建立人社档案信息集中管理系统刍议

葛琼

引言

人力资源和社会保障部门档案工作，是各项业务工作运行的基础。在信息化时代，怎样利用信息技术手段，不断提升档案保管质量和使用效率，是各级人社部门不断研究和探索的重要工作之一。笔者依据从事人社部门档案管理工作多年的经验，探讨建立统一的人社档案信息集中管理系统的必要性、重要性，剖析目前存在的困难问题，提出对应策略。

一、建立人社档案信息集中管理系统的必要性

人力資源和社会保障工作覆盖面广，从职业技能培训、推荐就业、签订劳动合同、办理就业登记，到参加社会保险、退休待遇发放，直至死亡抚恤丧葬各个方面，直接面向广大群众，关系群众就业、劳动关系维护及退休待遇。日常工作中，每个环节都形成了大量且珍贵的档案资料和信息，也有各自独立的信息管理系统。但由于涉及个人信息安全，各经办机构档案独立保存、各系统互不关联，信息资源在机关内部不能共享。比如：群众办理退休审批手续，需要先查看人事档案确定年龄、工龄等信息，查看社保档案确定社保缴纳情况，群众要往返于退休管理科、人事档案室、社保征缴大厅等处，来回寻找、复印、提交材料，工作人员重复劳动，致使群众嫌烦、干部喊累，社会影响力不好。

建立人社档案信息集中管理系统，是推进政务服务一窗受理、一站式办结的基础。以笔者所在地区为例，目前，正在全力推进提速“一网通办”、提高政务服务水平活动，建立了高标准政务服务中心，将各项政务服务集结一处，全力打造“一窗式受理、一章式审批、一站式办理、一条龙服务”服务模式，为人民群众提供优质便捷高效服务。但由于人社部门档案量大、不便于大厅存放、查阅繁琐费时等多方面的限制，致使退休管理等相关窗口不能及时入驻服务大厅，影响了整体工作的推进。

建立人社档案信息集中管理系统，也有利于保障档案的真实性、延长档案的使用寿命，避免人为操作等现象的发生，有效预防腐败滋生。干部人事档案造假、经办人员侵占挪用社保基金、参保人员死亡冒领养老待遇等一系列社会问题都与档案信息未能有效管理、妥善利用有着巨大关系。同时，纸质档案的反复复印，不仅造成纸张、油墨等耗材浪费，也造成档案资料在不同经办机构的重复保管，加大了工作人员工作量，占用了办公空间，与习总书记厉行勤俭节约、反对铺张浪费的重要批示精神是相违背的。

二、建立人社档案信息集中管理系统的重要作用

人力资源和社会保障部门是一个集体，各业务经办机构应该相互配合、齐心协力，共同为群众提供高效便捷的服务。搭建连接各业务系统的信息桥梁，构建一个统一的人社档案信息集中管理系统势在必行。

1.有利于有效减轻服务对象提交材料的繁琐负担，达到高效为民的目标

人社部门的各项业务贯穿群众的一生，起承转合、相互关联。以服务对象张三为例，假定他是一位待业青年，在人力资源服务窗口参加职业技能提升培训，经过职业介绍求职成功，建立劳动关系，到仲裁院进行劳动合同备案，再到人力资源服务窗口进行就业登记，之后在社保征缴窗口参加社会保险、缴纳保险费等，经过了独立运行的职业技能提升培训系统、劳动合同备案系统、就业登记系统、社会保险缴纳系统等，因为各系统信息不通畅，办理每项业务时，他都需要提供别的窗口办理的原件资料及复印件等，手续繁琐、时间浪费。如果实现了各系统的有效对接，就不需要张三再反复提供材料，优化了服务流程，提升了服务效率。

2.有利于及时掌握服务对象相关动态信息，达到精准服务的目的

今年就业工作成为“六稳”“六保”之首，全面落实国家各项扶持政策、促进充分就业成为人社工作的重中之重。搭建就业、社保信息交流平台，建立企业吸纳就业人员、社会保险缴纳信息数据动态工作台账，有力于准确掌握各个企业的实时情况，及时为企业提供针对性的、个性化服务。比如：新冠疫情期间，国家对依法参保缴费、不裁员或少裁员的参保企业，加大失业保险返还力度，支持企业复工复产。面对疫情期间出行不便、政策宣传不畅、线下业务难办等现状，借助这一系统，一名工作人员通过一台电脑就可以排查区域内所有符合条件的企业，实现与企业的精准对接，通过电话联系、网上申办等方式，直接为企业发放补贴，避免了宣传广、受益少的尴尬，减去了多科室工作人员的接触配合，省去了企业往返提供材料，切实做到了“政策找企”。

