数字化时代档案管理技术创新发展措施研究

田 蕊

（辽宁省铁岭市铁岭县财政金融事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

数字化的时代，生活中充满各种信息资源，而获取信息资源的途径和渠道也是种类繁多，人们对于信息资源的需求越来越大。档案作为信息资源的重点，其管理方法一定要得到改革，也就是档案信息化。将传统的实体保存方式改变为数字化信息保存，达到比实体保存更安全，更长久的保存目的。实现高效的资源共享，让资源使用者可以更方便、快捷地去查找资料。进而推动档案管理工作的展开，提升管理工作的水平。

一、数字化时代档案管理技术创新的重要性

1．紧跟时代，满足发展需求

随着科技的不断发展，大数据时代来临，全世界所有的信息处理和数据处理，已经到达了一个新的水平，我国在这方面已达到世界前列。而传统的档案管理方式也逐渐地暴露出了问题。所以我们需要将原有的传统档案管理方式进行创新，利用信息化来进行档案储存，使档案的准确性、实用性得到提高，保证档案的使用处在一个良好的状态下[1]。

2．加强建设，提高管理效率

因为档案在信息资源中所处的重要地位，要求档案必须要具有准确性。但是管理人员对实体档案时，总会发生一些不可避免的问题。如档案填写不完善，摆放位置混乱，未合理化分类等问题。这种情况不仅会对管理人员的工作完成困扰，还会对整个单位的工作产生影响。这个信息多元化的社会，信息共享不仅仅是地域性的，还是全国乃至更大范围的。这种背景下，传统的实体档案要完成共享，所需要的成本和时间都会很高。而实现了档案管理信息化，任何地方的管理人员，只要在电脑中调出相关的内容，可以直接明了地了解事情的具体缘由，从时间和成本上都会是极大的节约，对于档案管理工作的效率更是极高的提升。

3．不易损毁，安全性更高

传统的档案管理形式主要是对实体的纸质的档案进行单独的存放管理，这种管理模式不仅会使工作人员的工作量加大，增加人工的开支，更重要的是安全性上没有保障，极易受到自然灾害的影响。如火灾、水灾、虫灾甚至氧化都会对纸质档案产生不可逆转的影响。这些问题通过档案管理信息化，所以得到很好的解决。将档案用专用设备进行扫描、复制、收录，并设置安全加密，方便快捷的同时，又能很好地保护档案不受损失，还能防止一些别有用心之人的不法动机[2]。

二、档案管理技术创新阶段存在的问题

1．工作人员对于档案管理的不重视

在传统的档案管理工作上，工作内容虽然繁杂，但是工作性质简单。所以导致现阶段部分档案工作者缺乏热爱工作、为民服务、积极上进的意识和态度。依旧觉得档案管理信息化之后，其工作性质仍然简单。没有意识到档案管理的重要性和信息化时代需要对于工作人员工作素质的要求。存在插科打诨，不求上进的工作态度，不想着提高自己的专业水平，导致难以胜任档案信息化的管理工作，影响了整体的工作质量和工作效率。

2．工作人员的工作水平不够

传统的档案管理工作，对于档案工作人员的要求可能大多数是知识上的，对工作人员的文化水平较为重视。但是随着档案管理工作的创新，对于工作人员的要求不仅仅是在知识水平上，更要掌握多方面、全方位的知识。如计算机、法律信息、网络科技等方面都要有一定的涉猎。详细了解现阶段档案管理创新后的工作方法、工作程序及工作目标。而当前部分工作人员并未达到现阶段对于从业人员水平的要求，对于专业软件操作不熟练，在档案整理使用的过程中出现效率过低的情况。

3．档案管理制度不完善

在传统档案的认知当中，少数工作单位觉得档案并不重要，所以并未制定合理的工作制度。在档案管理进行创新之后，也并未给到足够的重视，只是做足表面功夫，并未执行国家有关的法律法规。因为没有合理的工作制度，就会导致工作人员在工作态度上面变得散漫，失去了工作的主动性，甚至对工作产生不重视的情绪，使档案管理信息化失去了对工作单位发展的推动。

4．档案管理经费的缺失

因为档案管理工作的实际用途和具体功效并未在表面展现，部分单位对于档案管理工作处于不重视甚至的状态。所以档案管理经费的预算和审批处在一个极低的地位，未能按照要求进行设施的采购，技术的革新，致使档案管理设备老化、陈旧，从而导致档案管理在创新上受到了极大的阻碍。

