基于业务流程再造的高校教务系统建设的路径探新

徐宏凯　谢洁　吴能表

摘 要：随着教育资源全球化、高等教育信息化的极速推进，高校教学形式、评价方式等发生了重大变革，这对高校教务管理系统提出了更高要求。为构建更加“便捷、高效、优质”的教务管理系统，西南大学教务处在教务系统升级改造中创新建设模式，与第三方教务系统软件开发公司结成战略合作关系，由学校主导教务管理业务需求分析，公司主导系统开发。学校在本次系统升级改造需求分析阶段，全面引入管理学“业务流程再造全新设计法”，通过将各项教学管理业务流程进行全方位拆解、分析、重构、再造，构建全新教务管理业务需求框架、全面再造业务流程。改造后的新版教务系统体现“互联网+教育”以人为本的根本宗旨，贯彻了教育部“推进现代信息技术与教育教学深度融合”的精神，提升了服务质量，提高了管理效率。

关键词：高校;教务系统;需求分析;业务流程再造

近年来，国内外有关业务流程再造的研究飞速发展，尤其在商业领域面向顾客满意度的业务流程再造，极大地提升了顾客的满意度。高校虽有教学管理专家探索用商业领域的业务流程再造方法，对考务管理工作进行了实例分析[1]，但其多侧重理论层面。西南大学以新建教务系统为契机，创造性地尝试将管理学业务流程再造全新设计法的理论、全面运用于教务系统建设的“教务管理需求分析”这一核心实践环节，并最终完成系统建设。本文阐述利用该方法构建新教务系统的整体设计、共性解析、团队构建、框架重构、再造实施及效果分析[2]，以期为各高校教务系统升级改造提供参考。

一、教务系统建设中业务流程再造设计与实施

1.业务流程再造前的共性问题解析

为掌握各高校教務系统使用中的共性问题，特别是业务流程再造的涉及深入度，西南大学教务处通过实地走访（12所高校）、电话访问（25所高校）、网络问卷（45所高校）等方式，充分调研各高校教务部门。调研主要涉及“学校升级改造教务系统的主要原因”“学校升级改造教务系统的建设方式”“学校建设教务系统过程中遇到的最大困难”“学校认为建设教务系统过程中对于业务流程再造的广度及深度”及“学校建设教务系统后对教务决策系统的考量内容”等。

问卷调查结果表明，在建设教务系统方式上，近85%的高校选择依托第三方公司进行开发，其中84%的学校认为，“教务系统上线运行顺利与否，和系统建设中是否进行了业务流程再造存在必然联系”。问卷分析结果还显示，超过50%的高校在第三方公司开发、建设新教务系统过程中遇到的最大问题是“新系统的业务模块和学校业务管理流程差异太大，不能直接使用”。

问卷统计数据整体分析结果显示：目前高校教务系统升级改造仍以第三方公司开发模式为主，教务系统建设成功的前提是扎实的业务流程再造工作。没有业务流程再造的教务系统建设，只是将原有的线下业务搬到系统中进行线上操作;通过业务流程再造的教务系统建设，才是真正以业务梳理、反思为驱动的、面向师生体验度提升的系统建设。但是如何进行业务流程再造是教务系统建设中需要解决的瓶颈问题。

2.业务流程再造的团队构建

业务流程再造前提是确定流程再造队伍，西南大学教务处组建了由教务处处长、负责信息化工作科长、教务系统管理员、排课老师及第三方公司开发人员为主体的业务流程再造工作组（以下称“工作组”）。根据制定的需求分析业务流程再造管理办法，其工作内容主要包括业务需求分析框架重构搭建、业务流程再造组织设计及实施、需求分析文本制作、标书制作、工作时间表安排、阶段工作内容达成度督促、试样（demo）版功能测试等。教务处处长（工作组组长）全面负责和协调业务流程再造工作;信息化工作分管处长（副组长）负责业务需求分析框架搭建、业务流程再造的设计;信息化工作科长（副组长）具体负责业务流程再造工作，组织各部门参与的流程再造需求征集、分析等各类会议，推进整体工作进度;教务系统管理员负责业务需求分析框架下各功能域模块切分，各科室业务流程再造模块传递、流转，并最终形成需求分析文本;排课管理老师作为教务系统各项业务的中枢（往前和课程库管理、执行计划管理相接，往后和成绩登载管理、教学评价管理相连），协助教务系统管理员，负责业务流程再造各项具体工作。第三方公司开发人员全程参与流程再造各类专题会议，在需求磨合再造过程中与学校工作组成员逐一商讨重构业务开发可行性，给予专业咨询建议，并具体负责教务系统的开发。

