档案的采集、审核过程，明确其中存在的问题，从而加快医院数字化档案管理步伐。

3.5 积极建设数字化档案管理队伍

在医院数字化档案管理工作中，不仅需要大量资金来购买基础设施，而且要积极创设设备平台。同时医院要加强档案管理人员培训工作，使档案管理人员端正工作态度，形成现代化的管理理念。医院要建立专业小组，做好档案调研和分析工作，积极借鉴其他医院建立档案的优秀经验，并且以此为基础制定科学的数字化档案管理步骤和方法。除此之外，要积极聘请专业人员对档案管理人员工作进行指导，加强对档案管理人员业务培训，从而促进医院数字化档案管理工作快速发展，从整体上提升档案管理人员业务水平。