5．档案的利用率过低

根据时代发展的宏观背景来看，数字时代信息的传播与利用具有十分重要的地位。而档案作为社会信息当中的重要组成部分，及作用不言而喻。如果可以对档案中记录的信息进行合理规范的利用，不仅能为工作单位带来更多的经济效益还可以让单位在大环境中获得极大的优势和竞争水平。但是部分工作单位对于档案功效都处在一个不重视的状况下，甚至少数相关的档案管理部门，也只是为了应付检查，丢失了档案管理的重要价值。

三、数字化时代档案管理技术创新发展的具体措施

1．增加档案管理创新经费、寻求合理渠道

加强工作单位对于档案管理技术的重视程度，让其在财政预算、成本核算等方面提高档案管理工作的地位，把档案管理工作的创新提上日程，购买全新的管理设备，让档案管理工作符合时代的发展。如若本身财政预算不足，可以拓展外来资金渠道，通过合作的方式保证有充足的支持资金，学习其他工作单位的成功经验，也可以向其他的工作单位获取免费或优惠的资源和支持。

2．规范档案管理的制度

具有合理、健全的档案管理制度，对于档案管理信息化是至关重要的。随着社会和科技的发展，档案并不仅仅是实体文件，而是计算机中所承载的大量数据。想要更好地实现档案管理信息化，必须在原有的档案管理制度上进行改进，寻找到原有制度的不足，结合现代化的手段进行优化。对于档案管理人员制定相关制度，要让员工在工作上有积极性、主动性，不可以散漫敷衍。因为在当今社会，信息流传性越广，单位档案的取用几率越大。所以指定一个合理健全的档案管理制度，无论是针对档案本身，还是档案管理人员都是十分必要的。

3．提升管理人员的素质水平

因为传统的档案管理工作过于简单，导致大多数管理人员并不具备相应的专业技能，不能高效地完成现阶段的档案管理工作，导致工作效率低下，甚至会影响单位的收益和发展前景。因此，工作单位定时开展管理人员水平素质培训，让档案管理工作人员可以熟练地运用当前的档案管理设备，跟随时代掌握信息化技术，让其在岗位上的各种录入整理、分类查询等工作做到高效快捷，可以在培训过程中提出奖励机制，激发档案管理人员的学习性。

还可以在招聘时引进全新的信息化高素质人才，让其带着专业的知识加入单位，既可以让档案管理工作变得高效快捷，也可以提升员工的能力。与此同时，提出奖励机制，调动起员工的积极性，为单位的发展作出更好的贡献。

4．加强对档案管理的重视程度

随着数字化时代的来临，档案管理工作的重要性日益增强，它关系着工作单位未来的发展是否能与当今时代相结合，不被社会所淘汰。所以应该加强所有人员对档案管理的重视程度，改变人员对于档案管理的看法。让大家明白，这不仅仅是一份简单的、重复性的工作，而是这个社会发展趋势的缩影。可以召开研讨会，阐明档案管理信息化的用途。让领导重视档案管理工作，管理人员积极地开展工作，其他部门的同事也可以更好地与档案管理部门进行合作，提高整个单位的工作效率，为单位未来发展做出良性引导。

5．创造全新的档案管理形式

要合理的利用数字化时代产物，进行档案管理工作。摒弃传统的档案管理工作形式，做到意识和形式上的双重创新，推动档案管理的数字化、网络化，做到与时代相结合。可以引入档案管理系统，用系统科学地对录入的档案进行批量整理，做好识别工作。并按照档案的类型进行划分，只录入的档案，自动产生分类编号并划分组，让档案在查找使用时做到方便快捷。可以细化档案系统的状态管理，让档案的使用性质一目了然。可以对档案进行实名制录入，在未来的使用工作中，可以追溯档案责任人员。还可以引用搜索系统，让档案在调取过程中只需要在检索框输入关键字便可以找到相关文件，做到档案管理信息化，实现真正的方便快捷。

6．保障电子档案的安全

现阶段的档案管理信息化虽然避免了传统档案管理上会受到自然灾害影响的问题。但是网络犯罪问题仍然存在，档案管理人员应该具有安全和风险防范的意识，在档案录入后主动加强对于数据的安保和管理措施，不得出现操作失误导致数据消失的问题，确保档案管理工作的完整性和安全性。从操作来看，应当购入相关的数据安全库，在录入、保存和使用方面进行合理的规划，运用现代化的科学安全的管理方式，来保证档案的安全。在确保安全性的同时，不影响档案的提取及使用，做好合理的备份处理，确保档案管理工作的万无一失。

结语

综上所述，在数字化时代，为了迎合社会的发展，使档案管理工作发挥其应有的效率和作用。应该实现档案管理技术的创新，也就是档案管理技术的信息化。要增加档案管理的重视程度，规范档案管理的行为制度，提升管理人员的素质水平，创造全新的档案管理形式，让档案工作可以更好的运行，为社会提供更好、更高效的档案管理服务。