3.教务管理业务需求框架的全方位重构

（1）需求框架重构的目标。需求框架重构的目标主要解决用户体验和使用功能两方面的问题。用户体验以提升使用人的满意度为中心，包含学生选课、教师登载成绩及其他使用交互体验;使用功能是指随着高校教学形式的丰富及多样化，原有教务系统功能构架陈旧而无法延展，故急需开发新教务系统，将再造后的业务流程最大限度推至线上运行、服务和管理，力求充分解决教务管理问题，实现对不断发展的高校教育的支撑。

（2）需求框架重构的重要环节。重点抓两个环节，即将学校主导业务需求分析、业务流程再造，与依托第三方公司开发系统紧密结合。“学校主导业务需求分析、业务流程再造”重点关注重新构建教务系统管理框架、再造管理流程，定制开发新版教务系统;“依托第三方公司开发”重点关注选择软件公司时，充分考虑其从事教务系统建设的经验及对教务管理认识的深度与积淀。软件公司应对高校教务系统的现有需求，以及对阶段性功能延展具有充分地理解与把握。

（3）需求框架重构内容及方法。需求框架重构以师生为中心，重新思考业务流程，减去不必要的非增值环节，最大化借用信息技术工具替代人工操作[3]。重构由工作组统筹校本部和校区教务管理事务，根据使用人的不同将功能域重新划分为学生域、教师域、管理人员域。开展流程再造业务时，以不同功能域使用人实现最大满意度为出发点，进行业务梳理。

在3个功能域下将所有教务管理事务拆解、以使用人为中心进行重构，一级模块共16个，包含“学生管理”“教学计划管理”“排课管理”“选课管理”“教材管理”“排考管理”“成绩管理”“教学质量管理”“缓补考管理”“重修管理”“等级考试管理”“实验管理”“实践管理”“毕业生管理”“素质教育管理”“辅修管理”，每个模块下待再造的业务有2～8个不等。进而由工作组将16个一级模块分别划至教务处各科室，交由教务处相关科室业务人员开展再造业务工作。各科室根据业务需求，形成重构方案提交工作组，工作组通过专题会议统筹研判、进行整体流程再造、最终确定具体方案交付第三方公司，进行软件的整体开发。整个需求框架重构中“科室业务流程再造”既是重点也是难点。工作组基于对业务需求充分分析，构建了全新的需求框架重构工作路径（图1）。

二、基于业务流程再造的全新教务系统运行效果分析

1.新版教务系统业务流程再造效果分析

新版教务系统升级改造在3个功能域中16个一级功能模块重构框架下完成了96项业务的分析、再造，构建全新流程，经统计总计“取得效果”768个（表1）：

除取得上述效果外，新版教务系统通过“业务流程再造全新设计法”升级改造后有六方面的优化提升。

（1）用户定制下的功能个性化。完全打破旧教务系统的运行模式。比如培养方案在系统中结构不再固化，以服务不同高校的不同课型模块化分类需求为出发点，可按树状无限分支扩展。再比如以服务核心课程管理的业务为出发点，可设置个性化课程转换（包括个别转换策略、整体转换策略）途径，可进行个性化策略配置。