3.有利于优化内部工作运行机制，达到提质增效的目的

各系统信息设置通行密码和权限，管理人员根据各自权限通过密码获得所需要的信息，既可以方便快捷的获得所需信息，也有效保障了系统信息的安全。网络信息化操作，每项工作都留有痕迹，无形之中警示工作人员按时完成应办工作，及时上网共享，既提升了工作效率，也有利于出现失误时追责。系统每个环节，都设置监督人，由各项业务分管领导对各项工作进度进行实时监督，保障各项事项办理合规合法。同时，设置总管理员，主要负责人无需召开会议，在办公室一键点击即可全盘调度总体工作运转情况，实现了上下级的纵向监管，规避了部门间推诿扯皮、互不合作现象的发生，保障规定事项在规定时间范围内办理完毕，有效避免人为操作，预防腐败滋生。

三、建立人社档案信息集中管理系统的主要问题与对策

经调查，基层人社部门在建立档案信息集中管理系统上还存在一些实际困难和问题。一是思想认识不够。有些领导工作缺乏创新，习惯于等上级出政策、下任务，怕改革出错误、被笑话，满足现状，不愿担责奋进。部分工作人员满足于自身本职工作得心应手，不愿学习，不想改变，对运用现代化手段管理和运用档案认识不够，认为建系统是增加了工作量，是多此一举。少数工作人员的个人能力、专业水平以及信息处理能力等还不能适应管理系统的操作要求，特别是许多年龄较大的职工不会网络操作。二是档案管理基础薄弱。各经办机构档案实现信息化，是建立人社档案信息集中管理系统的基础。但目前，在基层人社部门，还没能完全实现档案信息化，特别是人事档案，基数大、任务重，要将这些档案转化成电子档案是一项巨大的工程，还面临着设备、人员及资金投入等方方面面的困难和问题。三是各系统数据不兼容。各业务覆盖面不一，各系统采集信息标准不一，如：有人进行了就业登记，但没有进行参保登记;有人参保缴费了，但没进行就业登记，这就造成了人员信息在就业和社保系统中不同。还有部分人员，联系电话、工作单位、学历信息等登记不全面、不准确，给实际利用造成困难。同时，各系统数据规范标准不一致，软件缺乏灵通性，通用性能较低。

针对上述问题，笔者认为应该从以下几方面入手，夯实工作基础，创造有利条件，建立人社档案信息集中管理系统，有力推动工作开展，不断提高人社部门管理水平和公共服务能力。

1.突破惯性思维，创新工作方式

人社部门承担着群众的就业创业、社会保障、退休审批、养老丧葬抚恤待遇发放，企业的就业政策落实、社会保险缴纳、人才引进、劳动维权等多方面工作。在日常工作中，要强化团队合作意识，作为一个整体去为服务对象服务，切实改变就业只管推荐就业，社保只管征缴保险的各自行动状态。要建立专门档案管理中心，健全相应规范制度，保障各经办机构能够依据规定，定期报送档案资料，从源头上促进档案信息的整合。要积极解放思想、创新工作方式方法，积极推广利用先进技术手段和工作方法，做到事半功倍。建立人社檔案信息集中管理系统，打破“分散多头”管理的模式，有效促进各经办机构档案资源整合，摸清服务对象底数，建立基础数据库，提高服务效能。

2.强化资金投入，推进模式转换

档案信息化工作是一项巨大工程，基层人社部门人员紧缺、专业技术水平不足，单单依靠人社部门的人员很难完成。为此，通过政府采购引入专业团队，对各个环节进行全方位、全过程的操作、管理，可以有效促进档案信息化进程。但这需要雄厚的资金作为支撑，单靠人社部门日常工作经费难以保障。这就需要各级政府把此项工作放到提升政务服务、优化营商环境的高度去重视，列入数字化政府建设之内，列支专项经费予以保障。同时，各级人社部门应加强顶层设计，由人社部、人社厅统一规划，在系统技术上予以保障，在资金、政策等方面向欠发达地区倾斜，推动建立全省、乃至全国的人社档案信息集中管理系统。扎实推进各系统数据核对清理工作，确保数据一致、标准统一。

3.强化制度建设，确保信息安全

人社档案信息集中管理系统的建立有效促进了信息的共享，方便群众办事、节约社会资源、提升服务效率，但也会带来信息安全隐患。要从维护国家安全的高度切实做好档案管理工作，严格按照国家档案法等有关规定，落实各项安全保密管理制度，建立安全高效的防护体系。要加强档案管理人员培训，强化档案安全理念教育，着力提升综合素质和综合管理能力，提高计算机操作能力和应用水平。严格日常工作管理，完善管理章程和操作细则，建立层级负责责任制，制定档案灾害应急处理预案，严格按照规范做好出入库登记、温湿度控制、防火防盗等工作。同时，加强备份体系建设的统筹规划，确保电子档案信息及时地异质异地保管。

结论

总之，基层人社部门在档案管理方面还存在许多制约因素，解决掉这些阻碍性因素，建立人社档案信息集中管理系统，使信息资源在机关内部畅通无阻、有效共享，不断提升为民服务效能，是目前基层人社必须关注的一个重要课题。

参考文献：

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[2]陈丽.新环境下的人力资源和社会保障局档案管理策略分析[J].劳动保障世界，2016，（15）：45-45.

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作者单位：山东省枣庄市山亭区人力资源和社会保障局