国内档案知识管理文献综述

2021-03-24赵鑫强

档案天地 2021年2期

赵鑫强

知识、物质和能量是构成人类社会的三个基本要素，没有物质世界不会存在，没有能量世界不会运动，没有知识世界没有意义。随着知识在生产要素和社会生产过程中逐渐占据优势地位，以知识为主导的经济发展模式也逐渐成为主流，世界经济也由工业经济向知识经济转变。[1]

作为愈加重要的生产要素，对于知识的管理也逐渐提上日程，并在上个世纪90年代提出知识管理的概念。野中郁次郎和竹内弘亮认为知识管理是在组织内持续创造新知识、广泛地传播这种知识，并迅速地将其体现在新产品/服务、新技术和新系统上的过程。[2]欧洲标准化委员会认为知识管理是对一系列活动和过程的管理，通过这些活动和过程能够更好地应用和创新个人及组织的知识资源，从而使知识价值最大化，提升组织竞争力。[3]因此，知识管理实际上是对知识的获取、生产、加工、存储、传播、利用和创造的全过程的管理。

自此，关于知识管理的讨论在档案学领域也如火如荼地展开了，相关的理论成果也愈加丰富。面对这些研究成果，对它们的梳理是十分必要的，这有利于我们在明确现有研究优势和劣势的基础上，更加深入地开展相关研究并弥补现有研究的不足之处。

一、档案知识管理研究现状综述

本文以中国知网（CNKI）、万方和维普为文献来源检索库，以“（主题=知识管理 AND 主题=档案）”为检索条件，对截止到2020年10月15日前已经公开发表的各类文献进行检索，共检出1472篇文献，文献数量较为丰富。剔除新闻报道、重复发表以及其它无效文献之后，最终确定706篇文献作为国内档案知识管理及其相关研究综述的样本。

根据国内“知识管理+档案”相关文献发文量总体发展趋势图（图1），笔者发现相关研究自2000年起研究数量呈上升趋势，并于2013年达到顶峰，这一阶段档案知识管理及其相关研究的热度不断上升;而2013年至今，相关研究的数量逐步下降，研究热度减退，但研究成果依然可观。

通过Citespace对这706篇文献的关键词和主题词进行共现分析，笔者得到了国内“知识管理+档案”相关文献关键词共现网络分析图（图2）和国内“知识管理+档案”相关文献关键词词频一览表（9次以上）（表1）。根据图2和表1的内容显示，国内的相关研究主要围绕着知识管理、档案管理、企业档案管理、隐性知识、显性知识以及档案知识管理五个主题展开，并且在相关研究中，從企业的角度探讨企业内档案在知识管理中的作用、意义以及做法的研究占比较高。

再通过Citespace对这706篇文献的关键词和主题词进行逐年的共现分析，根据词频和向心率，笔者得到了国内“知识管理+档案”相关文献各年主要关键词一览表（如表2所示）。根据表2，我们发现档案知识管理相关文献的研究主题并不是固定的，而是在不断变化的，这主要是因为时代背景、社会环境和技术设备等等一系列外部因素以及知识管理及档案学相关理论的发展、研究方法的选用和研究深度的增加等内部因素相互交融的结果。根据这些内外因素，笔者将2000年至2020年间，档案知识管理的研究分为4个时期，即初步发展时期（2000年至2004年）、渐进发展时期（2005年至2010年）、深化发展时期（2011年至2014年）和新发展时期（2015年至今）。

1.初步发展时期（2000年至2004年）

档案学领域中有关知识管理的研究基本上是和知识管理这门新兴学科的发展同步的。1996年，第十三届国际档案大会上，加拿大档案学者特里·库克发表的报告中提出了后保管模式的思想，其中主要包括了即新来源观、前端控制原则和知识服务三方面的内容，由此揭开了我国档案学者对知识管理的讨论。徐鸿认为，从传统的档案工作向知识管理发展是知识经济时代的要求，并且在后保管模式的推动下，档案工作需要建立一个知识性的创新管理体系。[4]周毅进一步阐述道，档案机构进行知识服务和知识管理的核心在于要建立一个隐性知识与显性知识互动的机制，更好地发挥档案作为知识库的作用。[5]

