基于档案服务SOP在新形势下审计工作中的搭建与实践探究

文/宋茜 蔡立雯

本文通过利用标准作业程序SOP（Standard Operation Procedure）结合新形势下审计工作对档案服务的需求，并实施关键工序质量控制机制，从而使任务自始至终都有章可循、运转高效，实现档案工作与审计工作相互促进、共同提升的良好局面

国网陕西省电力公司检修公司组织制定服务审计工作的档案服务SOP，促使档案与审计工作高度配合、深度融合。通过总流程搭建、业务需求清单梳理、程序测试、试运行等阶段，档案服务SOP正式执行。在执行过程中，实施关键工序质量控制和动态更新机制，确保各环节程序均操作严格，适应发展。档案服务SOP在审计工作中的高效应用，不仅提升了档案管理水平和服务质量，也为企业依法治企和廉政建设工作开辟了新路子。

一、审计工作下的档案管理

档案以其原始记录性和历史再现性在审计工作中发挥着不可替代的凭证作用，是审计工作顺利开展的基础。习近平总书记在党的十九大报告中提出了“改革审计管理体制”的新要求，国有企业审计工作进一步加大范围和力度。这样的新形势对档案服务审计工作的质量和效率提出了更新、更高的要求。主要在于：

一是档案服务工作需要有前瞻性。在审计管理体制改革的局势下，国有企业内、外部审计工作力度和频次增加，财政财务审计、物资专项审计、经济责任审计和工程项目审计等各类型审计工作频繁开展，调阅档案的需求和数量急剧增长。需要通过参考在以往审计工作中档案服务的情况，找出并补齐短板，未雨绸缪地制定出一套能够顺应新形势的档案服务方式。避免各项工作集中开展时，出现档案资源不足、人力缺少、服务水平下降等现象，保障审计配合工作和档案专业其他各项任务并行不悖地顺利进行。

二是档案利用工作需要有保密性。档案作为企业的保密要害部位，其保管安全与企业和个人的利益息息相关，而审计工作会涉及到查、借阅涉密档案的内容。如何在档案信息资源合理利用的同时，做到不失密、泄密，维护企业的安全和利益，是档案工作的重中之重。这就需要有一套可靠的审计工作涉密档案利用管理流程，营造保密与利用工作的契合点，避免出现保密工作漏洞。

三是档案专业工作需要有传承性。随着档案工作与审计工作配合力度的加大，企业内部各部门、各单位对档案人员提供服务的需求也逐渐增多。为保障档案专业人力资源满足档案工作发展要求，公司各基层单位兼职档案员的配置增加，档案培训工作需要有简明扼要、形象具体的操作流程指导说明，协助档案人员“老带新”“师带徒”。开展针对性、碎片化培训，帮助新的档案人员快速掌握工作要点，胜任岗位工作，加快档案人员队伍建设。

四是档案管理工作需要有发展性。档案作为提高审计监督效能和规范企业内部管理的基础保障，对企业各项工作均有着监管特性。健全审计工作中的档案管理体系，强化过程管控，使档案与审计工作高度配合、深度融合，促使企业各类工作流程透明、程序合法，是防控廉洁风险和隐患、依法治企、企业信用体系建设的重要手段。面临新形势，档案工作需要制定出一套具备条理化、标准化、简明化的档案服务作业指导流程，降低操作难度，提高使用速度，并及时根据相关制度、规范的变化进行修订和更新，保障审计工作有条不紊地开展，助推企业高质量的发展。

二、档案服务SOP模式

SOP，Standard Operation Procedure，即标准作业程序，就是将某一项工作的标准操作步骤和要求，以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作。审计工作类目多样，利用的档案门类也各有不同，但是档案服务工作流程是基本稳定不变的。依照各类审计工作要求，从档案服务工作总流程中，逐个环节地拆解流程，找出并补足短板，不断优化和完善过程，制定出标准作业程序，能够使之自始至终都有章可循、秩序井然、运转高效、成绩凸显。

1.SOP搭建

（1）编写工作总流程

国网陕西省电力公司检修公司根据历年来各项审计工作中的档案业务开展情况，进行档案服务总流程梳理。在事前计划、事中控制、事后检查的总框架中，详细地提列出所有档案工作的具体内容，并区分电子档案利用、实体档案利用和涉密档案利用的不同情况。逐步讨论分析，确定该项内容实施的必要性。先将不必要的工作环节删减，类似的工作内容合并；再将所有程序按照合理的逻辑重新调整排序；然后排查和补充疏漏环节，对剩下的工作内容及其处理方式进行简化；最后通过分析流程的可行性和通畅性，编写工作总流程图。

档案服务SOP建构流程图

（2）梳理业务需求清单

根据总流程图，确定出需要梳理的工作业务和需求清单。

一是梳理各门类档案《库藏清单》。国网陕西省电力公司检修公司按照档案门类-年度-归档部门的顺序编制库藏档案清单。根据档案数量来估算最大利用数，再依据历次同类审计工作利用档案的数量比对相关门类档案的总数，算出平均值，即平均利用率，求得平均利用数量。然后对档案工作量及强度进行分析，配置适当的档案工作人员数量。

