大数据时代高校学籍档案信息化管理与利用

孙涛

（潍坊学院继续教育学院，山东 潍坊 261061）

1 引言

学籍档案记录着学生在校就读时所录入的姓名、家庭住址、身份证号码、学号、学籍情况等一系列基本个人信息。而学籍档案信息化则是将以传统纸张为载体的学籍档案中信息通过电子扫描、大数据、互联网等信息技术进行转换、加工，并录入虚拟学籍档案数据库中，可以被管理人员和用户通过相应的设备和软件进行管理和利用。大数据时代背景下，学籍档案信息化建设是各高校学籍档案体系改革发展的必然方向，国家档案部门和教育部也对各高校的学籍档案信息化有着一定的要求。然而现阶段部分高校在学籍档案信息化管理和利用方面仍然存在许多的问题如信息化停留在表面、缺乏配套的信息化管理和利用体系、信息化学籍档案安全防护不足等。各高校加强对于大数据和互联网信息技术的运用，加快推进学籍档案信息化建设工作，积极探索学籍档案信息化管理和利用的优化路径。

2 现阶段高校学籍档案信息化管理与利用存在的问题

2.1 信息化水平较低

我国部分高校已经早早地走上了学籍档案信息化建设道路，但在信息化学籍档案的管理和利用方面却依旧较为生疏，学籍档案信息化水平处于较低的层次，信息化管理能力相较于我国一流大学而言有着较大的差距。甚至部分高校的学籍档案信息化建设已停滞多年，其校内的学籍档案管理系统和制度自诞生以来便没有再改变，整个学籍档案信息化体系只具有最为基础的信息化学籍档案管理和利用功能，这很大程度上源于高校对学籍档案信息化的认识不足。部分高校单纯地将信息化的高校学籍档案体系作为传统管理体系的替代品，认为新型的管理体系只需具备传统管理体系的功能便可，在完成基础的信息化管理体系框架搭建后，对于其后续优化和完善不再上心，甚至放弃在学籍档案信息化建设上的投入，致使高校的学籍档案信息化水平一直得不到提升。在学籍档案信息化发展的十几年间，各项信息技术已经多次迭代，大数据技术更是成为了学籍档案信息化管理的关键，由于缺乏足够的重视和后续投入，许多高校都没有将大数据技术有效的融入信息化学籍档案管理系统中，使得自身的学籍档案信息化发展落后于时代。此外，部分高校还处于传统管理模式向信息化管理模式转型的阵痛期，其学籍档案管理依旧依赖于传统的纸质化管理体系，无法挣脱传统体系的束缚进行大刀阔斧的改革，顾此失彼，表面上已经建立了信息化的管理模式，内在却遵循传统纸质化管理那套逻辑流程，从而导致学籍档案信息化管理没有达到应用的效果。

2.2 信息化档案管理利用能力不足

大数据时代背景下高校学籍档案信息化使得学籍档案的载体从纸质过渡向电子文档，学籍档案信息的收集、管理、存储都打破了时间和空间的限制，变得更加便利高效。但部分高校尽管能将学籍档案信息化，但缺乏相应配套的管理和服务体系，使得信息化的优势以及信息资源的价值无法充分体现。具体原因如下：其一，学籍档案信息化管理人才缺失。高校学籍档案信息化管理与传统纸质档案管理有着较大的出路，多数在岗档案管理人员是传统管理和服务人员，缺少信息技术相关知识和技能，更无信息化管理经验，在适应新型的服务体系时难免出现纰漏。与此同时，兼具档案管理和信息技术能力的专业人才数量较少，岗位数量与人才数量不对等，多数高校很难找到合适的人才参与学籍档案信息化建设和信息化学籍档案管理服务工作。其二，学籍档案信息化管理体系不完善。学籍档案的管理从来不是孤立的工作内容，其管理和利用本身是由多部门参与的，为学校其他项目工作服务的，高校在进行招生、教务、学工等工作时都需要调用学籍档案，这也是学籍档案的价值所在。部分高校缺乏全局规划，在构建学籍档案信息化管理系统时没有将其与其他部门的信息系统搭建联系，使得各系统之间相互独立，协同性不足，没有发挥出信息化学籍档案应有的传输和共享功能。其三，学籍档案信息价值挖掘不够深入。在大数据技术的参与下，信息的价值可以被充分挖掘，成为了一种宝贵的资源财富，学籍档案信息更是如此。部分高校在进行学籍档案信息化管理时只满足于最为基础的学籍档案管理和信息服务如信息查询、记录、存储等，缺乏对学生的学籍档案价值的深入挖掘，使得信息化的学籍档案单纯地成为了纸质档案的替代品，在其管理和服务的广度和深度上都没有得到提升。