这一阶段的各项研究都强调知识是作为一个生产要素参与到社会的生产过程，因此档案在知识管理中的作用首先表现在企业档案部门之中，对于这方面的研究也不乏许多可取之处。马海群认为，企业所形成的档案信息及其构成的丰富的档案信息资源将成为企业知识管理的重要信息源，对他们的开发利用是企业知识管理的重要部分。[6]张斌等人的相关研究表明，企业对知识资源的管理在很大程度上就是指企业对档案的管理，同时，企业档案工作改革的方向也就是知识管理。[7]

90年代，随着网络等信息技术的迅速普及和计算机等信息设备的广泛应用，档案管理的方式也逐渐由实体管理向档案信息管理，进而向知识管理转变。为了更好地适应信息技术所带来的信息存储和利用带来的变化，在档案学界也掀起了建立数字档案馆的讨论。在对数字档案馆功能的讨论中，唐艳芳等人认为，数字档案馆不仅仅是为现有数字档案信息的存取而设置，它更应该是全社会获取档案内知识信息的平台。[8]

由此我们不难发现，这一时期知识管理在档案学研究的过程中，受到档案学本身后保管模式的思想及数字档案馆概念的提出等内部因素和信息技术的发展等外部因素的影响。在档案学领域中，知识管理的相关研究开始出现并逐步发展，顺应了知识经济和信息化时代数字档案馆建设的需要。

2.渐进发展时期（2005年至2010年）

经过前期初步的理论研究，档案学界对知识管理已经有了一定的认识。在这一时期，学者们在对档案管理和工作中进行知识管理的研究也愈加深入，对于在档案管理和档案工作中如何发挥知识管理理论的作用有了更深的认识。丁华东认为要从知识属性和知识价值的角度更好的认识和发挥档案的价值;运用知识管理理论不断丰富现有的档案学理论框架;以知识创新和知识服务为基础达到理论目标。[9]曹瑞玲在肯定了知识管理在企业档案管理过程中作用的基础上认为，知识管理和档案管理应该相互补充和互为保障，并且能够及时转化并形成企业信息优势，在此基础上不断强化档案信息的开放和信息资源的共享。[10]于元元认为在运用知识管理的理论知识开展档案工作时，档案工作者应该改变原先保守的观念，不断借鉴知识管理的理念，注重挖掘隐性知识，促进知识的共享，并将档案部门建设成一个学习型组织，更好地发挥出档案专业自己的优势。[11]

这一时期，大数据概念提出并不断发展，相关信息技术发展也愈加成熟，数字档案馆的研究热度不断攀升，相关理论也不断丰富。数字档案馆作为档案信息资源的汇集地，其对于知识管理，特别是档案知识管理的作用也愈加明显。因此，越来越多的学者提出要借助数字档案馆的建设构建行之有效的档案知识管理方式。潘连根认为数字档案馆中的知识管理就是对其拥有的档案信息和各类知识要素进行组织、开发和运行，实现知识的创新、扩散和增值的过程。[12]丁恩多认为数字档案馆的建设应当借鉴知识管理已有成果和企业知识管理的相关经验，不断提高自己的服务水平，这些也是数字档案馆在知识经济时代的必然选择。[13]李泽锋认为将以信息管理为目的数字档案馆建设上升为以知识管理为目的的数字档案馆建设，应当加强对档案信息资源中知识的识别、挖掘和重组，进而更好地实现知识贡献和创新。[14]蔡娜和姚乐野认为知识管理型数字档案馆的建设应该对知识本身、知识管理基本过程以及和知识有关的相关要素进行有效的管理。[15]杨力和姚乐野认为基于知识管理的数字档案馆不仅仅要向用户提供原始的档案信息和档案目录，还要对信息进行有效的加工，并向用户提供更多个性化的知识服务。[16]

这一时期，研究者们不断探索档案与知识管理新的结合方式，使得档案学的基础理论随着知识管理相关理论和理念的融入而不断丰富，并且数字档案馆相关理论也在知识管理的影响下，不断发展壮大，逐渐从众多研究和理论中脱颖而出，得到更多研究者的关注。

