“三化”加强企业培训机构档案管理

档案是企业重要的知识资产，档案管理工作是企业一项重要的基础性工作。国网江苏省电力有限公司管理培训中心（简称管培中心）承担着为国网江苏电力培养人才、提升能力素质的重要职责，在档案管理方面有着不同于供电企业的特殊性。为开发与利用档案、提升培训工作成效，管培中心坚持“三化”，加强教育培训专项档案管理。

“全员化”夯实档案管理工作基础

受传统工作习惯、工作方式影响，管培中心存在“重业务，轻档案”的现象，往往是办了培训、忘了档案，未做到档案与业务工作同部署，使得重要档案滞留在各个业务部门，不能及时归档。

为使档案归档意识全员化，管培中心加强档案的组织领导，成立档案管理工作委员会，单位领导班子成员担任负责人，通过定期召开档案工作专题会议的方式宣传档案的重要性，部署档案重点工作任务，使企业牢固树立“所有职能部门、支撑实施机构、培训一线班组均产生档案”的档案“全员化”意识，提升企业落实落地执行各项档案管理工作的决策部署，营造部门、班组、员工人人管档、建档、存档、归档的良好氛围。

“流程化”提升档案日常管理水平

为使教育培训专项档案管理水平得以提升，管培中心加强档案管理组织体系建设，建立以专职档案管理员为主，各部门兼职档案员为辅的组织管理体系，按照部门业务范围，明确划定“责任田”，工作责任具体化，发布7个大类32项归档目录，加强培训实施部门、培训管理部门和档案归口部门三方协同，构建“培训实施-档案整理-移交归档”一体化管理。同时，针对培训班流程长、环节多、区域分散等特点，重点加强培训班全过程材料整理归档工作，执行培训班主任负责制，实施月移交、季整理、年归档工作机制，确保培训重要资料及时整理归档，保障档案资料的开发与利用。

“为保证档案管理重点工作任务得以贯彻落实，管培中心建立了档案绩效考核评价机制，通过绩效考核评价的“指挥棒”作用，引导和督促各部门按期开展档案归档工作。”管培中心办公室负责人介绍。

“制度化”提高档案风险防控能力

当前，随着巡察监督和专项审计工作不断深化，教育培训领域范围内的问题多发，对企业经营管理提出了严峻挑战。规范的教育培训专项档案有助于追溯问题，从源头上防范风险。

管培中心按照“有培训必有档案，培训规模要与档案规模相对应”的工作要求，花大力气治理当前办班办培、研究开发过程中忽略档案管理的行为，严格要求电子版档案材料具备可读性且经过检测，同时规范管控除协同办公平台以外的“各类合同、专业会议、工作报告、工作总结、科研、课题、照片、录音、录像”等各类账外文件资料的归档工作，做到“一事一档、事事有档”。在签订咨询、研发等合同协议时，管培中心强化档案管理责任追溯制度建设，设立专门附加条款，明确有关方面移交档案的标准和责任。全面提升档案风险防控能力。■