（2）角色分类下的界面简洁化。不像旧系统各类用户登录后，在“汪洋”菜单中寻找目标，由于菜单相互类似容易导致误操作。本次改造在用户登录再造业务流程时，新增“角色选择”环节，用户在登录时选择角色。如登录人既是任课教师也是教学秘书，但本次操作登录人需作为任课教师仅做登载成绩操作。因此登录系统选择“教师”角色后，进入系统便不会看见教学秘书需要操作的冗余菜单，可更快锁定需要操作的成绩登载目标菜单。该点说明业务流程再造不仅做减法，必要的增值流程环节经论证后可增设。

（3）移动终端使用体验统一化。师生可通过移动终端登录WEB版教务系统，自适应移动终端页面，方便使用人操作，极大提升使用体验度。

（4）各功能模块颗粒度精细化。为使业务流程再造更具执行性，本次升级改造将功能模块下的业务流程先拆解再重构，强化了颗粒度精细化工作。比如“选课管理”模块流程再造时，就将“学生类别”字段进行结构化改变（旧系统在选课策略界面学生类别仅有一个字段，在做选课策略配置时，必须手工重新配置）。

本次选课业务流程再造，将学生类别进行无限扩展。同一个学生的类别可以是师范生，也可同时是大学英语分级教学的第三级的学生。经改造后的教务系统极大提升管理人员在选课配置时的使用体验，提升管理的精细度，获得的数据可做精准数据辅助决策分析。

（5）后续二次开发的灵活度。由于新版系统开发流程再造时考虑到二次开发，目前学校建立的新版教务系统已对接多个业务管理系统，经前期统筹，可跨系统综合性进行业务流程再造。如：对接学校注册系统，实现学生未注册则不能选课的自动管控，再造缴费—注册—选课流程;对接学校公共教室多媒体设備集中控制系统，实现设备按照课表信息及相应策略课前自动开机、课后自动关机，减去教师课前排队领设备钥匙的冗余环节，再造教师使用公共教室教学设备业务流程;对接学校发布系统，实现在各大教学楼等公共区域实时展示发布教室使用状态，学生可就近预判自习地点，再造学生寻找并锁定自习教室流程;对接学校人事系统，实现教师职称等信息在教务系统中的实时更新，做到精细化工作量统计管理等工作，再造工作量统计管理业务流程。

（6）业务流程配置自定义化。业务流程再造并不是在系统建设完成后就结束，教学管理信息化必须紧跟教育教学改革[4]。因此流程配置的增、删、改应掌握在学校管理人员手中并灵活应用，方能依据管理流程变更及时作出更改，因此新版教务系统对流程配置根据校方要求实现了自定义化。

2.业务流程再造优化实例——大学英语免修免考流程再造效果分析

为说明使用业务流程再造全新设计法在需求分析中分析、再造，构建96项业务的全新流程，本文以“成绩管理”模块下的“大学英语免修免考”业务流程的再造为例，对比新旧教务系统的运行模式，对其进行效果分析。“大学英语免修免考”是基于大学外语分级教学教改项目设立（大学外语分级教学是“分类教学”的重要教改措施之一，目的是让不同英语水平的学生都有合适的课程可进行学习）。学生入学需经外语分级考试，依据其水平将学生分为五个等级，每个等级设置难度不同、学期数不同、教学内容不同的英语教学模式。在学习过程中，各类学生如通过大学英语四六级、雅思、托福等考试，达到指定分数即可申请后续所有学期英语课程免修，并得到相对应学期的成绩和学分。

业务流程再造前，“大学英语免修免考”业务流程为，学生填申请表，并附相关成绩证明，依次经学院教学秘书、主管院长、教务处人员审核签字，最后交于任课教师登载成绩。同时学生亦需在教务系统中选课，生成选课名单，才能使教师后续登载成绩。整个流程办理时间长、涉及角色及审核环节多。由于旧流程的冗余、复杂，每次该业务办理需持续一个月，且易导致业务流转中出现涉及学生、任课教师及教学运行管理人员的若干问题。以学生为例，学生每学期均需手工填写申请表（一式三份），并经教学秘书、主管院长、教务处人员审批;审批完成后交任课教师备案，以便后续登载成绩。基于旧教务系统的固化设计，免修学生亦必须选课、生成名单，任课教师才能登载成绩，但选课会使免修学生该时段无法选修其他课程。

