高校无纸化电子档案影像管理系统的构建

李小丽

（泉州经贸职业技术学院，福建 泉州362000）

0 引言

高校无纸化的电子影像管理系统是一个由文档管理、协同办公、安全存储构成的一体化电子档案影像管理与分类系统。该系统将纸质文档管理、图文档管理、多媒体文档管理、电子文档管理、安全协同办公、加密等多种应用整合于一体，各功能模块之间无缝衔接且相互关联。这一方面可避免数据重复采集，提高高校档案归集、管理、流转和查询的整体效率；另一方面也能提高档案的利用价值，实现高校行政办公档案资料数字化，一户采集存储、多方共享、多终端可随机查询，使得高校办公高效流畅协同化[1]。

1 无纸化电子档案影像管理系统设计原则

高校无纸化电子档案影像管理系统将作为高校电子档案管理的基础平台，要满足行政办公档案管理的需求，还应将高校其他相关纸质管理资料及部分图书馆馆藏纸质易破损资料也统一纳入数字档案管理系统中，逐步扩充，完成整个高校无纸化电子档案影像的统一管理。因此，设计电子影像管理系统，必须遵循下述六个原则。

1.1 准确性原则

在高校无纸化的电子影像管理系统中，信息数据在转换过程中，可能会受硬件系统局限而产生信息的差错，这将对高校无纸化电子档案的准确性建设带来一定的不利影响，因而如何保证信息的准确性就显得非常重要。本系统在开发过程中采用文献[2]一种小波变换的融合方法，将不同的信息源进行组合，从而得到清晰完整的目标图像，保证纸质档案的有效性，为高校电子档案影像管理系统奠定了良好的数据基础，在录入过程中也减少发生问题的可能性[3]。

1.2 系统性原则

高校无纸化电子档案影像管理系统开发应注重软件工程模块之间的松耦合、强内聚的基本原则，也就是说，在高校无纸化电子档案影像管理系统的架构设计过程中，必须考虑各模块功能的独立性和各模块未来的发展扩充性，以方便该档案管理系统与高校其他办公服务管理信息系统的交互，从而形成一个完整的松耦合、强内聚的系统[4]。

1.3 及时性原则

在高校无纸化电子档案影像管理系统建设过程中，不管是哪一个环节，均采用自动化方式完成，尽量减少人工干预，缩短信息交互的时间，从而及时有效地完成各部分功能联动[5]。

1.4 方便性原则

高校无纸化电子档案影像管理系统界面整体应符合费兹定律、席克定律、操纵定律。系统将为用户提供详尽方便的帮助、智能化的提示、友好美观的界面和简便的操作。

1.5 稳定性原则

高校无纸化电子档案影像管理系统还应该确保各项工作正常运转，且稳定可靠。而为了确保系统稳定，就要对电子档案数据库的存储进行加密，同时为了应对突发状况，还应对数据库进行安全备份，这样从软件和硬件两个方面去提高无纸化电子档案管理系统在操作系统、应用服务器、数据库、应用系统等各个方面的稳定性[2]。

1.6 扩展性原则

该管理系统的扩展性主要指的是需求变化的扩展性、系统平台的扩展性、技术构架的扩展性。因此，系统在设计过程中，就应充分考虑其跨平台性、可移植性，以适应系统升级扩容的需要。在技术架构中选用具有开放性和平台性的技术，系统功能设计中各模块实现构件化、模块化，并统一在平台上进行打包与集成，为实现与其他模块的通信提供接口函数。这样在用户需求和系统运行环境发生变化时，能最大限度地降低系统维护成本[2]。

2 无纸化电子档案影像管理系统架构

无纸化电子档案影像系统的具体架构如图1所示。

图1 系统总体架构图

（1）系统应用基础平台。系统应用基础平台主要包含报表自定义平台、系统管理平台、基础组件平台三个应用基础平台以及OCR 识别、全文检索引擎、PDF 格式转换服务等扩展应用平台，架构在平台上的应用系统能大大缩短开发周期。应用基础平台为系统的建设提供基础平台支撑，与系统支撑平台结合能降低系统建设风险，还能大大提升系统的性能和稳定性。

（2）系统支撑平台。系统支撑平台是本应用系统得以部署和运行的基础条件，在这里主要指网络平台、硬件平台和系统软件平台。

（3）网络协议。在高校无纸化电子档案影像管理系统中，使用的协议主要包括HTTP/SSL/FTP/LDAP/SMTP/SMTP/MQ/MMS/X.509 等，这些协议将实现超文本传输、传输加密、大文件传输、网格数据传输、目录访问、数据交换、数字证书等功能，为B/S 架构下的本系统应用提供强有力的技术保障与支撑。

（4）应用系统。在本系统中主要包括影像管理、档案管理、系统管理，实现档案影像、电子档案和办公协同管理。

（5）数据交换/资源整合。借助成熟的数据交换平台产品和Web Service 分布式解决方案，可以实现与经办人和校内教职工基础数据与业务数据之间安全、高效的信息交换和资源共享以及应用系统之间的数据交换，达到档案信息资源整合的目的。

（6）安全保障体系。为保障系统安全，采用的主要保障体系为：网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全、病毒防治等。

3 系统功能设计

这里主要是对高校无纸化电子档案影像管理系统中影像管理、档案管理、后台管理部分进行相关功能设计。

3.1 影像管理

在高校无纸化电子档案影像管理系统中，影像管理系统功能是业务系统的影像支撑平台。它既可独立运行，又可为业务系统提供影像管理支撑，并把一些业务系统要求的数据转换成符合影像系统接口设计的数据，从而形成一个统一的既包含业务，又包含影像的系统。同时，它也可以连接其他业务异构数据系统，成为各业务系统的数据采集和存贮中心。其主要业务流程及用例如图2、图3 所示。

图2 影像管理业务流程图

图3 影像管理用例图

3.2 档案管理

本模块的主要功能是接收影像系统归档的档案数据。按案卷和卷内文件进行管理。案卷和卷内文件之间有一对多关联。档案管理系统为高校档案管理提供相关档案巡查的管理操作、档案检索、档案鉴定和纸质档案借阅登记。其用例如图4 所示。

图4 档案管理用例图

3.3 后台管理

本系统的支撑平台主要包括通用服务平台与核心技术平台。系统支撑平台是影像管理系统的技术核心。通过系统支撑平台把档案管理系统和影像管理系统的影像管理核心部分有效地结合在一起，这样能够适应高校无纸化电子档案影像管理系统中各种业务的需求，其主要业务流程如图5所示。

图5 业务流程图

4 结语

高校无纸化电子档案影像管理系统在充分考虑纸质档案信息化过程中的准确性、系统性、及时性、方便性等原则的前提下，通过建立两大主要功能管理模块，即影像管理系统与档案管理系统，实现无纸化的档案管理工作。该系统对于高校进行相关发票及审批手续的管理具有重要的参考价值与实用意义，并能与高校现有OA 业务系统进行对接，实现行政办公档案资料数字化一户采集存储、多方共享、随机查询，从而实现各部门高效协同办公。