事业单位档案数字化管理现状与改善的探讨

乔 云

（铁岭市自然资源事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

现如今我国事业单位的快速发展也为事业单位的档案数字化管理工作带来了不小的挑战，虽然事业单位的档案数字化管理工作内容比较复杂，并且管理工作的相关流程也比较烦琐，但是这并不意味着事业单位档案数字化管理工作人员可以忽视档案数字化管理过程中的相关问题。并且事业单位档案数字化管理工作对于进一步促进我国事业单位的发展而言非常重要，虽然事业单位在发展过程中会需要许多的档案数字化管理问题，然而我们需要意识到遇到问题并不可怕，如果不能够针对具体问题及时地提出解决问题的具体方法才是真的“可怕”。面对此种情况，笔者初步认为仔细研究事业单位档案数字化管理工作的相关问题以及档案数字化管理工作的未来发展方向具有极大的现实意义。

一、对于事业单位数字化档案管理现状的分析

1.缺少新型的办公设备

笔者在搜集相关资料，以及走访的过程中也发现事业单位档案数字化管理工作的确存在着缺乏专业化管理设备以及办公设备的问题，毕竟专业化的档案数字化管理设备以及与之相关的工作设备的购入成本比较高。其次也会有一部分事业单位的相关管理设备以及办公设备的数字化程度以及现代化程度不高，也可以简单地理解为现如今依然有一部分事业单位的档案数字化管理设备以及各类工作设备比较落后。一般情况下事业单位档案数字化管理工作需要利用到计算机设备，然而计算机设备的老化问题以及技术落后问题依然比较突出。当然，造成这种局面的原因很多，但是主要原因还是财政部门对档案管理资金投入不到位，主观原因是因循守旧思想严重，没有主动想办法，创新档案管理理念。

2.没有落实完善且规范的标准

一般事业单位档案数字化管理工作都会有相应的工作标准以及管理要求，然而在事业单位档案数字化管理的相关要求以及规范之下，部分事业单位的档案管理依然会出现各式各样的问题，尤其是相关工作规范以及管理要求的贯彻落实问题依然比较明显。其后果就是档案管理者，举棋不定，影响工作效率。究其原因主要是事业单位档案数字化管理相关工作规范以及管理要求制定的过程中存在着责任不明确、内容比较模糊、责任界限不清晰、相关工作规范以及管理要求的具体内容存在漏洞或者说存在着责任交叉等情况。还有档案管理人员也存在素质低、专业知识老化、责任心不强等问题。

二、完善事业单位数字化档案管理的措施

1.投入充足的资金，做好办公设备的创新和改进工作

针对笔者在文章前一部分之中提到的相关问题，事业单位档案数字化管理的相关工作人员首先应该正确地意识到数字化管理以及现代化管理的具体要求，并且也需要事业单位多种举措争取财政支持，投入更多的资金进一步购入更为先进的档案数字化管理设备以及相关的工作设备。与此同时事业单位也要注重对档案数字化管理工作人员的技术操作能力方面的培养，这也就意味着事业单位需要对全体工作人员以及相关的管理人员进行职业教育与专业化的技术培训，以便档案数字化管理工作人员可以快速地掌握档案数字化管理相关工作设备以及管理设备的具体应用方法。其次则需要档案数字化管理的工作人员结合事业单位档案数字化管理工作的具体情况以及管理工作的未来发展方向进一步争取先进管理设备，掌握工作设备的操作技巧。然而如果我们从另一个层面分析，也可以从其他地区引进先进的管理理念，进而不断丰富事业单位档案数字化管理工作的设备运用方法。同时需要强调的是要针对事业单位档案数字化管理的软件设备进行及时的更新，与此同时也要注意到档案数字化管理软件设备的更新换代情况，一定要保证可以将最新、最先进的软件设备应用于事业单位档案数字化管理工作的具体过程之中。实现事业单位档案管理现代化。

2.制定健全完善的管理制度

为了进一步提高事业单位档案数字化管理工作的效率也需要相关的管理人员从管理制度这一方面入手着重分析研究改善管理制度方面的诸多问题。事业单位首先需要结合档案数字化管理工作的实际需要制定具有针对性与实用性的管理制度，并且在相关管理制度的运行过程中不断地调整管理制度的具体内容以及实际的运用效果。与此同时事业单位也需要考虑到不同类型的数字化档案管理所需要的不同管理制度，并且事业单位也可以在原有管理制度的基础之上进行细节方面的调整与改进，以便档案数字化管理制度可以更好地适应事业单位档案数字化管理工作的具体内容。

3.落实档案管理安全保密体系

针对事业单位档案数字化管理工作而言也需要相关的管理人员做好信息保密工作。主要是需要相关的管理人员针对互联网信息技术以及各类计算机设备的使用情况选择合适的信息加密处理技术，与此同时相关的管理人员也应该定期检查档案数字化管理信息的维护情况，并且在相关工作设备以及管理设备之中设置身份验证程序或者是信息识别程序。其次需要在计算机设备之中安装防火墙软件以及各类的杀毒软件，并以此为基础进一步保证事业单位档案数字化管理信息的安全。除此之外也应该设置重要信息的备份系统，以便重要信息出现信息泄露问题或者是信息篡改问题时，可以及时预警或进行信息重组等措施。

结语

事业单位档案数字化管理工作的重要性不言而喻，事业单位也需要从多个角度、多个方面探索档案数字化管理工作的一系列具体方法，在此过程之中，事业单位也需要立足于档案数字化管理工作的具体要求以及相关的工作内容合理地选择工作方法与管理方法，尤其需要注意到现代化管理技术的具体应用方法以及实际应用效果。笔者经过大量的调查分析之后，探索出了更为实用、更为科学的完善事业单位档案数字化管理工作方法，希望通过本文的研究可以促进事业单位档案数字化管理效率的进一步提高，进而促进我国事业单位自身管理体系的进一步完善。