3.深化发展时期（2011年至2014年）

经过前两个时期的发展，在档案管理和档案工作的过程中，知识管理的相关理论和理念也不断在实践中得以应用，使得理论走向实践。在这一时期，通过对知识管理在档案工作和档案管理应用情况的总结，研究人员对档案知识管理的相关理论进行了修正并不断深入。徐拥军、周艳华和李刚对中国移动通信集团广东有限公司建立的基于知识服务的档案管理模式进行分析，认为广东移动以编码化、人性化的知识管理模式构建企业内的档案管理模式，是一种值得借鉴的方案，并且这样的模式将更有利于对档案信息资源的知识的挖掘、服务和知识的创造。[17]毛丽萍认为从知识管理的过程和特点出发，档案应当注重隐性知识的挖掘，推动知识的共享并构建学习型的档案部门。[18]

知识管理对数字档案馆相关研究的影响，也由原先理论对实践的影响向实践对理论的影响转变，并且理论研究的深度也在不断提高，主要体现在由具体策略研究向顶层设计研究的转变。郑晨阳和曹蓉蓉认为数字档案馆以扩大知识服务功能、发挥知识服务优势并不断发展知识服务模式作为知识服务的建设方向，以此对数字档案馆建设进行顶层设计。[19]郭亚军认为在知识管理的过程中，数字档案馆应该坚持知识共享和以人为本的理念和思路，积极发挥知识管理的作用，并不断借鉴图书馆知识管理的成果，创新档案知识服务。[20]

档案界对于知识管理的讨论已经持续多年，对于档案知识管理的研究在这一时期也形成了许多总结性成果，并且对已有的研究成果进行了反思。这些研究成果在总结研究现状基础上，指出现今的研究空白，对未来的研究具有很强的指导意义。任越、曹玉和乔尔认为档案知识管理必然引起人们对档案价值的重新思考，并且在档案知识管理的过程中，档案的价值和其的使用价值有着同等重要的作用。[21]胡康林运用文献计量的方法对国内2000年至2012年檔案知识管理研究进行分析，认为国内档案知识管理的研究还处于起步阶段，所研究的主题还在不断深入，并要加强对档案知识管理微观管理理论和应用理论研究。[22]

这一时期，档案学界对于知识管理的研究已经有了十分深入的融合，并最终形成了“档案知识管理”这个专门的研究主题。对于这部分研究的总结与反思，对后来的研究者在进行档案知识管理研究时提供了方向。

4.新发展时期（2015年至今）

档案知识管理经过多年的发展已经走到了一个新的高度，这里的“新”主要体现在随着知识管理在档案工作中，尤其是企业档案工作中取得了丰硕的成果，在实践在走向理论的同时，档案知识管理及其相关理论的研究者也提出了自己独特且深入的见解。贾玲等人将档案知识管理的过程划分为档案知识的获取、组织、创造与共享，并且认为档案知识管理具有其自己特有的特殊性，不应该照搬现有的知识管理理论。[23]周建军认为虽然档案知识管理实践对于隐性知识的处理缺乏经验和技术，但是档案是显性知识的典型代表，档案知识管理中对于显性知识的处理已经十分成熟，并具体分析了档案显性知识服务的必要性、可行性和优越性、艰巨性。[24]原宜青等人回溯了档案档案知识管理理论范式的形成过程，并认为强化以人为本、推进资源共享和打造知识管理是未来档案知识管理理论范式的发展方向。[25]

档案知识管理原先仅仅局限于企业档案的相关研究之中，多数研究以企业内的知识管理为背景提出相关理论，但这一时期档案知识管理也逐渐走向其他新的领域，这也体现出档案知识管理已经与档案学理论有个高度的融合。曹惠娟和丁照蕾基于航空科技档案开发利用的实际需要，在分析了航空科技档案在开发过程中遇到的实际困难与挑战，结合知识服务和档案管理的理论和实践，提出了航空科技档案资源开发利用的具体策略。[26]唐星敏在论述了社会化网络环境下高校后勤档案实施知识管理必要性的基础上，指出了现今高校后勤档案在管理过程中存在的问题，并结合知识管理的相关理论提出了高校后勤档案知识管理的实施策略。[27]

