基于国家博物馆综合工作平台系统建设谈管理信息化工作的开展

2021-03-26路明

电子元器件与信息技术 2021年2期

路明

（中国国家博物馆，北京 10006）

0 引言

信息化技术的高速发展给国内外各行业带来了前所未有的变革，给笔者感受最为突出的变化是单位里有些部门已经把以前人工的业务管理模式通过定制化的软件系统实现了线上的、自动化的方式转化，给工作带来了便捷和效率的提升，这种变化是值得肯定的，也是发展趋势。信息化深入的同时由于之前软件系统建设是粗旷的、扩张式的发展模式，软件系统工作内容相对独立，不能充分照顾到各部门、各业务间深度融合、贯通式的发展需求，纵向管理、横向各业务、各部门三者之间缺乏业务互动、信息共享和协作功能，形成了“信息孤岛”，这是信息化建设过程中的阶段性困局[1]。自2018年开始，“智慧国博”整体建设项目提上日程，其中为打通“信息壁垒”，有效开展管理信息化建设，在2019年11月开展以综合性协同办公、系统集成为目标的“国家博物馆综合工作平台”系统项目建设工作，笔者作为该项目的主要实施人，参与了该项目建设全过程。本文结合自己的工作实践谈谈基于国家博物馆综合工作平台系统的管理信息化工作的开展。

1 综合工作平台系统

1.1 开发背景

国家博物馆是世界上建筑面积最大的博物馆，馆内包括35个部门，主要分为综合协调、核心业务、运维保障三大类型，工作中涉及到的业务非常广泛。为提高工作效率、节约办公成本，有些部门根据自身业务工作建立了各自的应用系统，主要分为行政管理、业务管理、运维保障管理三类系统。这些系统具有相对独立、功能简单、容易维护等特点，在实际运用中对于规范业务流程、提高工作效率起到了积极作用。随着国博业务范围的扩展和调整，各部门、各业务间交流与协作更为频繁，业务融合、贯通成为趋势[2]。各系统间的数据共享、流程协作成为主流需求，业务相对独立的软件系统已经不能满足目前的工作需要。打破“信息孤岛”，利用原有的系统资源建立集行政办公与综合业务于一体的、各部门间、各业务系统间横向互联的协同管理系统成为迫切需求，“国家博物馆综合工作平台”的概念由此产生。

1.2 建设现状

国家博物馆于2019年11月启动综合工作平台系统建设项目，前期经需求调研确定具有迫切需求的11个部门开展工作，利用现有系统资源为基础，结合新建系统的形式建立综合办公门户，既要充分保证各部门的实际业务管理需求，又要考虑平台门户的整体性。经历近一年时间的设计实施工作，由于疫情关系，国家博物馆综合工作平台于2020年10月上线试运行。平台采用B/S模式、支持多浏览器、支持Windows及Linux系统、采用五层架构设计、支持移动办公、采用国博云部署、审批流程定制化配置达到自由协同办公的效果[3]。初步实现了各系统间界面集成、流程集成、数据集成和应用集成，集行政办公和综合业务于一体的，各部门间、各业务系统间横向互联的协同管理体系，达到安全可靠、可管理、可扩展、开放式的质量目标。

2 管理信息化工作

2.1 承担的工作任务

管理信息化工作主要是为综合管理部门和运维保障部门提供信息化支撑，承担行政管理、资产财物、运维保障类部门的信息化建设任务，服务于“智慧国博”整体项目建设。

2.2 我馆实际情况

国家博物馆管理信息化工作涉及行政审批、资产财务、人力资源、党建、科研工作、新闻传播、信息技术、数据管理、设备管理、安全保卫、后勤等相关工作，业务面很广、种类很多。在日常工作中，各部门与各业务间是通过馆内各级“纵向审批”和各部门、各业务“横向协作”的方式进行的，其中“纵向审批”可以通过无纸化办公系统（OA）提供支撑，但是“横向协作”是通过纸质单据（工作联系单）逐级签字确认的方式办理的，在这个办理过程中有的部门依靠以前自己部门拥有的业务系统可以提供线上支持，有的部门因为没有软件系统只能走纸质单据，尤其是一个办理流程涉及到几个部门或业务时，往往一个办理流程下来需要线上、线下的反复办理才能完成。甚至有些审批流程的关键人员由于不在现场，无法签字办理的情况屡有发生。如何打通纵向的行政审批与横向的各部门、各业务间协作的通道，使各类管理工作上下联动、左右联通、协调稳步进行、突破办公地点和时间的限制是本文重点讨论的内容[4-5]。

3 问题分析与设计

管理信息化工作现阶段的工作任务是为解决以前行政审批与各部门、各业务系统间横向互联、协同办公的难题，达到数据充分共享、不受办公地点时间甚至人员限制的效果。以综合工作平台系统为例，它针对突出问题做出了相应的分析与设计。