正是由于旧流程冗余、复杂，从管理角度看，亦存在诸多风险，业务流程亟待再造。针对该业务，将其流程环节全部打破，以学生为中心，去除学院教学秘书、教学院长、任课教师三个环节，避免了人为操作可能带来的失误，最大限度保障数据的准确性，且进入系统的结构化数据包含申请学生的性别、专业、生源地等基础信息，通过关联，可二次利用以辅助相应决策;学生提交申请，一次性生成后续学期全部成绩，无须再次选课，空出的该课时间可另选课程。

再造后业务流程具有前瞻性、集成性和整体性等优势，有效避免多环节、多次操作可能导致的数据错误，及申请表遗失等问题。

对比再造前后，剖析“大学英语免修免考”原流程的弊端，业务流程再造改变多环节、多角色审批，及申请文档多点流转、最终存档等一系列问题。综合考量教务系统功能的实现条件，将不必要的非增值流程进行清除，对必要流程进行简化并整合在教务系统中，进行无人监控操作的自动化管理。业务流程再造后，新流程与旧流程相比，操作活动减少了4项，等待环节减少了4项，传递过程减少了5次，检查步骤减少了6项，取得效果19个（表2）：

三、讨论

随着业务流程再造的研究与应用不断发展，其涉猎的领域在不断扩张。高校教务管理和业务流程再造结合度还需根据教学实践的发展，进一步提升与优化，重视运用科学的管理方法和先进的业务管理系统有机结合[5]，为高校教学管理提供更有效、更优质的保障。

如今我国各高校在教务管理工作中应用业务流程再造方法尚处于初级阶段，且大多研究还是侧重理论，实际应用研究尚少。尤其结合某项具体业务，落脚到某一实务，如结合教务系统建设的业务流程再造研究更为少见。西南大学教务处虽然通过业务流程再造完成了新版教务系统建设，但在此实例研究探索中也发现以下三点可值得持续研究。

其一，工作组常态化的保障机制。系统建成后，工作组常态化，可持续配合新增功能研判、实施业务流程再造。比如在网络问卷调查中，统计样本80%的高校认为实验课排课业务流程再造困难，47%的高校认为教务系统与校内Small Private Online Course的选课、成绩数据对接业务流程再造困难，44.44%的高校認为学生过程性成绩管理业务流程再造困难。都需工作组常态化以保障系统持续为教学管理提供优质服务，因此，工作组常态化的有效保障机制可持续优化、研究。其二，教务系统建设需求标准化研究，以避免各高校建设教务系统都需逐一将教学管理业务进行流程再造。目前，已有少部分高校结成校—校联盟进行流程再造联合研究，但联合再造的工作方式、路径也需进一步探究。其三，教学辅助决策系统的研究。业务流程再造后的各功能点已精细化、标签化、结构化，为数据二次利用提供了基础条件。教务系统所衍生建设的教学辅助决策系统将更有利于进行教学管理效能分析，做到数据形象展示、精准分析、科学预测等。教学辅助决策系统的研究、开发将最终完成教务管理信息化闭环。

参考文献：

[1] 时誉玮.H高校考务管理流程再造研究[D].黑龙江：哈尔滨工业大学，2015.

[2] 蔡宁伟，张墨竹.商业银行业务流程再造理论综述[J].金融管理与研究，2011（7）：34-38.

[3] 刘国买，许德仰.高校教务管理的流程再造与组织设计[J].中国大学教学， 2008 （8）：64-66.

[4] 彭建云.关于教务管理人性化的思考[J].中国大学教学， 2006 （06）：49-50.

[5] 迈克尔·哈默，詹姆斯·钱皮.企业再造：企业革命的宣言书[M].王珊珊，等译.上海：上海译文出版社，2007.

[责任编辑：周晓燕]