2015年1月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强中国特色新型智库建设的意见》，这标志着中国特色的新型智库建设提上了日程，这一年也被称为中国智库元年。在智库，尤其是中国特色新型智库这个新概念的影响下，人们也开始思考档案知识管理对于中国特色新型智库建设的意义和作用，也有学者提出通过建立档案知识库以更好地服务政府决策。张斌等人提出建立档案知识库的设想，并认为档案知识库是一个档案知识系统，它可以对原始的档案信息进行有效处理，提取出其中具有知识价值的内容并对知识的表示和组织方法进行规范。[28]魏扣等人认为在进行档案知识库的内容需求分析时应当充分了解政府在进行决策时所呈现出的特点，进而不断确定知识库中档案知识的类型和特点。[29]

在这一时期，也就是现在我们正在经历的阶段，档案知识管理的相关研究和理论在新的理论背景下，不断拓展档案知识管理的实践领域，并且顺应符合现今时代发展的要求，增强理论的应用性和适用性。

二、档案知识管理的研究特点

1.以企业档案为研究背景

知识管理及其相关理论是由于企业发展过程的实际需要而产生的，因而知识管理与档案的结合点也最早出现在企业档案领域。在研究初期这样的结合无疑会给企业档案的研究以及档案学基础理论的研究带来新的可能，但经过多年的发展，档案知识管理的讨论仍然多数集中在企业档案的相关研究中，这显然将不利于知识管理与档案学理论的进一步融合。

2.与知识管理理论深度融合

知识管理的理念和理论给档案学带来的影响无疑是巨大的，它不仅仅使得研究者关注到档案的知识属性和知识价值，让人们对档案学的一些基础理论和基础概念有了新的认识，还融入到了现有的档案学理论之中，让档案学理论在知识经济时代得到了丰富和发展。档案学与知识管理的融合增强了档案学相关理论在现今时代的适应性，一定程度上推动了理论的不断发展。

3.顺应了时代的发展和潮流

知识管理概念、观念和理论的引入，实际上是档案学面对社会环境改变的主动选择，也是时代发展对档案学理论的要求。在这一过程中，档案学的理论研究者和实践工作者都积极投身到相关的研究工作中，不断重复着从理论到实践，再从实践到理论的过程。并且在实践和理论的反复中，不断修正已有理论，增加新的观点并深化已有研究，使得档案知识管理理论得到了长足发展。

三、档案知识管理的研究展望

1.为中国特色智库研究提供理论支持

中国特色智库建设无疑是现在图书馆学、情报学和档案学三个学科所共同关注的内容，但是从现有的研究上看，对于智库的研究主要集中在图书馆学和情报学两个学科的研究中。对于档案学来说，参与到中国特色智库建设的重点不仅仅是向其高效地提供所需的档案信息，还应该向其提供高度概括和挖掘的档案知识信息。因此，档案知识管理的相关理论和实践经验将对档案部门参与到智库建设，尤其是中国特色智库建设有着指导意义。因此，随着现今智库研究的不断深入和档案参与到智库建设程度的加深，档案知识管理的研究也必然会有所拓展。

2.为档案的利用与服务提供理论指导

作为信息资源的拥有者，档案馆历来在社会上扮演的都是信息提供方的角色。随着大数据时代的到来和信息技术的不断更新发展，数据驱动逐步成为主流。而作为信息利用方的广大档案信息用户也对档案部门所提供的档案信息的质量和数量都有新的需求，即高效地获取更有价值的信息。档案知识管理的相关理论将为档案管理部门在档案信息的知识化道路提供必要的理论指导，这一过程也必将刺激档案相关应用理论的发展。

3.为其他领域档案管理提供实践经验

已有档案知识管理的研究主要集中在企业档案管理领域，对于其他类档案的涉猎比较少，并且档案知识管理的相关理论更准确的说实际上是企业档案管理的相关理论。因此在后续的研究中，研究者应当不断思考现有研究结果在其他类不同的档案中的适用性，这样才能不断丰富档案知识管理的现有理论。并且档案知识管理的理论应当在不断拓宽研究范围的同时，在不断总结实践经验的基础上提高相关理论的理论性，使得理论真正成为理论，而不是对档案知识管理经验的汇总和总结。

参考文献：

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