大数据背景下事业单位档案管理工作分析要素探索

2021-03-27魏巍

中文信息 2021年12期

魏巍

（中共伊通满族自治县委党校，吉林伊通 130700）

信息化技术的普及与运用使人们的工作以及生活发生了地覆天翻的变化[1]。大数据通常情况下是指由社交网站、云计算等多种信息化技术相结合的产物[2]。随着信息化技术的日渐成熟，将大数据运用于档案管理过程中为事业单位的档案管理提供了新思路。由此可见，在事业单位档案管理过程中运用大数据已然势在必行。因而应当不断提升大数据背景下事业单位档案管理质量，保证档案管理工作的有序进行。

一、大数据背景下事业单位档案管理的重要性

1．对事业单位未来发展需求进行满足

速度快捷、容量大是大数据极为显著的特征[3]。且大数据一直以来都被认为是多种数据信息的结合体。事业单位的档案信息数据在大数据的时代背景下来源更加宽泛，其中所承载的信息量呈现出不断扩大的趋势，传播速度也在不断加快。上述情况的出现就使得事业单位在进行档案管理过程中应当不断完善与创新档案管理模式与手段。通过对大数据时代背景下先进技术的运用应当对事业单位档案内部价值进行充分挖掘，使得档案资源所蕴含的价值得以充分发挥，既提升档案管理的工作效率，又能够对事业单位未来发展需求进行全面满足。

2．是坚持为人民服务的主要路径

不断转变自身职能，提升自身执行力，加强服务型政府的建设。档案管理部门一直都被认为是事业单位的服务性窗口。因而在进行档案管理过程中应当严格践行为人民服务的宗旨，全方位、多角度不断提高档案管理服务的质量与水平，重视事业单位在档案管理过程中软硬件设施的建设，为事业单位的长远发展奠定基础[4]。

二、大数据背景下事业单位在档案管理过程中应遵循的原则

1．以人为本的原则

在事业单位档案管理过程中应当严格践行以人为本的原则。事业单位的档案管理部门应当全面满足借阅人的实际需求，同时应始终将人民群众的需求与利益放置在首要位置。针对各单位人员所提出的意见与建议，事业单位档案管理部门应当虚心接受。此外，还应不断完善在档案管理过程中存在的不足之处。最终使得人民群众能够获得更为方便且快捷的档案服务。

2．互联互通的原则

传统档案管理内容具有效率低且单一的特性[5]。在传统档案管理模式下档案中的核心价值无法得以发挥。因而在大数据时代背景下事业单位档案管理部门应当完成联动机制的建立，加强与其他各部门的联结，保证档案资源信息的全面性与准确性。加强对信息化技术的运用能够充分实现互联互通，为档案管理工作提供较为广阔的发展空间。

三、事业单位档案管理过程中存在的问题

1．未对档案管理工作加以重视

在传统的事业单位档案管理过程中普遍认为档案管理工作是十分单一且简单的。因而档案管理工作也并不会对事业单位的发展产生影响。故而相关工作人员并不需要在档案管理过程中投入较多的时间以及精力。这就导致此前事业单位在档案管理过程中其承担的工作仅仅是管理与储存简单的文件，并确保文件并不会发生损坏。管理者并未重视档案管理工作给予必要的重视，就会使得档案管理部门成为事业单位的边缘部门，因而提升其管理效率和水平的难度也会大大增加。

2．信息化管理水平较低

随着信息化时代的到来部分事业单位虽在档案管理过程中运用了信息化技术，但在实际开展工作过程中由于资金以及人力的缺乏信息化资源无法得到有效的利用与挖掘，最终导致传统档案管理方式在档案管理过程中占据主导地位。部分事业单位在进行档案管理过程中其所运用的计算机以及信息化技术仍旧局限于层次较低的工作中，且各个单位之间仍旧存在一定的信息断层，无法实现信息的兼容与共享，这也就导致在档案管理过程中无法充分发挥信息技术的价值。