3.1 统一人员、统一认证

（1）对于要实现多系统集成的综合工作平台系统而言，统一人员是第一步。我馆具有权威性的人员信息和组织架构信息来源是人力资源管理系统，人员主要分为在编人员、编外人员两个部分。综合工作台与人力资源管理系统实现对接后，人员信息和组织架构信息均来自该系统，实现实时数据同步更新。（2）我馆采用物理钥匙（USB Key）作为证书载体，用户插入钥匙后综合工作平台将读取并确认用户合法性，并与统一人员管理系统确认当前用户权限后提供单点登录入口，同时发送临时令牌，此后每一次从门户发起的单点登录或数据请求都将重新验证合法性[6]。

3.2 统一门户、单点登录

为了实现多个业务系统集成，同时为各业务系统提供单点登录入口、身份认证机制、消息待办的集中展现，以及通知公告、会议、邮件、新闻展示、内参资料展示等功能，综合工作平台采用了统一门户的方式。单点登录SSO采用CAS架构，从用户机数据请求开始到CAS客户端重定向到CAS服务端验证用户证书，验证通过后发放ticket令牌到CAS客户端，CAS客户端与服务端完成验证并取得用户名返回客户端，同时允许用户机访问页面服务。

3.3 应用系统集成

综合工作平台对于各业务系统的集成模式采用门户Portal的模式，以portlet的形式展现。平台服务层提供接口与分布的或异构的系统资源进行接入，以portlet形式展现在门户页面中。这样在平台门户页面中对各个业务系统以相同的形式进行展现，形成统一的资源视图[7]。

3.4 统一风格

对于以门户中portlet形式展现的各个业务系统页面而言，形成统一的页面风格，给用户统一的风格体验。

3.5 审批流程集成

（1）在综合工作平台上线之前，我馆审批流程主要以自上而下的“纵向审批”为主，采用线上模式。对于各部门间“横向协作”大多采用线下纸质审批形式。自2008年起至综合工作平台上线前“纵向审批”的文件类型只有三种，其它文件类型均采用线下纸质形式办理，平台上线后审批文件类型达到了九种，且均以线上模式运行。平台上线后对各部门“横向协作”审批也采用线上审批模式。由于以前各部门业务协作过程中积攒的各类型审批单据种类、数量过于庞大，平台对馆内各部门采取了大量的调研重新梳理、重新设计审批流程的办法，对流程重复的情况进行了合并、对复杂的流程进行了简化、对需要整合的流程进行了整合。所有审批流程都集中在审批管理模块中，实现统一管理和配置。

（2）对于已经集成到平台门户中的各个业务系统中产生的审批流程，综合工作平台采用在各业务系统中填写审批单据，然后以接口的形式推送到综合工作平台中进行审批，审批结束后将审批状态推送回各业务系统中。实现各业务系统产生的审批流程在综合工作平台内管理，而审批结果在各业务系统中呈现的形式[8]。

3.6 待办、消息集成

综合工作平台将各业务系统中建立的审批待办信息集中在综合工作平台门户页面中分类显示，在平台门户中点击待办信息后可在综合工作平台中完成审批过程，并将审批状态推送回业务系统。

3.7 部门协作

综合工作平台将包括行政审批、资产财务、人力资源、党建、科研工作、新闻传播、信息技术、数据管理、设备管理、安全保卫、后勤工作中涉及行政审批的环节进行了重点调研，各部门对于部门间协作的主要模式以纸质的“工作联系单”为主，通过部门主管领导审批后进行协作。由于以前各部门业务协作过程中积攒的各类型工作联系单种类、数量过于庞大，平台进行了重新梳理、重新设计审批流程的办法，对重复的流程进行了合并、对复杂的流程进行了简化、对需要整合的流程进行了整合。平台将线下纸质的“工作联系单”协作模式实现了线上填报审批模式[9]。

3.8 数据共享

平台利用协同业务运作，在保障信息安全的情况下与业务系统、平台、通讯通道、终端设备整合起来，实现各级跨层次的、跨地区的交流共享和利用，建立资料管理的共享机制，保证数据的互通互联，为割裂的业务提供完整、统一和准确的数据支持。系统根据分配相应的权限可以查询和调用系统中的相应信息“为我所用”，避免重复的录入，提高资源利用率[10]。

3.9 移动办公与即时通讯

综合工作平台移动办公是基于APP的方式实现的非涉密功能，在保证安全的情况下独立部署移动服务。是为解决日益增长的突破时间、地点的办公需求安排的，其目的是为提高办公效率。目前平台将各业务系统的公文审批、待办处理、通知公告、公共服务、部门协作、即时通讯等功能放在移动端，是一个微缩版的综合工作平台[11-12]。