二是梳理《审计工作计划清单》。要做好档案服务，必不可少的任务就是及时了解公司的工作计划。根据月度计划和周计划，对即将开展的审计工作进行预警管控。对接审计管理人员，明确审计的具体内容、时间期限和所需查阅的档案门类，安排两名或多名相关档案管理人员，全程“一主N备”配合。

三是梳理《档案工作计划清单》。在优化档案服务工作的同时，也需要强抓档案专业工作，不能顾此失彼。梳理档案工作计划，将每月、每周的档案重点工作详细记录，便于档案工作负责人明晰各档案人员的工作量和时间节点分布，合理分配任务。在审计工作与档案工作时间、人员冲突的情况下，提前制定出解决方案，平衡人力、时间和工作量，保障档案服务与专业工作同步、稳步开展。

（3）确定SOP初稿

将总流程图中的各个环节进行拆解，按顺序对每一个环节进行可行性检查，类似将一台机器拆分成零部件，逐件排查故障。档案人员与审计管理人员共同讨论，逐个环节找短板、补短板，对过程进行优化，确定并编写SOP初稿。

2.SOP测试与试运行

国网陕西省电力公司检修公司采用“自测+他测”的方式对档案服务SOP初稿进行模拟测试，跟踪记录运行过程中的问题点。

先是组织档案专业人员严格按照SOP初稿的顺序逐步进行操作，针对有疑问的步骤展开讨论，重新组织语句。再由审计管理人员进行操作，找出难以快速理解的环节，与档案人员一同修改语句。然后请非档案和审计专业的人员进行操作，再次查找问题，解决问题。确保语句简明精准，流程清晰畅通，各专业人员均可快速上手。最后对档案人员进行实操培训，使其熟悉操作标准和流程，打好专业基础。

国网陕西省电力公司检修公司在2018年9月开展的技改项目竣工决算审计工作中，将档案服务SOP启动试运行，实践检验合理性和可操作性，并再次找短板，进行讨论分析，提出解决方案，优化操作程序。

3.SOP定稿

通过为期半年的试运行，档案服务SOP完成定稿，制作成手册发放给档案人员。手册中详细写明服务工作的总流程，电子档案、实体档案及涉密档案查借阅方法和流程。在开展档案人员培训学习后，档案服务SOP正式运行，并建立与其相应的查核机制。档案人员严格按照SOP流程进行操作，档案专业负责人对操作情况进行考核。确保在档案配合审计工作中，不发生档案失泄密、丢失、损毁等安全事故和人力、时间不足导致的档案服务质量下降的现象。

4.SOP定检与更新

档案工作各项要求不断提高，SOP也需要根据档案工作水平的提升而开展定期检查。国网陕西省电力公司检修公司建立关键工序质量控制点回顾机制,将档案管理系统权限管理，实体档案和涉密档案的利用，档案服务综合情况等重点环节纳入关键工序，实施严格的过程管控。定期对关键工序的操作质量进行检查，防止出现疏忽和漏洞，提升审计工作开展过程中档案资源的安全管理和利用服务水平。

根据档案工作和保密工作新制度、新规范印发，操作方法和利用手续改进等情况，国网陕西省电力公司检 修公司及时对档案服务SOP进行评审和更新，以满足新要求，适应新条件。

三、新模式应用与实践

档案服务SOP正式运行后，自2019年3月开始，国网陕西省电力公司检修公司先后开展经济责任审计、成本项目审查，技改工程审计等多项审计检查工作，档案人员全程高效配合，档案服务无“空窗期”。档案组卷、宣传、编研、数字化和考核评价等各项专业工作也同步高质量开展，无一项工作受到影响。作为档案工作起步晚的年轻企业，从国网陕西电力档案工作考核评价排名中间位置迅速跻身前列。在档案服务审计工作集中开展期间，仍高质量地编写了档案工作的信用电力案例、开发利用案例和管理创新案例，获得了中国电力企业联合会，陕西省档案局和国网陕西电力的奖项和好评。

综合上述，档案工作SOP的实施，使得档案利用程序和要求得到细化，在过程管控的同时也潜移默化地增强了依法治档的意识。在审计工作中，规范化、条理化档案利用程序，能够提升各专业人员对档案的重视程度。尤其是在实体档案、涉密档案查阅的时候，能够监督档案人员对利用人员进行全程监督，实现“双层监督”，保护档案不被篡改、涂抹、损毁和偷窃。档案服务高效提供有效法律凭证，促进审计工作朝着健康有序的方向发展，帮助企业及时发现并消除廉洁和信用风险，保障电力工程建设安全稳定发展，有效推进党风廉政和诚信体系建设，树立企业依法治企的良好形象。