3．并未形成规范的管理制度

完善档案管理制度的缺乏使得部分事业单位在档案管理过程中漏洞较大[6]。部分事业单位在档案管理过程中并未形成规范化的管理模式使得档案管理工作被动性增强，且这一问题在档案归档与收集环节尤为凸显。为了不断提升档案管理质量，相关部门应当致力于建设完善的管理制度，使得档案管理工作能够有制度可依。

4．管理人员综合素质不高

管理人员是档案管理过程中重要的参与者[7]。但部分事业单位的档案管理人员由于在工作前并未经过全面且系统的培训，这就导致其在实际工作过程中并不具备档案管理的完善知识以及经验。故而当其在进行档案资料收集、整理以及归档的过程中仅仅只停留在表面，也并未对档案管理的内涵与意义进行深入挖掘。

四、事业单位档案管理过程中存在问题的应对措施

1．加强对档案管理工作的重视程度

如若想不断提升事业单位档案管理的质量，则应当将科学的管理意识树立起来，积极发现在档案管理工作过程中存在的问题。事业单位相关部门以及管理者应当对档案管理工作的重要性进行充分认识，并不断提升自身的档案管理意识与理念，同时也应当加强宣传档案管理工作。且针对现有的档案管理工作应当不断进行优化，激发档案管理工作人员的责任感，使其在开展工作过程中能够严格遵循相关要求与规定。此外，在档案管理过程中也应当树立与时俱进的理念，将大数据所带来的优势进行充分利用，不断提升档案管理的水平与质量。相关部门还应发挥各自优势优化配置人员、资金、设备的投入，且在大数据背景下给予档案管理工作相应的软硬件支持[8]。

2．提升档案管理人员职业素养

档案管理工作人员的职业素养能够对档案管理的水平以及质量产生直观的影响。如若想提升档案管理的质量，则应使得档案管理工作人员的综合素养得以提升。事业单位应定期针对档案管理主管人员以及工作人员展开相应的培训。在制定培训内容时应当充分考虑本单位档案管理工作的现状。在培训过程中应当重视参与培训工作人员的继续教育工作，使得其充分掌握档案管理新政策以及新制度，提升档案管理相关工作人员的技能水平以及知识储备。在培训完毕后应当注重选拔表现优异的管理工作人员，从本质上使得整体档案管理工作人员的专业水平以及职业素养得以提升。更为重要的是，在培训过程中应当建立完善的奖惩制度，针对在培训过程中表现优异的工作人员应当给予奖励，针对未通过培训考核的工作人员应对其展开适当惩罚。此外，在引进人才时应当更加倾向于综合能力较强的复合型人才，为建立综合水平高的管理队伍添砖加瓦，保障档案管理工作的效率以及质量。

3．注重档案管理信息化建设

信息化建设已然成为事业单位档案管理工作的发展方向。事业单位在发展过程中应当充分把握机会，不断加快档案信息化管理的进程。事业单位应率先从硬件设备方面推动信息化建设，在档案管理过程中应当对计算机以及互联网设备充分利用。同时也应注重电子管理，致力于建设较为完善的信息技术网络平台，提升档案管理的水平和效率。为了不断提升档案管理质量也应加强对信息化档案管理办公软件的利用，应教会档案管理工作人员掌握不同软件的使用方式，熟知档案管理的技能以及技术，使得其在档案管理过程中能够充分运用相关软件和平台，在建立人事档案过程中实现高效化与资源共享化。

4．建立更为完善的档案管理制度

完善的档案管理制度能够为档案管理工作的开展提供保障和依据。因而事业单位在进行档案管理过程中应当更为重视人才信息与资源的整合，以实现对档案信息的有效管理与开发。且事业单位的档案管理部门也应当加强与其他各部门的通力合作，例如劳动部门、人事部门等，从而完成完善管理与使用方法的构建，制定相应的档案管理制度，为档案管理工作的有效开展提供客观依据，推动市场经济背景下事业单位管理职能的升级与转变。除此之外，在事业单位档案管理过程中也应紧随时代发展潮流进行档案管理制度的变革，使得档案管理制度具备有效性和先进性。相关部门还应当将社会服务与档案管理工作结合起来，建立以计算机为辅助更为科学的管理制度，促使档案管理工作的各相关细则得以落实，提高档案管理绩效。