事业单位人事档案管理工作的思考应用

陈 旭

（通榆县人力资源和社会保障局考试中心，吉林 通榆 137200）

随着我国事业单位的快速发展和改革项目的不断开展，人事制度也在不断的改革和变化中。要详细记录产业发展的实际情况，科学合理地摘要分析所记录的结果，促进工作效率和质量的合理提高。作为人事管理的一个重要组成部分，如何搞好人事管理业务已经成为一个重要的话题。解决当前业务的不足，适应新时期的要求是人力资源管理成为经济群体和组织管理的重要内容。对传统的人力资源管理体系进行了创新和优化，能够更好地适应社会主义市场经济对事业单位的挑战，实现用人单位人才的最大利用。

一、事业单位人事档案管理存在的问题

根据国家机关分类改革精神，公共机关不再是完全的出资即财源均衡的机关，主要分为公益一类事业单位和公益二类事业单位，可以利用国家资产运营事业单位。目前事业单位的工作对保证中国许多机关和团体中各种比较重要的社会事业运转是十分重要的。但是目前事业单位的人事档案管理中还存在一些问题，影响着机关单位人力资源的分配和顺利发展。

1.档案管理不规范

目前一些企业机构的档案管理以纸质化为主，而纸质化档案的优缺点是显而易见的，如果个人填写档案字迹不工整，存在难以辨别文字的问题或者信息填写不完全，内容并不准确等，还有很多书面的档案在保存时容易发生证书丢失，证书失效的问题，还可能会导致信息失真或者丢失状况的产生，这就使人事档案缺乏效率[1]。档案管理人员缺乏对信息填写不完全和证书丢失没有及时补回的监管，也没有及时监督资料补齐，一些人员档案没有及时更新，比如说学历的提升、新证书的获得，导致人事档案管理不规范。

2.管理人员缺乏专业性

人事档案包括一般员工的人事文件和行政及骨干员工的人事文件。人事档案是干部选拔任用的重要证据，人事档案的失真和丢失导致了干部选拔任用存在一定的风险。虽然人事档案管理业务看起来似乎缺乏技术含量，但是要促进人事管理工作标准化，用档案事实说真话，这就需要对档案管理人员进行专业化的培训，对重要的档案管理要去掉虚假的，留下真实的信息，保证档案起到作用。但是目前大多数人事档案管理单位都具备组织和保存档案的能力，缺乏识别虚假和保存真相的能力，也缺乏一定的专业知识。

3.基础条件没满足人事工作需求

在目前的档案工作过程中，相关的档案管理基础设施不完善，部分档案库房没有进行专业的布局和调整，大部分是普通的办公室调整为档案库房，甚至有些单位将选择写字楼顶楼或地下室及其他位置。这种对档案保存没有有效的位置，不能满足档案保存对温度、防盗和防火以及其他方面的要求，这与实际档案管理的具体标准相距甚远。

二、提高事业单位人事档案管理工作的建议

1.加快人事档案数字化建设

文件归档有很多问题，纸质文件很容易扭曲或丢失，特别是在单位人员搬家的情况下。加快人事档案数字化建设，标准化处理人事档案的重要信息，运用信息系统和数据库，把人事档案管理输入到计算机网络设备中，利用光盘储存备份档案信息和纸质一起保存，在单位人员调整或者调动档案时，根据单位的制度，采用数字化可能更好地解决档案丢失问题。如部分缺乏人员信息记录，新增信息上报不及时等情况，档案管理人员要完善管理制度，把员工个人的升职、加薪与管理情况相关联，促进管理人员完善信息的自觉性。

2.加强人才培养

人事档案工作技术内容高，有很强的专业性，通过严格的政策做好相关工作，需要充分的人才保护。在人事档案管理工作中，为了提高工作效率，保证工作质量，需要有一群优秀的专业人士。考虑到人才需求，要关注和加强引进优秀人才，不断提高人才的综合素质和水平。与当前的人才情况相结合，积极引进合理的训练方式，系统地实施对值岗人员的管理训练，从而提高自己的实操能力和实际水平。当前，一部分管理人员虽然有一定的工作经验，但是并没有经过专业的学习，在当前的档案管理情况中，要意识到坚持学习的重要性。建立一个高素质人才的复合型队伍，这是目前档案管理中应该解决的内容。

3.推进基础设施建设

在档案管理业务中，各类基本设施齐全是管理业务的基础。要结合人事工作业务的相关需求，对基础设施进行补充。提高资金投入，并按照相关文件管理标准建立档案室，配备必要的防护设备，增加档案业务的确定性。在工作中，为了做好管理工作，应当按照有关法律法规，明确管理人员不同的职务职能和责任。在制度中要明确，档案经过归类、登记、分种类归档后，要严格管理，禁止任意更改，伪造等。严格要求查阅员工权限，明确禁止擅自查阅更改他人资料的行为，一经发现，给予严厉惩罚。

结语

档案管理看似容易，但要想管理好档案，让档案发挥重要的作用，必须具有专业知识，具备专业的文件管理人员，认真管理每一份文件，因为任何一份文件今后都可能成为单位干部任用的依据，成为单位管理的关键参考信息。档案管理是事业单位管理的重要内容，对单位的发展起了积极的促进作用，因此，单位管理人员要改变自己的意识，完善档案管理基本设施和提升管理人员的综合素质，可以帮助单位更好地提升管理效益，发挥人事档案管理对人力资源的重要推进作用，促进人事档案管理工作往更科学、更专业和更合理的道路上发展。