委托送检合同评审及其要点探究

2021-03-30卓小芬

现代食品 2021年10期

◎卓小芬

（广州检验检测认证集团有限公司，广东广州 510220）

食品安全与人们的身体健康和我国的经济发展息息相关，伴随着相关食品生产安全法律政策的出台，我国对食品质量安全加强了管控，基于此建立了有效的委托送检合同评审制度，对食品检测加强了检测力度。客户将样品送到检测机构时会填写委托送检协议书，其实质就是一份合同，针对合同中的内容进行评审具有一定的现实意义，本文对此进行了探究。

1 委托送检合同评审概述

1.1 合同评审的要求

（1）委托送检合同评审人员的综合素质至关重要，不仅要做好合同的评审工作，而且还要提供合理的检测意见。①由于不少客户对检测的项目和需求并不了解，所以需要合同评审人员具备广泛的专业知识储备，熟练掌握项目检测方法，了解相关标准要求。对客户不清楚的地方做好有效解答，实现与客户之间的良好沟通。②要求委托送检合同评审人员能够熟悉掌握相关的法律法规，具有较强的法律意识，在合同评审过程中若客户提出了某些特殊要求，要能够做到风险评估，如果对客户的诚信度有所质疑，要及时查询资料信息，要求客户提供相关证明，保障实验室的信誉[1]。③要求委托送检合同评审人员必须具备较强的表达沟通能力和服务意识，对客户的需求做好详细解答，并对检测结果提供意见，以确保合同评审工作能够顺利完成，使检测工作真正满足客户需求。

（2）针对委托送检合同评审，我国相关法律条例中要求双方要形成书面协议，即要签订书面委托合同；实验室必须在合同规定的时间内履行合同约定，还要综合考虑在合同评审中的人员、设备等；除此之外如果在签订合同之后由于某些因素影响导致不能正常履行合同，受理评审人员要与客户及时沟通。

1.2 合同签订方式

质检机构通常会编制程序文件，一般情况下合同按照类型可分为简单合同、一般合同和重要合同[2]。不同类型的合同采用合同审核的具体做法是不同的，如简单合同是指客户要求比较明确的且经常性的一般委托，可简化评审过程，通常由部门的客服人员进行审批；一般合同是指涉及到了折扣或者检测以外的其他服务，审核方式必须要结合特殊要求，由部门负责人进行审批；而重要合同的业务特征是指具有重要影响或新开展复杂项目，要召集多个部门人员进行协商，再由机构负责人进行审批，因此在签订合同时要明确合同的种类，选择相应的审核手段。

1.3 合同评审的意义

质检机构在开展检测业务从而取得经济效益的同时，合同评审质量的好坏直接影响实验室的声誉，如果样品信息不准确、检测方法有错误，不但会对检测数据和结论判断造成影响，还会给质检机构带来不良的社会影响。合同评审承担着将客户要求传递到检测部门的职责，因此在样品正式进入检测流程前，合同评审对检测过程能顺利进行、检测周期能得到保证、检测数据正确有效都具有重要意义。

2 委托送检合同评审的内容

在接受委托检验前双方要签订委托协议书，明确客户需求。委托送检合同评审的主要要素包括技术要素、能力要素、财务要素和其他要素4 大类。如果合同评审没有落实到位极容易引起双方官司，引发内部矛盾，形成外部纠纷。以下对合同评审的内容进行详细分析。

（1）技术要素。在技术要素中主要包括检测的依据、方法、项目、样品的数量、保存以及其他的一些特殊要求。检测的依据是委托双方协商的结果，如果委托方不明确可以通过受理评审人员的专业知识进行有效引导；检测方法要根据合同进行，如果客户有指定的检测方法，需要对客户指定的方法的有效性和可行性进行评审，注意必须要按规定受理检测业务；在样品数量评审上尤其要注意对破坏检测和消耗性的项目应寻找标准要求和实际情况的平衡点；在样品保存上要考虑是否存在温度要求或隔离要求；其他的一些特殊要求通常是指一些保密的要求。

（2）能力要素。在能力要素中主要包括资质能力、人员能力、设施状态以及环境条件等方面。关于资质能力，要确认客户指定的检测方法是否在实验室的能力范围内，在人员能力方面要考虑各岗位人员是否存在不在岗的情况；其次在设施状态上要看设备是否处于完好的状态，在各方面的检测上是否能够满足要求，确保其正常使用；在环境条件上主要是考虑实验室的条件，检测的项目是否有温度的要求，应确保实验室的各方面条件符合要求。

（3）财务要素。主要考虑的因素包括折扣、加急等。检测费用和付款单位必须要在实施检测前与客户做好协商。

（4）其他要素。如交付时间，要考虑制样、抽样、检测等各项环节的工作量，合理确定时间；在交付方式方面要确认报告书是客户自取还是寄送，如果要寄送，还要确认寄送地址；最后在样品处理上，如果客户有退样需求，要告知客户退还的方式。

3 委托送检合同评审的要点

3.1 合同评审中的常见问题

（1）描述不准确。由于食品的种类繁多，状态也各有不同，比如在记录名称时没有对食品的状态描述清楚，例如是新鲜的还是冷冻的；此外样品的包装形式分为很多种，对其包装的信息没有清晰的记录[3]。如果样品的状态对检测具有不良影响，是不能够接受委托的。另外，针对样品的数量以及检测的项目都要进行详细记录。

（2）未做好确认工作，包括客户的资料和样品信息。如果在之后出现变更时要及时与客户做好沟通，根据实际情况选择重新签订委托送检合同或提交补充文件，并重新进行评审。

3.2 合同评审的要点

（1）信息评审。实验室在接受委托方的样品检测前，必须要对委托方的各项信息进行记录并核实，避免委托方的信息造假，若日后发生纠纷，没有准确依据；如果是单位派人进行委托检验的情况，在报告中必须体现单位的详细信息，同时需要委托人提供委托单位的有效证件；如果是个人委托送检，则需要送检人提供身份证复印件。在整个合同评审中，做好委托方的信息评审是首要基础。

（2）样品评审。在样品评审中主要针对样品的信息，比如样品的名称必须要完全反映出样品的真实属性，信息不能与样品本身存在巨大差距；对于客户送检样品的状态要做好详细检查，如果样品状态不符合要求则不能接受委托；另外根据检测项目的不同，对样品的要求也不一样，如检测项目中有“标签”，需要客户提供样品的正规包装，样品数量也要满足规格的要求。

（3）项目评审。实验室要综合考虑分析客户的需求，尤其在能力要素方面是否能够满足客户的要求。如果客户有指定的检测方法，而检测方法未通过实验室认可的，需要告知客户，得到客户同意后删减项目或者进行项目分包；如果客户送检的样品数量不能满足检测项目，要及时协商或备齐数量后再进行委托。合同评审人员针对各个项目的检测时间必须要熟悉掌握，如果无法满足客户的时间要求要及时告知，经协调后再开展评审。

（4）财务评审。财务评审在检测费用方面，必须严格按照收费标准进行，不得额外增加其他服务费用。

（5）其他评审。如果在签订合同过后由于一些其他因素导致变更，要对变更的内容进行评审，或者在设施上出现故障无法继续评审，要及时与客户进行沟通，确定客户是否同意删减或更改项目。此外，如果是特殊或重要的合同，必须要有多人参与评审，做好各部门之间的协调，确保合同评审工作能够顺利完成。