基于SAP系统的设备备件管理探究

2021-04-03韩冰李程

中国设备工程 2021年18期

韩冰，李程

（一汽解放大连柴油机有限公司，辽宁大连 116600）

设备在运行过程中难免会因为各种突发事件而出现故障问题，此时便需要通过使用备件来完成快速更换与维修，所以设备备件管理非常重要，若因为备件管理存在问题而影响到了设备的正常运行，就会对公司的发展带来影响。因此，有必要对以SAP系统为核心的设备备件管理进行分析。

1 设备备件管理综述

在公司经营发展过程中，备件的主要作用就是满足设备对于维修的实际需求，根据备件来源的不同通常可以分为外购、自制备件两大类。设备备件管理就是为了能够按照既定计划开展设备的维修，确保在面对各类突发事件时能够第一时间对其进行处理，从而降低维修停机时间，在降低维修费用的同时避免对设备的正常运行带来影响，因此设备备件管理工作就是设备维修中的重点环节之一，通过对备件生产、采购、使用等环节进行全方位管控，能够有效提高设备运行时的稳定性，强化经济效益。例如在备件管理过程中，备件储备非常重要，无论自制备件还是外购备件，在未经使用之前都需要通过高质量的备件储备来保证备件品质。备件的储备形式包括有成品、半成品、毛坯、成套储备等多种方式，储备期间需要结合实际需求来选择不同的储备方式。储备定额指的是公司结合实际需求对备件数量进行统计与申请，以此来完成备件计划的编制，保证备件数量能够满足公司经营所需。

以SAP系统为核心的设备备件管理方式是对传统管理方式的一种优化，在SAP系统的作用下，备件采购、领取等环节都可以在SAP系统中实现，而且SAP系统中的维修模块还能够整合财务审批流程，进而促使公司维修、采购、财务等部门的备件审批流程得到优化。根据备件采购方式、金额的不同，备件自身的审批方案也将有所改变。通过设备备件的框架合同采购可以实现内部审批流程的全方位优化，降低采购备件时所需要的成本与周期。处于框架合同内的备件，其备件采购订单不再需要重新进行价格问询与对比，因为通过系统自动形成的订单，其得出的备件价格与供应商都属于对比完成对。以SAP系统为核心的设备备件管理流程，无论是备件名称还是信号规格都需要在SAP系统中自行完成设定与维护。其中备件采购需求在审批结束之后将会自动通过传送进入到框架合同中，如果此时框架合同处于有效状态，就会自动完成对于备件采购订单的创建。采购员此时便可以从系统中实现RO的下载与转发，当备件人员检查完成后，便会将RO根据要求配送至中央库房，当RO内的备件成功完成收货工作之后，财务便可以为供应商提供设备备件的货款。

2 SAP系统分析

SAP系统即企业管理解决方案，能够通过软件程序为公司定制适合的管理系统，进而使公司形成数据化的资源管理方式，满足公司的经营发展需求。对于设备备件管理而言，在SAP系统的作用下，能够实现采购、仓储、库存等环节的合理优化，并帮助企业完成备件资金的合理分配，提高经济性。作为资源管理系统，SAP系统具有现代化、信息化等优势，所以在实际应用过程中可以为公司管理层提供参考意见，公司在发展阶段还可以通过SAP系统来优化现有的管理流程，从而帮助公司解决资源浪费等问题。相较于传统财务管理模式而言，在SAP系统的作用下，能够促使财务管理制度得到优化与升级，但是SAP系统对于人员的能力要求会更高，只有财务人员具有足够的专业能力，才能够将SAP系统的优势完全发挥出来。

3 设备备件管理问题分析

3.1 备件订单中间传递环节多

在公司进行设备备件管理时，备件订单需要从Globus来进行下载，下载完成后要经由公司的采购、备件、物流部门的多环节传递，然后物流部门的订单管理人员会将它转发给其他设备备件的供应商。环节时间、传递流程的延长将会促使备件管理时间收到影响，此时工作效率无法得到保障。当工作效率无法满足设备备件管理时，就会促使采购周期受到影响，而且在复杂的传递环节中，备件出错的可能性也将会得到大幅提高。通常情况下，某一环节出现的错误将会导致延误时间延长，管理质量下降。而且在不同的工作环节中，因为缺少环节之间的互相监管，所以出现遗漏订单时很难在第一时间发现，有时甚至会在数周之后才发现订单存在遗漏问题，遗漏现象将会严重影响到设备备件的管理质量。

3.2 设备备件价格过高

部分品牌的备件虽然会跟供应商专门签订框架合同，但是在采购相同备件时，扣除相应税费后其采购价格依然很高，此时便会对备件自身的经济效益带来影响。对于部分品牌备件而言，因为其产品特性较为特殊，所以在备件市场中并不存在市场竞争，此时便可以通过市场垄断的方式来提高备件采购价格，最终导致备件采购价格虚高。除此之外，个别品牌备件自身还具有年需求量的制约，所以备件的采购量尚且没有形成规模化，此类备件将会在议价空间的限制下导致采购价格上升。

3.3 备件供货期过长

在设备备件管理中，部分进口备件存在供货周期过长的问题，备件根据工作环境的不同，其更换频率也会有所改变，对于更换相对较为频繁的备件而言，供货期过长将会导致备件无法及时得到补充，所以备件的缺货风险将会有所上升，这也代表供应商的服务水平难以满足备件管理的实际需求。

4 以SAP系统为核心的设备备件管理建议

4.1 启用edocs（电子文件）系统，取消备件管理中的重复环节

通过启用edocs备件管理流程后，RO将会通过Globus自动传输至edocs，然后edocs会将RO发送到备件所对应的供应商负责人，此时供应商就可以在edocs中对订单进行确认并输入货期。edocs将会自动完成备件货期信息的快速传递，并经过Globus将备件货期信息传输至维修系统中，此时备件采购人员与维修人员便可以自行观看备件的相应货期。在edocs系统的作用下，RO此时便不再需要经过公司多个部门的相互传递，其效率将会得到显著提升。而且在这种备件流程下，还有助于公司实现备件快速下单以及无纸化办公，进而避免设备备件管理出现人为错误以及订单遗漏问题。除此之外，当备件订货提前之后，还能够为公司节约部分时间与人力成本，提高备件管理时的综合工作效率，优化备件管理质量。

4.2 融入全球框架，实现备件采购价格共享

对于部分大品牌备件而言，特别是个别大型自动化备件品牌以及垄断配件品牌，可以通过引入全球框架来实现备件需求的数据共享，然后可以与备件供应商签订全球统一的备件协议价格，从而实现备件采购价格均质化，均质化的价格需要同时考虑不同国家的税率与汇率，以此来实现备件价格的集中优化。

4.3 采用阶梯价格，优化框架合同价格模式

在设备备件管理中，采用阶梯价格的主要目的就是实现框架合同价格模式的优化与创新。在框架合同中，备件采购所约定的价格大多都属于备件采购单价，因此在采购期间容易在全年采购数量不明确、采购量少等不确定因素下而受到约束，而且很多时候无法在最佳价格中完成备件的采购，所以需要对备件采购模式做出优化，通过与备件供应商约定备件价格的阶梯性，来提高备件采购效果。根据不同采购数量的备件，可以匹配不同的备件价格等级。若公司备件采购数量有所提高，则备件的单价就可以有所下降，通过在框架合同内实现备件价格共享，能够令备件的整体采购价格变得更加合理。