2.3 缺乏足够的安全防护措施

信息安全是大数据时代的主题之一。随着大数据技术的发展，信息的收集、分析、处理变得更加高效便捷，这使得信息的安全防护相对变得更加困难。不同于传统纸质学籍档案的防火、防潮、防光等安全防护，信息化的学籍档案安全防护更多是体现在虚拟网络环境中。部分高校在进行学籍档案信息化建设时没有搭设高强度的防护体系，使得学籍档案信息安全系数较低，容易出现信息泄露、恶意窃取、随意篡改等问题。

3 大数据时代高校学籍档案信息化管理与利用策略

3.1 构建完善的学籍档案信息化管理平台

各高校可以与信息化平台业务外包企业开展合作，借助他们专业的大数据、互联网、计算机等信息技术的力量构建学籍档案信息化管理平台，将信息化的学籍信息整合到数据资源库中，通过学籍管理系统进行调用，在实际应用过程中不断完善档案管理和服务功能，同时将该平台与其他部门的工作系统搭建联系，实现档案信息资源共享，形成协同效益，从而使平台能高效便捷地为学校各部门和各项工作服务。

3.2 打造专业的信息化学籍档案管理团队

人才的综合素质直接影响到高校学籍档案信息化管理工作的效率和质量。各高校可以对在岗的档案管理人员开展信息化培训，使他们学习和掌握学籍档案信息化管理的相关知识和技能，帮助他们更快地适应新型的管理模式。与此同时，各高校还需制定一系列人才引进政策，向全社会招聘专业的档案管理和信息技术人才，从而提升管理团队的综合素质。

3.3 健全信息化学籍档案的管理制度

完善的信息化学籍档案管理制度是整个管理体系能正常运行的保障。其一，高校领导层要明确信息化学籍档案管理工作内容，设置对应的岗位，使得信息化档案管理职责落实到每个工作人员身上。其二，各高校要规范信息化学籍档案的转换流程，按照国家统一标准对各类学籍档案文件进行电子扫描、信息提取、加工转换、信息存储等操作，使得学籍档案载体逐渐由纸质向电子文档过渡。其三，工作人员在完成电子文档转换工作后要对纸质文档进行归档处理，并将学籍档案数据库与其他系统对接，及时更新数据库的学籍档案信息。

3.4 加强信息化学籍档案的安全防护

信息化学籍档案的安全防护是学籍档案信息化管理工作的重中之重。各高校在构建学籍档案信息化管理体系时要着重加强学籍档案信息的安全防护，内部设置不同等级的访问权限，建立账号密码访问机制，强化内部控制，同时外设高强度的多重防火墙，抵御不法分子侵入，从而保证信息化学籍档案的安全性。

4 结论

综上所述，学籍档案信息化建设是大数据时代背景下各高校的重要工作内容，可以有效提升学籍档案管理工作的效率和质量。各高校要树立学籍档案信息化管理意识，认知大数据时代档案管理改革发展特点，利用大数据、电子扫描、互联网等前沿信息技术构建学籍档案信息化管理平台，完善学籍档案管理和利用功能，培养和引入专业的学籍档案信息化管理人员，提升学籍档案的管理能力，健全信息化管理制度，规范信息化学籍档案的管理和调用流程，同时加强对于信息化学籍档案资料的安全防护，避免档案信息出现外泄，从而使得高校学籍档案管理体系发展与大数据时代对接。